FERNANDO GOMÁ LANZÓN
Notario de Cebreros (Ávila)

Voy a iniciar este artículo cometiendo la descortesía de hablar de mí mismo, pero la creo justificada en esta ocasión. Con ocasión de la reunión en Barcelona del ciclo “Simposio Notariado 2000”, dedicada a las nuevas tecnologías y celebrada en octubre de ese año 2000, fui nombrado por la Junta de Decanos como delegado de informática del Consejo General del Notariado. Uno de mis primeros objetivos, si no el primero, fue poner en marcha el Archivo de Revocación de Poderes (ARP), del cual ya se venía hablando desde el congreso notarial de Madrid de 1997 y del que en ese momento no existía más que un prototipo pendiente de desarrollo. Pocos meses después, en enero de 2001, el ARP comienza a funcionar.
Inicialmente tenía un acceso especial e independiente del resto de las –en ese momento escasas- aplicaciones informáticas del notariado. Cuando en octubre de ese mismo año 2001 se crea la plataforma SIC, el archivo queda integrado en ella, y allí permanece hasta ahora. El ARP se concibió y se desarrolló como una herramienta interna para uso de los notarios que podía redundar en beneficio de la seguridad jurídica en general, pero no se pretendía con él, como es natural, modificar o “complementar” las normas que se dedican en nuestro ordenamiento a la representación, la revocación y la forma de acreditar ambas. Era un fichero para la oficina notarial. Normativamente tuvo reconocimiento como fichero automatizado del Consejo por medio de la Orden JUS/484/2003 de 19 de febrero, por la que se regulan los ficheros automatizados del carácter personal del cuerpo de Notarios.
Así se encontraban las cosas cuando la reforma del reglamento notarial operada por el Real Decreto 45/2007 se refiere expresamente a él en los artículos 164 y 197, la disposición adicional única y final primera. De todos ellos el más significativo es el artículo 164, que esencialmente viene a establecer la obligación del notario de consultarlo en todo caso en cualquier operación en la que exista un poder, con la posibilidad de no efectuar esa consulta, pero “bajo su responsabilidad”.

"El concepto de notariado del siglo XXI es el que habría que extender al aspecto arancelario: cuantificando el ahorro de costes y de tiempo que supone cada una de las actuaciones tecnológicas notariales y sumar todas hasta ofrecer una cifra global anual"

Este artículo es una muestra muy significativa de una de las líneas que ha seguido la reforma reglamentaria de 2007: la maximización de las obligaciones del notario, y una correlativa exigencia de responsabilidad que llega a veces a rozar lo histérico, por su carácter incondicionado y su falta de matices. Es un precepto perturbador porque altera el sistema de revocación previsto en los artículos 1733 y siguientes del Código Civil hasta el punto de que no se llega a saber si la representación se acredita con la copia autorizada y/o con la consulta al archivo. Y sobre todo lo es porque hace funcionar el sistema como una especie de “seguro de títulos”, en el sentido de que si algo no funciona, si alguien no actúa como debiera, quien pagará es el notario por medio de su seguro de responsabilidad civil.
El precepto ignora completamente la realidad de los despachos notariales, en los cuales muchas veces no cabe razonablemente esa consulta. Aunque el notario tenga a la vista la copia autorizada del poder, aunque el Código Civil despliegue todos los sistemas de protección al que contrate de buena fe con el apoderado, si resulta que consta la revocación en el archivo y no se ha consultado, habrá responsabilidad, exigible incluso por parte de los culpables del problema. Es decir, podrá llegar a pedir responsabilidad el poderdante indolente que no ha querido notificar la revocación o el apoderado doloso que conociendo la revocación otorgue el negocio.
Todo ello queda alterado, como es sabido, por la sentencia del Tribunal Supremo de 20 de mayo de 2008, que declara nulos estos artículos por falta de soporte legal. No lamento su defunción. Desde mi punto de vista, ofrecían una solución insatisfactoria para el notariado.
Y es que, en definitiva, con el artículo 164 se llega al resultado de que un sistema de información concebido por los notarios sobre la base de su propia creatividad y dinamismo –no existía mandato legal que obligase a ello-, que ha sido desarrollado con sus propios recursos (incluso antes de la existencia de ANCERT), mantenido y pagado por todos los notarios a lo largo de los años, abastecido de datos con cargo a los medios técnicos y humanos de cada oficina notarial, y, además, utilizado masivamente, acaba sirviendo para que el notario responda siempre y frente a todos, incluso frente a los objetivamente culpables, sin posibilidad alguna de defensa, y todo ello sin obtener el rédito del reconocimiento político, social o institucional para la profesión. No parece que sea el mejor de los resultados.
El caso del archivo es paradigmático, y permite adentrarse en una reflexión más general. No cabe albergar duda alguna de que la finalidad primordial de las nuevas tecnologías en el notariado es mejorar los servicios que éste presta a la sociedad, sea el ciudadano particular o la administración pública. Es una profesión que por naturaleza e historia ha de buscar siempre la excelencia, lo que significa en este caso que en el manejo de nuevos sistemas de información ha de tener como meta la obtención del máximo de ventajas y aprovechamiento en beneficio de aquellos a quienes presta el servicio y de la colectividad en general. Manejar las tecnologías y manejarlas bien en servicio de la comunidad. No puede entenderse de otra manera.
No obstante, considero que, junto con este fin primario y fundamental, la creación, mantenimiento y utilización de las nuevas tecnologías por el notariado ha de ir acompañada de un efecto secundario, como es el de que todo ese trabajo que se realiza por parte de los notarios y los órganos corporativos para el interés común les permita obtener algún tipo de beneficio. Ese beneficio puede ser muy variado, pero no debe ser inexistente: reconocimiento arancelario o en forma de gestión, reforzamiento –efectivo- de la posición notarial ante las administraciones y la sociedad, apertura de nuevas oportunidades para actuar en el mercado, o (y estoy pensando por ejemplo en el enorme esfuerzo y la aplicación de medios propios que supone el índice único), la firme exigencia de respeto ante actuaciones absolutamente desproporcionadas e innecesarias contra algunos compañeros en determinados procesos de investigación.
Soy consciente de que esta idea puede ser inmediatamente discutida con el argumento de que el notario es un funcionario público, y como tal debe cumplir las tareas y misiones que en cada momento le sean asignadas por la normativa correspondiente, sin pretender por ello un premio cada vez que eso ocurra. O, como decía con su habitual gracejo González Palomino, el notario, como funcionario que es, está obligado a “funcionar”. Lo que ocurre es que cabe oponer una contra argumentación. Cuando una norma obliga a un funcionario a utilizar un nuevo sistema de información (archivos, correo, bases de datos, plataformas...) la administración le provee de esos sistemas, los cuales son creados, mantenidos y financiados por la propia administración. En el caso del notariado esto no es así, y pueden señalarse dos grandes diferencias.
La primera es que los sistemas de información, las nuevas tecnologías y en general toda la infraestructura tecnológica notarial (pensemos en todo lo que significa en cuanto a recursos humanos, materiales y financieros la propia ANCERT, los certificados de firma electrónica para 3000 notarios, el complejo sistema Platón, toda la plataforma SIC, etc) ha estado desde el principio a cargo de los notarios por completo, es decir, sufragado con sus propios recursos producto del cobro de los aranceles, notarios que han aportado también los empleados y el material de sus propias oficinas para implementar y utilizar aquéllas. En definitiva, no ha habido coste para el erario público y por tanto tampoco para el ciudadano a través de los presupuestos.

