Conferencia dictada por Francisco Javier Manrique Plaza, notario de Jerez de la Frontera

El 22 de marzo, en el salón de actos del Colegio Notarial de Madrid y con nutrida asistencia de notarios, abogados y otros juristas, dictó conferencia el notario Javier Manrique Plaza sobre la situación actual de los conflictos que pudieran plantearse entre la protección del los datos personales y la publicidad registral, muy especialmente en relación con el acceso telemático al Registro de la Propiedad.
   
Madrid, Redacción.-
La primera parte de la exposición consistió en una pequeña incursión por los conceptos básicos de la normativa de protección de datos personales y los criterios de la jurisprudencia sobre la materia muy singularmente de la del Tribunal Constitucional. Entre los conceptos manejados se hizo especial hincapié en el de usuario, no contemplado en la Ley pero sí en el Reglamento de Medidas de Seguridad que lo define como “sujeto o proceso autorizado para acceder a datos o recursos,” concepto dentro del que se pueden subsumir los funcionarios públicos que acceden al Registro sin intermediación del responsable, como el notario que accede a los libros sin intermediación del registrador.
El conferenciante llegó a la conclusión de que efectivamente al Registro de la Propiedad al contener datos personales le es de aplicación la normativa de protección de datos. La cuestión es delimitar hasta qué punto y a qué sujetos y datos es aplicable la misma.
Se puede decir que efectivamente el Registro de la Propiedad contiene datos personales sobre todo en el amplio concepto que de los mismos incluyendo los patrimoniales tiene el Tribunal Constitucional; y así lo confirmaba el Director de la Agencia Española de Protección de Datos José Luis Piñar Mañas en una reciente entrevista en la revista “Registradores”. Aparentemente esto no sería ningún problema  si los datos que constan en el Registro correspondieran efectivamente con el contenido registrable pues como, en nuestro sistema, la inscripción es voluntaria se entendería sin ningún esfuerzo que el interesado al consentir en la misma ha dado el consentimiento necesario para el tratamiento de sus datos a través de la publicidad. El problema es que en el Registro constan una gran cantidad de datos que no son publicables porque en realidad no son registrables y entre ellos se citan las causas de incapacidad las causas de los embargos especialmente por procedimientos penales o infracciones administrativas. Todas estas circunstancias no debían de constar en las inscripciones, pero la realidad es que ahí están. Otro dato que podría considerarse sensible son las cargas o asientos relativos a inscripciones caducadas canceladas o no vigentes.
La inscripción y la publicidad registral no cabe duda que son tratamientos o cesiones de datos pero en nuestro sistema de voluntariedad de la inscripción habría consentimiento expreso del interesado para que sean publicados los datos registrables, amparados expresamente en una ley como es la Ley Hipotecaria.
Lo que el Registro publica (o más bien debe publicar) es aquello que sea necesario para cumplir con los fines institucionales para los que fue creado y en absoluta concordancia con ellos.
Esta idea está de máxima actualidad, pues el Consejo de Ministros del pasado 2 de marzo aprobó el Proyecto de Ley de reforma hipotecaria que propone dentro del capítulo sexto y con el epígrafe “mejora y flexibilización del mercado hipotecario” la modificación de la Ley Hipotecaria en su artículo 12 que quedaría redactado en los siguientes términos: “En la inscripción del derecho real de hipoteca se expresará el importe del principal de la deuda y en su caso, el de los intereses pactados, o el importe máximo de la responsabilidad hipotecaria, identificando las obligaciones garantizadas. En el Registro de la Propiedad sólo podrán inscribirse las cláusulas del contrato de préstamo o crédito o cualquier otra obligación garantizados con la hipoteca previstas expresamente por la ley.” Asimismo se modifica el artículo 130 LH que quedaría redactado en los siguientes términos: “El procedimiento de ejecución directa contra los bienes hipotecados sólo podrá ejercitarse como realización de una hipoteca inscrita, sobre la base de los extremos contenidos en el asiento y en el título respectivos.”
Precisamente los conflictos que pueden darse entre la publicidad registral y la protección de datos personales provienen de la presencia en los asientos registrales de multitud de datos y circunstancias de las personas que no son estrictamente necesarios para la publicidad; luego, si para ella no son necesarios y este es el fin esencial del Registro de la Propiedad nos preguntamos por qué están dentro del mismo. Nótese que la Instrucción de la DGRN de 29 de octubre de 1996 establecía la obligación del registrador del tratamiento profesional de la publicidad formal, -que excluye la manifestación de los datos carentes de trascendencia jurídica,- luego, si estos datos no tienen trascendencia jurídica y no deben publicarse ¿Qué hacen en el Registro?

