DIGITALIZACIÓN DE ACTUACIONES NOTARIALES Y REGISTRALES

Transcurrido un año desde su publicación, el pasado 8 de mayo entró en vigor la Ley 11/2023 en su parte relativa a la digitalización de actuaciones registrales (1). El 1 de enero de 2024 ya había entrado en vigor la parte correspondiente a las actuaciones notariales por lo que se ha completado la modificación normativa de nuestro sistema de seguridad jurídica preventiva. Es pertinente, por tanto, hacer una referencia necesariamente incompleta de las novedades registrales que introduce la Ley 11/2023.

Lo primero que hay que destacar es que estas novedades van más allá del proceso de digitalización, el cual por otra parte no se instaura de forma completa, siendo la Ley el punto de partida de la digitalización registral que, tal y como está concebida, se prolongará muchos años y, probablemente, nunca afectará a la totalidad de las fincas inmatriculadas.
En efecto, el nuevo artículo 238 de la Ley Hipotecaria comienza diciendo que el Registro de la Propiedad se llevará bajo la técnica del folio real en formato y soporte electrónico, mediante un sistema informático registral, pero esta digitalización se instaurará de forma progresiva ya que, con arreglo al apartado segundo del mismo precepto, el folio real en soporte electrónico de cada finca se creará con ocasión de su inmatriculación o primera inscripción, o bien con ocasión de la realización de cualquier operación registral sobre aquella, con excepción de asientos accesorios. Es cierto que cuando se produce la creación del folio en soporte electrónico, la digitalización es total y los asientos que se practiquen en el futuro solo tendrán formato electrónico, a diferencia de la solución que se ha implantado en el ámbito notarial en el cual las escrituras tienen un doble soporte. Ahora bien, el historial de las fincas subsiste en papel ya que los documentos y libros físicos anteriores a la implantación del folio real en formato electrónico forman parte del archivo del Registro y seguirán produciendo plenos efectos jurídicos.

“La digitalización de los Registros se instaurará de forma progresiva ya que, con arreglo al artículo 238 de la Ley Hipotecaria, el folio real en soporte electrónico de cada finca se creará con ocasión de su inmatriculación o de la realización de cualquier operación registral sobre aquella”

Siguiendo con las novedades y dejando al margen cuestiones puramente técnicas, para las cuales carezco de conocimiento, la digitalización lleva consigo una cierta centralización de los servicios registrales. En materia de conservación existe una responsabilidad compartida porque, aunque los datos y asientos en soporte electrónico deben radicar en cada Registro bajo la custodia del registrador, se replican en, al menos, dos centros de proceso de datos seguros, distantes geográficamente entre sí, establecidos bajo la responsabilidad del Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles de España, a donde llegarán encriptados en origen por el registrador titular que será el único que podrá autorizar su desencriptado y uso.
Pero la mayor manifestación de esa centralización es la creación de una sede electrónica general y única a nivel nacional cuya titularidad, desarrollo, gestión y administración corresponderá al Colegio de Registradores de la Propiedad Mercantiles y de Bienes Muebles de España. Sólo a través de esa sede electrónica se puede solicitar de forma telemática la información registral y presentar telemáticamente documentos en el Registro.
En esta línea de atenuación del principio de competencia territorial es curiosa la novedad que representa el nuevo artículo 247 según el cual en caso de que la presentación se efectúe en Registro distinto del competente, el registrador, a instancia del interesado, en el más breve plazo posible y en todo caso dentro del mismo día, remitirá electrónicamente al Registro competente los datos precisos para extender el asiento de presentación que proceda. Este asiento de presentación tiene una duración de diez días y no excluye que finalmente tenga que presentarse la documentación en el Registro competente, pero supone un primer ejemplo de superación de la competencia territorial que, en un Registro digitalizado pierde gran parte de su sentido, sobre todo cuando toda la información se encuentra en un nodo central.
Inquietante es la creación de una base de datos auxiliar para la gestión registral que regula el artículo 242 de la Ley, cuyo contenido debe corresponderse con el del asiento y no se puede modificar una vez practicado aquel, pero de la cual se desconoce su finalidad y efectos. La duda fundamental que se plantea es si estará sólo a disposición del registrador titular o a ella podrán acceder el resto de registradores, puesto que también es objeto de remisión a los centros de procesos de datos.

