Madrid, Redacción.-
La remisión periódica del nuevo INDICE UNICO INFORMATIZADO supone muy serias dificultades para las oficinas notariales, hasta el punto de no poder cumplir en ocasiones con los plazos de sus obligaciones legales frente al Colegio, el Consejo General del Notariado, el Catastro, las Comunidades Autónomas y los Ayuntamientos. Esto se debe a la obligatoriedad de la introducción manual de datos, la lentitud y las limitaciones de la aplicación informática proporcionada por el Consejo General, las incoherencias de la validación de los datos en la aplicación y la falta de soporte al usuario.
Identificado así el problema y con la voluntad de ayudar a los notarios al cumplimiento eficaz y en plazo de sus obligaciones, el Colegio Notarial de Madrid se propuso organizar un SERVICIO CENTRALIZADO para la introducción de los datos en la aplicación actual de los índices, basándose en los ficheros electrónicos de las escrituras remitidas por los notarios.

Análisis de las fases del proceso
El proceso se diseñó a partir de una nítida diferenciación entre las fases críticas y no críticas del mismo. Es evidente que tanto la firma de los documentos como la validación y remisión de la información son partes críticas del proceso, propias del notario e indelegables por naturaleza. En cambio, la introducción de datos y el cotejo de los datos introducidos son tareas que corresponden a los empleados. Estas fases no críticas del proceso, y que no requieren la actuación personal del notario, son las que pueden centralizarse en un servicio que permita compartir unos empleados altamente especializados y cualificados para esas tareas concretas.

"En la fase final, el notario verifica los datos de los índices ya incorporados en la aplicación de ANCERT y procede a su firma electrónica"

De esta racionalización de las fases del proceso nació la idea de que el Colegio Notarial de Madrid diseñara y pusiera a disposición de sus colegiados un servicio centralizado, con máximos niveles de calidad y seguridad, para la introducción y cotejo de datos en la aplicación del Índice Único.

Especialización y optimización del trabajo
Era de sentido común que si cada notario necesita, con toda evidencia, un empleado especializado en la introducción de índices, serán precisos en torno a 400 especialistas sólo para los notarios del Colegio de Madrid. En cambio, centralizado el servicio, un número mucho menor de empleados "eso sí, especialmente adiestrados y cualificados" pueden afrontar las partes no críticas de esta tarea para todas las notarías del Colegio de Madrid.
El objetivo no es sólo racionalizar y optimizar la tarea, sino al mismo tiempo, garantizar la calidad de los datos, todo ello mediante metodología, herramientas y personal experto, y con años de experiencia en el trabajo de notarías. De tal manera que puede afirmarse que el Colegio Notarial de Madrid es, a fecha actual, el que más se ha preocupado por asegurar la calidad de los índices. Para ello, el Colegio Notarial de Madrid encargó a NOTARTEL el desarrollo de un proceso que asegurase su calidad en todos los aspectos: una definición metodológica clara, el desarrollo de una herramienta específica para los índices, y por supuesto también la selección y formación de los especialistas que prestan el servicio.

El notario firma y guarda el documento
El proceso es muy complejo en sus entresijos técnicos, pero muy simple y preciso en su configuración operativa. Empieza en el momento siguiente a la firma, cuando el notario guarda el documento electrónico sujeto a la remisión de los índices en la carpeta Documentos a procesar del servidor de su notaría. Y junto con este documento se guarda también el fichero XML con los datos estructurados obtenidos de la aplicación de gestión.

Introducción y cotejo de datos
A partir de ese instante, un empleado del Servicio de Indices importa los datos XML a la aplicación de control (específicamente desarrollada por NOTARTEL para este Servicio y uso) y contrasta los datos importados con el documento, corrigiendo los errores u omisiones que identifica sin realizar las relaciones entre Operaciones, Sujetos y Objetos, ni cualquier otro tipo de información que requiera conocimientos específicos (acto jurídico, tipo intervención sujetos, etc.).

"Con metodología, herramientas y personal experto, el Colegio Notarial de Madrid es, a fecha de hoy, el que más se ha preocupado por asegurar la calidad de los índices"

Un empleado cualificado verifica la coherencia de la información e introduce las relaciones entre sujetos y objetos, y a continuación traslada los datos desde la aplicación de control a la aplicación del Consejo General del Notariado. Como resultado se obtiene la ficha resumen en formato PDF y un fichero XML en formato de ANCERT. Ambos documentos se guardan en la carpeta Documentos Procesados en el servidor de la notaría.

El notario valida con su firma electrónica
Se vuelve así a la parte crítica del proceso, ya en la fase final, cuando el notario verifica los datos de los índices ya incorporados en la aplicación de ANCERT y procede a su firma electrónica, con lo que ha terminado todo el proceso. El gran ahorro de tiempo obtenido va parejo a la seguridad en el tratamiento de los datos, por lo que es posible asegurar, con lo que es posible asegurar que, en breve plazo, los notarios del Colegio de Madrid, en gran medida gracias a este servicio puntero, darán los más altos parámetros de calidad respecto al INDICE ÚNICO INFORMATIZADO.