Al haberse suscitado algunas dudas en la interpretación y aplicación de la Circular del Consejo General del Notariado 1/2005, de 1 de abril, sobre "Obligaciones de los Notarios relativas a la prevención del blanqueo de capitales" y con el fin de uniformar la práctica notarial dentro del ámbito del Colegio Notarial de Madrid ante la inminencia de la entrada en vigor de la nueva normativa reglamentaria, la Junta Directiva de este Colegio  ha acordado hacer a sus Colegiados las siguientes recomendaciones:

1.- Sin perjuicio de la generosidad y el celo máximo con que los notarios debemos cooperar en la prevención del blanqueo de capitales según se hace patente en la referida Circular, no obstante, a diferencia del "régimen general" aplicable a los "sujetos obligados" en la lucha antiblanqueo, contenido en la Sección 1ª del Capítulo II del vigente Reglamento, las obligaciones impuestas a los notarios constituyen un "régimen especial", el de la Sección 2ª, integrada por un único precepto, el artículo 16.
Conforme a dicha norma reglamentaria, el notario debe conservar copia de los documentos identificativos de los clientes, es decir, de las personas físicas que ante él comparecen y a las que identifica por medio de tales documentos, obligación respecto de la que debe advertirse:
a) Que no parece admisible ninguna excepción al respecto, con independencia del tipo o la cuantía del documento. Debe guardarse copia en cualquier caso.
b) Entre las diversas opciones existentes en cuanto al modo de cumplir la nueva exigencia reglamentaria, y sin perjuicio de las medidas que, a tal efecto, pueda adoptar cada notario conforme a su personal criterio, dentro del ámbito de su propia responsabilidad e independencia, la solución que, a juicio de esta Junta Directiva, sería más adecuada por su sencillez y seguridad, sin repercusión de costes arancelarios adicionales y con pleno respeto de los deberes de confidencialidad, sería el escaneo de los documentos identificativos  presentados (D.N.I., pasaporte, autorización de residencia, etc.). Con ello, se generaría una base informática de datos, susceptible de consulta o acceso inmediato ante cualquier requerimiento, sin ocupar espacio físico, tan sólo un mínimo espacio virtual en el disco duro del servidor, donde no sería necesario repetir la introducción de datos de clientes cuyo documento identificativo, por virtud de alguna comparecencia anterior, formara ya parte del archivo. Dicho escaneo tendría además la ventaja de incrementar la seguridad del sistema de identificación, al detectar las "marcas de agua" impresas en los documentos identificativos. En el caso de firmas fuera del despacho el notario podría obtener  fotocopia que escanearía posteriormente.
Mientras no se implante en cada despacho el correspondiente programa informático vinculado al escaneo de los documentos identificativos, se deberá organizar algún sistema de archivo de las fotocopias obtenidas en soporte papel. 
Su incorporación a la matriz del protocolo, aunque no se trasladara luego a las copias que se expidan,  no parece, de momento, ser tan aconsejable, por razones de confidencialidad  y ahorro de coste documental, aparte de la necesidad de explicitar, en su caso, el carácter parcial de la copia expedida sin reproducir la fotocopia incorporada. 

2.- El formulario aprobado por nuestro Centro Directivo, mediante resolución de 30 de noviembre de 2004, como modelo para cumplimentar las comunicaciones al Servicio Ejecutivo, al ser de fecha anterior al nuevo texto reglamentario en vigor (y en tanto no se dicte desde la Dirección General alguna otra Instrucción al respecto), debe completarse de momento consignando en ellas las menciones adicionales que la reciente reforma reglamentaria establece (en particular, en el art. 7.4, al que se remite el artículo 16).
En este sentido, ante la nueva obligación -impuesta también específicamente a los notarios- de comunicar la "actividad conocida" del sujeto interviniente en la operación "y la correspondencia entre la actividad y las operaciones realizadas", así como "las gestiones realizadas por los sujetos obligados comunicantes para investigar las operaciones realizadas" (art. 16, en relación con el art. 7. 4, b y c), parece desde ahora conveniente, de modo generalizado en nuestra práctica documental (en consonancia con la de otros notariados europeos), acceder telemáticamente a la Web del Registro Mercantil, a fin de obtener (dentro de lo que se denomina la "Información General de las Sociedades"), cuando no resulte de la documentación exhibida, los datos relativos al objeto social, la cifra de capital, incluso el régimen de administración como estructura de control de la sociedad, con constancia, acaso documental, de ello o de la imposibilidad de haber obtenido la información pertinente, cuando pueda ser relevante, aparte de su valoración, llegado el caso, como elemento condicionante de la actuación del notario en el cumplimiento de sus deberes de cooperación en la prevención del blanqueo de capitales.

3.- La comunicación semestral negativa a que se refiere el punto 4.3 de la Circular citada  cuando no haya habido en la notaria operaciones susceptibles de comunicación parece responder a una interpretación por exceso.
Las comunicaciones negativas las impone el art. 7,2 pero el art.16, ambos del nuevo texto reglamentario, especifica que los sujetos mencionados en el art. 2,2, --entre los que se hallan los notarios--, no están sujetos a las obligaciones del art. 7,2 mientras no lo imponga así una Orden del Mº de Hacienda, lo que aun no ha ocurrido.
Entendemos por ello que por ahora y mientras tal Orden  no se dicte que las comunicaciones semestrales negativas no deben hacerse, y así lo recomendamos para la unificación de la practica en este Colegio.

Madrid 21 de Abril de 2005