“Una vez se produce la creación del folio en soporte electrónico, la digitalización es total y los asientos que se practiquen en el futuro solo tendrán este formato, a diferencia de la solución adoptada en el ámbito notarial en el cual las escrituras tienen un doble soporte”

Como ha expuesto brillantemente Jose Ángel Martínez Sanchiz en el último número de esta revista, el aspecto más negativo de la Ley 11/2023 es la regulación relativa a la publicidad registral y su implantación en la práctica (2).
Justo cuando sería técnicamente sencillo el acceso telemático al asiento registral que, una vez digitalizado el libro, está extendido en soporte electrónico, se da nueva redacción al párrafo segundo del número 2 del artículo 222 LH para regular en el mismo la publicidad formal por medios telemáticos que reconduce a las categorías clásicas de certificación y nota, siempre mediante el tratamiento profesional de la información por parte del registrador. Con ello parece sancionarse, que la publicidad por medios telemáticos no constituye una nueva forma autónoma de acceso al contenido de los Libros registrales, como enuncia el apartado 10 del artículo 222 LH (por cierto, inalterado) sino una adecuación de los medios tradicionales a una nueva realidad tecnológica que sólo conlleva la solicitud y emisión de la información por medios telemáticos.
En cuanto al acceso de funcionarios, notarios y autoridades, se mantiene nominalmente el acceso privilegiado para notarios y funcionarios públicos, cuyo interés legítimo se presume, del apartado 10 y el acceso directo al Libro de Entrada (ahora en el artículo 251.2 in fine) pero, el sistema instaurado en la práctica ignora este precepto. Por último, el apartado 9 del artículo 222 suprime el suministro de información registral por fax e impone proporcionar a todos (funcionarios o particulares) información por comunicación electrónica de todos los Libros registrales (incluido el Libro de Entrada y Libro Diario) eso sí, con el valor de nota informativa.

“La normativa no establece un plazo exacto desde la presentación del título para la práctica del asiento de presentación en el Libro Diario”

La realidad actual es que se suprimida la solicitud y emisión de información continuada por fax a notarios, se ha instaurado una nueva figura, que no aparece regulada en la ley: la nota on line cuyo contenido se actualiza a lo largo de diez días completada con un sistema de alertas que se remiten por correo electrónico. Esta forma de publicidad, extendida también los particulares, ofrece otra novedad porque da publicidad del contenido del libro de entrada en cuanto a los documentos presentados que puedan afectar a la finca. Pero la exactitud de esa información no parece ser responsabilidad de quien la suministra ya que el artículo 251 de la Ley se la imputa al presentante que debe identificar la finca a la que afecte el título al hacer la presentación "no siendo responsable el registrador de los perjuicios que se puedan causar por una defectuosa identificación de la finca". Para mayor confusión no hay un plazo exacto dentro del cual el registrador deba comprobar la corrección de los datos suministrados por el presentante porque el mismo artículo 251 se limita a decir que si se ha presentado el título en hora hábil el asiento del libro diario debe practicarse “en el menor plazo posible dentro del mismo día” sin fijar un plazo determinado. Si el título se presentara fuera de las horas de oficina, se deberá extender el asiento de presentación en el día hábil siguiente, con arreglo al artículo 252 que tampoco fija una hora concreta para la práctica del asiento por lo que, en teoría, podría practicarse en cualquier momento del día hábil siguiente. Para introducir más confusión, incluso la exigencia de actualizar el libro diario dentro del mismo día hábil parece tener excepciones porque a continuación el artículo 252 dispone admite que, “si no fuera posible extender el asiento de presentación, se estará a lo dispuesto reglamentariamente”.
Sin embargo, el artículo 251.2 de la Ley proclama que los registradores tienen una “obligación de actualización inmediata del contenido del Libro Diario”, con lo cual el plazo indeterminado parece que debe interpretarse en términos estrictos.
Con independencia del alcance real de esta obligación, lo cierto es que en el formato de nota on line que se está utilizando se advierte que la información del Libro de Entrada puede no ser exacta (3), como también del valor puramente informativo del contenido de la nota (4), lo cual no será muy tranquilizador para los otorgantes de los negocios jurídicos que recurren a la información registral para aminorar sus riesgos.

“La novedad más sorprendente es la expedición de una certificación electrónica tras la práctica de los nuevos asientos, pues al interesado a quien no se le ha suministrado antes una información con garantía de su veracidad se le impone un sobrecoste cuando ya no lo necesita”

La consecuencia de todo el sistema es que, a título de ejemplo, presentado a las 9 horas un mandamiento de embargo telemáticamente en el Registro si el presentante ha indicado mal el número de finca, ese error puede ser que no sea objeto de revisión hasta las 13 horas momento en el cual se traslada al libro diario anteponiéndose a una compraventa en escritura autorizada a las 12 horas con una nota on line que supuestamente daba una publicidad cierta del contenido del libro de entrada. En este caso ¿sólo podrá el comprador pedir responsabilidades al presentante?
Más allá de la digitalización, la Ley 11/2023 introduce otras novedades. Tal vez la más paradójica, si se atiende al sistema de publicidad instaurada para el momento anterior a la formalización del negocio jurídico, sea la expedición de una certificación electrónica en extracto y con información estructurada de la nueva situación registral vigente de cada finca resultante tras la práctica de los nuevos asientos. Al interesado a quien no se le ha suministrado antes una información con garantía de su veracidad se le impone un sobrecoste cuando ya no lo necesita. La certificación se inserta dentro de la pretensión que inspira el número artículo 19 bis de informar sobre lo que le ha ocurrido durante el proceso registral, como si el derecho real que nace del negocio sufriese una transmutación por razón de la inscripción que exija informar de esa nueva realidad. Por eso ya no sólo se da información cumplida de la calificación negativa sino que en caso de calificación positiva se expedirá certificación electrónica expresiva de ello, identificando los datos del asiento de presentación y título que lo haya motivado, las incidencias más relevantes del procedimiento registral iniciado con dicho asiento de presentación, y reseña de los concretos asientos practicados en los libros de inscripciones, insertando para cada finca el texto literal del acta de inscripción practicada.

