COLEGIO NOTARIAL DE MADRID

CIRCULAR Nº 33/2007

INFORME SOBRE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL SERVICIO

La Junta Directiva del 18 de julio de 2007 recibió el informe del delegado de informática de la Junta y del director de NOTARTEL, empresa contratada para el desarrollo del Servicio Centralizado de Ayuda en Materia de Elaboración de Índices en el Colegio de Madrid, con el resultado que a continuación se expone.
a).- Evolución del servicio.
El Servicio de ayuda a la elaboración de los Índices Informatizados ofrecido por el Colegio Notarial de Madrid está plenamente operativo y dando ya sus primeros resultados tras varias semanas de implantación y proceso de datos.
El servicio cuenta actualmente con un equipo de 23 personas (14 a jornada completa y 9 a jornada parcial), la mayoría de ellas con muchos años de experiencia en despachos notariales y con elevados conocimientos sobre las características de los índices actuales. La previsión es que el equipo siga creciendo y alcance la treintena antes de octubre de este año.
Este equipo ya consolidado, ha sido capaz de elaborar y enviar al Consejo General del Notariado más de 14.000 documentos, mientras que otros 5.000 están ya en proceso.
Se ha finalizado ya la elaboración de los índices del mes de enero de 2007 y la previsión es poder finalizar durante este mes de julio, los índices correspondientes al mes de enero y febrero de todos los notarios que han remitido los ficheros necesarios al Colegio. De forma paulatina y conforme se vayan completando los primeros períodos de cada notaría, nos iremos poniendo en contacto con ellas para que completen el circuito, cerrando el proceso en la aplicación corporativa del Consejo General del Notariado.
En la actualidad el servicio tiene capacidad para procesar con la máxima calidad, los índices correspondientes a aproximadamente 3.000 documentos a la semana, capacidad que irá incrementándose en la medida en que se incorporen más personas al equipo. En la actualidad el tiempo medio absoluto en procesar un documento es de 14 minutos, sin ningún tipo de error e incluyendo todo tipo de documentos, tanto de protocolo como de pólizas.
Dado el retraso acumulado en la mayoría de notarías que han contratado el servicio, los índices se van procesando según el orden estricto de entrada en Colegio y por meses correlativos.
A fecha de hoy, 77 notarios han solicitado ya el servicio y de estos. En total se han recibido unos 40.000 documentos.
Se está en permanente contacto con todas las Casas de Informática y se puede constatar que, a fecha de hoy, Informática Notarial, Accord, JPA y Distribuciones Notariales, ya son capaces de generar correctamente los ficheros requeridos por el Colegio para poder procesar los índices. En cualquier caso la comunicación es muy fluida con todas ellas y todas disponen de la información necesaria para cumplir con los requisitos técnicos que requiere la adhesión al servicio.
b).- Utilidad del Servicio.
Como es sabido, y ya se ha hecho notar en la circular sobre índices recientemente enviada, con fecha 19 de junio el presidente de la comisión de índices remitió un comunicado en el que informaba que el Consejo había aprobado la carga completa de los datos desde los programas de gestión, y de que previsiblemente se aprobaría una nueva versión de los índices por el CGN.
Esto, sin lugar a dudas, facilitará la confección de los índices en las propias notarías pero se considera conveniente mantener el Servicio Centralizado de Ayuda en Materia de Elaboración de Índices en los mismos términos en que fue diseñado, por varias razones:
-En primer lugar, por un motivo de calidad de los índices. Como se hizo notar en la circular sobre índices legal y reglamentariamente "el notario deberá velar por la más estricta veracidad de dichos índices, así como por su correspondencia con los documentos públicos autorizados e intervenidos" (cfr. art. 17.2 de la LON y 284 RN). La centralización de la confección en un solo servicio, realizado por personas especializadas, con un criterio único y que se dedican exclusivamente a ello producirá una mejor correspondencia del documento autorizado con los índices que la que se pueda obtener cuando no se dedica exclusivamente a una o varias personas a esta tarea, lo cual redundará en un mejor cumplimiento de las obligaciones del notario y, con ello, en una descarga en su responsabilidad. Esta responsabilidad se ha acrecentado en los últimos tiempos con la normativa de blanqueo de dinero, la ampliación del interés legítimo de las autoridades tributarias y de otro orden en el conocimiento de los documentos autorizados por los notarios y hay que ser conscientes que se está exigiendo una mayor diligencia en estas materias. La confección de los índices a través de este sistema no priva, sin duda, al notario de su responsabilidad, pues en todo caso 2ha de velar por su veracidad", pero, aparte de que será menos probable, difícilmente se le podrá acusar de mala fe cuando permitido su confección por un servicio externalizado en el propio Colegio.
-En segundo lugar, porque, independientemente de la calidad en la introducción y cotejo de los datos, la complejidad misma del nuevo índice exige, sin duda, una mayor disponibilidad de medios humanos y técnicos. Posiblemente, las nuevas circunstancias exijan incrementar el personal de la notaría y una mayor disciplina en la introducción de datos por los empleados que realizan matrices u otros ad hoc, por lo que muchos compañeros han preferido contratar un servicio externo, pero dentro de la propia organización corporativa, que realice esta tarea, a un menor costo.

PRECISIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA SOBRE LAS CONDICIONES DEL SERVICIO

La Junta Directiva, en la misma reunión de 18 de julio, acordó precisar algunos de los términos del Servicio que, una vez comenzada su andadura, han planteado dudas a los Colegiados o han supuesto dificultades prácticas en la realización del proyecto.
a).- En primer lugar, cabe recordar que el servicio de ayuda en materia de elaboración de los índices incluye la totalidad de protocolo y libro registro del año. Comprende, por tanto, escrituras como pólizas y no se contempla, al menos de momento, la posibilidad de utilizarlo solamente para un tipo de documentos o un período de tiempo inferior al año natural (salvo tomas de posesión o cese), premisas necesarias para garantizar la viabilidad de un servicio que supone la contratación de un gran número de personas y de disposición de medios, dado que el precio del servicio está calculado del tiempo medio de introducción de datos de cada documento, por lo que de remitir sólo los documentos complicados, el servicio se haría gravemente deficitario.
Con todo esto se recuerda que el precio del Servicio Centralizado de Ayuda en Materia de Elaboración de Índices es 3 Euros por cada documento del protocolo ordinario y libro de registro del notario, independiente de si se ha enviado al Colegio todos o sólo algunos documentos.
b).- En segundo lugar, es preocupación principal de esta Junta Directiva la cuestión relativa a protección de datos y confidencialidad y secreto del protocolo, razón por la cual se consultó a los asesores del Colegio en materia de protección de datos y se han establecido unas cautelas especiales en el tratamiento de la información que se recibe de los notarios (las personas contratadas en el servicio no tienen conexión a internet ni posibilidad de imprimir o copiar los documentos). La situación ideal sería poder realizar las remisiones de documentación por medio de la Red Privada Notarial, cosa que se ha solicitado reiteradamente a ANCERT sin haber obtenido hasta ahora respuesta, por lo que de momento, y en tanto medidas más drásticas que se adoptarán al respecto no surtan efectos, se seguirá usando el sistema del CD-ROM.
c).- En relación a la remisión de datos vía CD-ROM, es de hacer notar que muchos compañeros que se han dado de alta en el servicio, no han remitido la información necesaria para la confección de los índices. Es preciso remitirla a la mayor brevedad posible, incluyendo en especial las pólizas, que es uno de las omisiones fundamentales, para lo cual es necesario el escaneo previo. El Servicio está estudiando la posibilidad de destinar una persona a la visita a las notarías con el objeto de facilitar el grabado del CD-ROM y su remisión al Colegio, pero ello implica, en todo caso, que todos los documentos estén preparados al efecto, y particularmente, como se ha dicho, que las pólizas estén escaneadas.
d).- Por otro lado y con el propósito de conseguir una mayor eficacia del servicio y evitar molestias a las notarías, es importante que se adquiera el hábito de incluir en el texto de las escrituras todos los datos que han de constar en el índice, evitándose de esa forma la petición posterior a la notaría de los documentos unidos de aquellas escrituras que carezcan de algún dato. Un ejemplo habitual es la no inclusión de la Referencia Catastral en el cuerpo de la escritura lo que obliga a solicitar a la notaría con posterioridad los documentos unidos donde figura el recibo del I.B.I.
Por último, es de señalar que algunos compañeros se han dado de baja del servicio después de haberlo contratado. La Junta considera que, en virtud de lo señalado en el apartado a) la contratación ha de ser por el año entero y por todo el protocolo. No obstante, dado que el sistema de índices del CGN ha facilitado la confección individual de los índices y, por tanto, han variado las condiciones por las que se constituyó inicialmente el servicio, se concede un plazo que terminará el día siete de septiembre de 2007 para que puedan darse de baja en el mismo los compañeros que lo tengan por conveniente, en el bien entendido que se cobrarán al precio estipulado todos los documentos autorizados o intervenidos hasta la fecha en que haya sido procesado el último y con inclusión expresa de aquellos documentos -pólizas o escrituras- que no se hayan remitido para su procesamiento. Desde la solicitud de baja no se procesarán más documentos de ningún tipo, quedando de cuenta del solicitante ponerse al día.

Madrid, agosto de 2007