AL SERVICIO DE LOS CONSUMIDORES

Un sistema avanzado de robótica y gestión informativa propio del Siglo XXI

La nueva sede del Archivo General de Protocolos, que reúne, conserva y mantiene en uso para el servicio a los consumidores todos los libros de Protocolos de los notarios del Colegio de Madrid que, por causa de jubilación, fallecimiento, traslado o por cualquier otra forma de cese en la actividad han cerrado sus oficinas notariales, se encuentra ya en funcionamiento.

El Archivo General de Protocolos, que reúne, conserva y mantiene en uso para el servicio a los consumidores todos los libros de Protocolos de los notarios del Colegio de Madrid que, por causa de jubilación, fallecimiento, traslado o por cualquier otra forma de cese en la actividad han cerrado sus oficinas notariales, se encuentra ya en funcionamiento, tras las obras iniciadas por mandato de la Junta anterior, en su nueva y moderna sede en Manoteras que ha permitido incorporar avanzadas tecnologías de archivo y utilización para el ingente volumen de libros de Protocolos. Como es sabido, los protocolos con más de 100 años de antigüedad pasan al Archivo Histórico, a cargo de la Comunidad Autónoma de Madrid.
En el nuevo Archivo General, sito en Manoteras, de cuya ambiciosa concepción da idea el que tiene capacidad para el depósito y manejo robotizado de hasta 240.000 Tomos, ya están acogidos 38.000 volúmenes, que comprenden todos los protocolos de los notarios de Madrid capital entre 1907 y 1950, y se está efectuando el traslado de otros 20.000 tomos, hasta 1975. El resto, años 1976 y siguientes quedan en el archivo actual de Alberto Bosch, donde también se habilitará un espacio para depósitos provisionales o temporales de protocolos, desde que cesa un notario hasta que su sucesor se hace cargo de su protocolo.
El Archivo General de Protocolos cuenta con un reducido pero eficaz y dedicado equipo. Todos ellos realizan su cometido bajo la supervisión de los notarios archiveros, en la actualidad Luis Rueda Esteban y Luis Maíz Cal. El propósito de la Junta es incrementar en cuatro más el número de notarios archiveros, a fin de que el servicio esté bien atendido y al día.

Gestión completamente informatizada
Atento el Colegio Notarial de Madrid a todas las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías, con motivo del traslado a la nueva sede se ha implantado un sistema informático para la gestión de los Protocolos depositados en el Archivo. Para ello se han desarrollado dos aplicaciones informáticas:
- La primera, desarrollada en Access, permite la introducción manual de los datos de los Protocolos, notario, tomo y fechas de inicio y final. A partir de estos datos se genera una etiqueta adhesiva con códigos de barras (Code 128) que se pega en cada uno de los tomos.
- La segunda, desarrollada en Visual Basic, maneja una base de datos Oracle, en la que, mediante un lector de códigos de barras, se da de alta cada uno de los tomos que se introducen en el silo del Archivo. Mediante esta aplicación se recuperan del silo los tomos necesarios para confeccionar las copias que los usuarios solicitan al Archivo y que son legitimadas por un notario archivero, quien además hace la correspondiente anotación en la escritura original, antes de devolver el tomo a su ubicación predeterminada.

Robótica y seguridad de los Protocolos
Merece la pena destacar el alto nivel de seguridad que proporciona este sistema, debido a las escasas operaciones manuales que se realizan sobre la base de datos, ya que el uso del lector de código de barras lleva a cabo de forma masiva las operaciones pertinentes.
Para completar esta modernización del Archivo General de Protocolos se ha robotizado el acceso a las bandejas que contienen los libros de Protocolos, de manera que basta dar la clave de una escritura para que el sistema identifique el tomo al que se quiere acceder,  con lo que el brazo robotizado localizada la bandeja en que se encuentra, la extrae del silo y la trasporta hasta el funcionario, quien extrae el tomo deseado y autoriza el retorno de la bandeja a su lugar preciso.
A continuación se hace la copia solicitada y se reserva para la autorización y firma por el notario archivero, así como anotación en la escritura original, tras lo que el robot vuelve a traer la bandeja, se reintroduce en ella el tomo, y regresa a su lugar en el silo.