"El notario, desde el punto de vista de la protección de datos, sería sujeto autorizado para acceder a los datos y sólo habría cesión y por lo tanto tratamiento de los mismos en cuanto los utilizara directamente para el ejercicio de su función, pero ésta cesión sería adecuada y pertinente"

Efectivamente siendo nuestro sistema hipotecario de inscripción no es muy difícil concluir que en el Registro debía de inscribirse exclusivamente el contenido del derecho real o situación jurídica que pueda afectar directamente a los terceros o sea que lo registrable debe coincidir con lo publicable. Esta idea interesante de lege ferenda necesitaría una consecuente reforma de la legislación hipotecaria; pensemos en el artículo 51 del Reglamento Hipotecario que obliga a hacer constar en el registro una cantidad desmesurada de datos que no debían de ser registrables, en el injustificable Libro de Incapacitados, en la constancia de las causas de las anotaciones de embargo, especialmente en los procedimientos penales...
Habría que preguntarse si en el Registro se debe presentar una copia completa del título o un extracto del mismo en la parte que sea necesaria para proceder a la inscripción de lo registrable. Cabrían tres posibilidades:
1.- Presentar a inscripción la totalidad del documento es decir una copia completa autorizada de la escritura de la que sólo se inscribiría el contenido registrable al estilo de lo que establecen los artículos 12 y 130 del proyecto de reforma de la Ley Hipotecaria.
2.- Presentar en el Registro una copia parcial de la escritura en la que sólo constaría el contenido registrable.
3.- Enviar al Registro una ficha estructurada con una serie de campos que serían única y exclusivamente los necesarios y que contuvieran los datos registrales extractados del título y bajo la fe notario. Esta es la tesis que mantiene Juan Álvarez-Sala y que sería la ideal de lege ferenda pero naturalmente con la correspondiente reforma normativa que la sustentase; y digo que sería la ideal por la rapidez y claridad que podría producir sobre todo con la actual regulación del Libro de Entrada que permite al Notario introducirse directamente en el mismo y provocar su modificación mediante la presentación telemática on line.
Veamos el estado de Ley Hipotecaria tras las reformas sufridas por las leyes 24/2001 y 2005 especialmente en los artículos 222 y en el nuevo 222 bis y concordantes en relación con la publicidad registral por vía telemática.
Si se consulta el Registro mediante la manifestación por medios telemáticos a los libros, ello implica el acceso telemático al contenido de los libros del Registro. A tal efecto si quien consulta es una autoridad, empleado o funcionario público que actúe por razón de su oficio o cargo cuyo interés se presume en atención a su condición el acceso se realizará sin necesidad de intermediación del registrador. Dicha autoridad, empleado o funcionario público deberá identificarse con su firma electrónica reconocida o por cualquier otro medio tecnológico en el futuro la sustituya. Cuando el consultante sea un empleado o funcionario público, responderá que la consulta se efectúa bajo su responsabilidad y en cumplimiento estricto de las funciones que respectivamente les atribuye la legislación vigente. En todo caso la autoridad empleado o funcionario público no podrá acceder telemáticamente sin intermediación del registrador al índice de personas.
Es descorazonador que por los propios registradores de la Propiedad se considere que el acceso al Registro sin intermediación del registrador es, en realidad, con intermediación del registrador en base a los manidos argumentos del tratamiento profesional de la información y de la depuración de los datos personales no publicables. Recuerda esta polémica a la del artículo 98 en materia de poderes por eso con razón alguno se ha planteado si no será necesaria una tercera Ley 24.
El argumento del tratamiento profesional de los datos no publicables no puede sostenerse, pues cuando un funcionario público, por ejemplo un notario, accede al Registro lo hace en su propia condición de funcionario público para el ejercicio de su función pública siempre a instancia de parte y por supuesto bajo la responsabilidad de su propia actuación. Por lo tanto no puede ser obstáculo que en el Registro haya datos sensibles o datos no publicables pues el notario actuaría en el concepto usuario y por lo tanto este acceso no supondría cesión de datos sino en tanto en cuanto estos datos fueran utilizados para una finalidad distinta de la autorizada. Cualquier otra interpretación sería contraria al propio espíritu de la norma.
Sin embargo el propio Reglamento Notarial tras la Reforma ha venido a sembrar mayor confusión. En efecto el nuevo artículo 175 del Reglamento Notarial obliga al notario, “salvo en los casos de imposibilidad técnica, acceder al registro on line para obtener la información necesaria para averiguar el estado de titularidad y cargas de los inmuebles que vayan a ser objeto de una escritura autorizada por él, este acceso será a los propios libros del registro sin ninguna limitación; el notario utilizará la información que sea necesaria y suficiente para preparar el documento que le haya sido encargado;” este acceso se realizará en el momento más próximo posible al otorgamiento de la escritura ordena y se incorporará un testimonio del acceso telemático a la propia escritura. Esto último es auténtico dislate por dos razones:
- la primera porque constituiría una infracción flagrante de la propia normativa de protección de datos porque si el acceso es directo a los propios Libros del Registro; ¿cómo se va testimoniar en la escritura el total contenido de los libros, sin limitación, si en ellos pueden encontrarse, por un lado, datos sensibles y por otro, dtos no publicables como asientos anotaciones o notas marginales cancelados o caducados y relativos a la capacidad económica del titular? Estos datos no pueden incorporarse la escritura porque están protegidos y si se incorporan supondrían un tratamiento ilegítimo de ellos prohibido por la normativa de protección.
- la segunda porque en los últimos tiempos las normas de derecho notarial -recuérdese el artículo 98 de la Ley Hipotecaria- tienen como objetivo adelgazar el contenido de las escrituras. Con ésta incorporación redundante se conseguiría, en la mayor parte de los casos, un tamaño de las escrituras absolutamente disparatado; pensemos, por ejemplo, en un préstamo hipotecario de un edificio de muchas viviendas en régimen de propiedad horizontal.