“Con arreglo al nuevo artículo 17.5 del Código de Comercio, el Registro Mercantil facilitará de manera gratuita información sobre los datos fundamentales de la sociedad por lo que se ha instaurado un acceso directo a esos datos en la sede electrónica registral”

Existen otras novedades, como la exigencia, se trate de presentación física o telemática, de cumplimentar una solicitud que, acompañada del título inicia el procedimiento registral, o la posibilidad de comparecer por medio de videoconferencia ante el registrador y, de acuerdo con la Disposición Adicional Primera estas normas se aplicarán igualmente a los Registros Mercantiles y a los Registros de Bienes Muebles, aunque en la actualidad todavía el sistema no se ha instaurado en estos últimos.
Para terminar el repaso normativo hay que hacer referencia a una novedad claramente positiva: la modificación del artículo 17.5 del Código de Comercio. Con arreglo al mismo, el Registro Mercantil facilitará de manera gratuita información sobre los datos fundamentales de la sociedad (5), bien de manera directa o bien redirigiendo al interesado a la plataforma central europea. En la práctica, además de poder consultar esta última, se ha instaurado un acceso directo en la sede electrónica registral (6) que permite acceder de forma instantánea a estos datos sin advertencias sobre el carácter meramente informativo o no de la información como un auténtico acceso telemático al contenido registral. Es cierto que, frente a lo dispuesto en el apartado e) del artículo 17.5, la información actualmente no permite conocer si las personas autorizadas a representar a la sociedad pueden hacerlo por sí solas o deben actuar conjuntamente, pero estamos seguros que esta deficiencia se resolverá pronto.

(1) La Disposición Final decimoctava de la Ley dispone que los artículos 35, 36 y 38 (que son los que modifican la legislación hipotecaria) entrarán en vigor al año de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”.
(2) “El deber de comprobación del notario y la información registral”, EL NOTARIO DEL SIGLO XXI, número 115, junio 2024.
(3) ADVERTENCIA: en caso de consulta de la presente información fuera del horario de oficina, los datos de recepción de los documentos recibidos fuera de esas horas, incluida la determinación de la finca a que los mismos documentos se hallan referidos, se consignan por simple reproducción o traslado directo de los proporcionados por el presentante en su solicitud, sin la previa comprobación sobre su exactitud, realizada por el Registrador. Cuando las entradas, aun en horario de oficina, no hubieran podido ser comprobadas por el Registrador, no estarán dotadas de número de entrada. Esta información no excluye la posible existencia de solicitudes de entrada referidas a la misma finca que, por no incluirse el dato relativo a la misma por parte del presentante, o por otra causa, no hubieran podido ser asociadas automáticamente a la finca.
(4) Las notas on line suelen incluir la siguiente mención (u otra fórmula similar): la presente nota tiene valor puramente informativo y no da fe de su contenido de conformidad con lo dispuesto en el artículo 222 LH.
(5) En concreto debe suministrar información sobre: a) La denominación y forma jurídica de la sociedad, su domicilio social, el Estado miembro en el que estuviera registrada, su número de registro y su Identificador Único Europeo (EUID). b) Detalles del sitio web de la sociedad, cuando consten en el Registro. c) Estado de la sociedad, como si ha sido cerrada, suprimida del Registro, disuelta, liquidada o está económicamente activa o inactiva. d) Objeto de la sociedad. e) Datos de las personas que, como órgano o como miembros de tal órgano, estén actualmente autorizadas por la sociedad para representarla en las relaciones con terceros y en los procedimientos jurídicos, y si las personas autorizadas a representar a la sociedad pueden hacerlo por sí solas o deben actuar conjuntamente. f) Información sobre cualquier sucursal de la sociedad en otro Estado miembro, que incluya la denominación, el número de registro EUID y el Estado miembro en que esté registrada la sucursal.
(6) https://opendata.registradores.org/directorio

Palabras clave: Digitalización, Publicidad registral, Medios telemáticos.
Keywords: Digitalisation, Public registry, Telematic media.