"Los datos que el notario puede utilizar entrarían dentro de los publicables y su uso estaría amparado por la Ley Hipotecaria y por el consentimiento del interesado que encarga la escritura. El acceso es con firma electrónica reconocida y permite la identificación"

Asimismo el nuevo Reglamento parece desconfiar del notario pues si éste accede a los Libros del Registro a los efectos de informar debidamente a las partes acerca del acto o negocio jurídico comprobando la titularidad y estado de cargas concreto de la finca objeto de la escritura, está emitiendo un juicio jurídico bajo su propia fe y su propia responsabilidad en el momento más próximo al otorgamiento de la escritura; por lo tanto la incorporación del contenido del registro sería lo mismo que si se incorpora al documento testimonio de los títulos anteriores inscritos o las certificaciones o notas registrales o los poderes.
La única interpretación posible sería entender este testimonio referido al Libro de Entrada que, en definitiva, en el nuevo sistema es el que garantiza la situación actualísima de la finca on line.
Por fin no se puede olvidar que el que el nuevo artículo 175 del Reglamento Notarial señala que “el acceso se realizará sin intermediación del registrador mediante el empleo de la firma reconocida del notario y en los términos previstos en el artículo 222.10 de la Ley Hipotecaria” y este se refiere a la “manifestación de los libros” luego el acceso telemático que prevé el Reglamento Notarial es directamente a los libros, no al contenido de los libros; sería, en definitiva, la manifestación y exhibición de los propios libros por vía telemática.
Se utiliza también como argumento en contra la desgraciada reforma del artículo 238 de la Ley Hipotecaria cuando introducido dos nuevos párrafos en el mismo que inducen a una gran confusión porque ha dejado vigentes otros dos párrafos de la antigua redacción. Del examen del precepto y siguiendo las ideas que esbozó Álvarez-Sala debe interpretarse que existirían:
1.- Los libros digitalizados llevados por medios telemáticos a los que se pueda tener acceso sin intermediación del registrador, que serían el traslado del soporte papel de los libros antiguos, con su sellado de tiempo del momento en que produjo el traslado.
2.- Los nuevos libros que deben ser telemáticos como lo prueba la dicción terminante del artículo 238 LH.
En uno y otro caso sería deseable que se estableciera un sistema de encasillado que permitiera depurar el contenido para que en caso de acceso telemático por los particulares éste se ciñera exclusivamente a los asientos vigentes.
El acceso directo on line por medios telemáticos a los propios libros del Registro que permitirá una mayor agilidad y seguridad para el tráfico pues el notario podrá, de un lado, completar la información de que disponga a través del título inscrito o del Registro (nota simple…) los datos que necesite para redactar la escritura. El notario, desde el punto de vista de la protección de datos, sería un usuario según la definición que antes vimos, esto es, sujeto autorizado para acceder a los datos y sólo habría cesión y por lo tanto tratamiento de los mismos en cuanto los utilizara directamente para el ejercicio de su función, pero ésta cesión sería adecuada y pertinente pues los datos que el notario puede usar o utilizar entrarían dentro de los publicables y por lo tanto su uso cesión y tratamiento estaría amparado por la propia Ley Hipotecaria y por el propio consentimiento del interesado que normalmente será quien encarga la escritura. No olvidemos que el acceso es con firma electrónica reconocida y esto permite la identificación de los accesos y establecer claves para garantía de la seguridad, y que el acceso sería siempre por fincas en todos los libros pues el notario no puede acceder sin intermediación del registrador al libro de personas.
El acceso telemático en estos términos sería adecuado a los tres principios esenciales de la protección de datos que nos recordaba el Director de la A.P.D.:
1.- Principio de finalidad (coincide con el de la publicidad formal).  
2.- Principio de proporcionalidad (será legítimo el tratamiento de datos para la finalidad perseguida).
3.- Principio de seguridad (adopción de las medidas necesarias para garantizar el correcto tratamiento= usuario + firma electrónica + claves de acceso).
En definitiva con esta interpretación hoy mismo, si hubiera voluntad para ello, sería perfectamente posible el acceso telemático on line de los notarios a los Registros sin ningún reparo legal ni de publicidad formal ni de protección de datos.