"Desde el Real Decreto de 1989, son incontables las ocasiones en las que una ley ha establecido una reducción en porcentaje de los aranceles, e incluso se ha prohibido el cobro de arancel alguno"

Y la segunda es que el notario ha sabido ser una profesión dinámica y emprendedora puesto que no se ha limitado a poner en marcha aquellos sistemas exigidos por una norma, sino que, de nuevo con cargo a sus propios recursos, ha creado voluntariamente nuevas prestaciones: el mismo archivo de revocaciones, Ábaco, el sistema Vigía, los partes electrónicos de las actas de notoriedad, la constitución de Ancert como expedidor de certificados electrónicos de firma a terceros siendo las oficinas notariales las entidades de registro, o el desarrollo argumental y doctrinal a través de circulares de la posibilidad de pedir, mediante la utilización de la firma electrónica, copias electrónicas de escrituras entre notarios son ejemplos significativos.  Se puede decir que es una profesión generadora de I + D (investigación y desarrollo).
Estas especiales circunstancias justifican a mi entender la existencia del mencionado efecto secundario. No es lo mismo utilizar simplemente la tecnología que crearla, mantenerla, manejarla y pagarla, y lo que es diferente ha de tener diferente consideración. Así, volviendo al archivo de revocaciones, decía antes que la regulación reglamentaria consagraba una situación calificable de insatisfactoria, y la causa es, precisamente, la total ausencia del tal efecto. El archivo, producto notarial puro desde su inicio, es indudable que atiende bien la finalidad primaria a la que antes me refería de servicio a la sociedad, pero no ha producido el razonable beneficio que cabría esperar para el cuerpo notarial. No hay mención alguna en la reforma reglamentaria a la posibilidad de un cobro arancelario (¿modificando quizá la norma complementaria 2ª del arancel?), no ha reforzado visiblemente nuestra posición, no se ha obtenido prestigio ni visibilidad quizá a través de un premio de relevancia, y tampoco ha servido de oportunidad de negocio (por ejemplo abriendo su muy interesante contenido a entidades y particulares, previo pago por consulta). De hecho, y dada la forma en que se exigía responsabilidad al fedatario, bien podría decirse que el efecto secundario del archivo tenía un valor negativo.
No debe verse en estas opiniones, en absoluto, ningún tipo de crítica de gestión. El archivo es, como antes dije, un paradigma para obtener ideas más generales, y la que quiero exponer es que puede ser el momento de repensar el mensaje que el notariado transmite a la sociedad en general en relación con los efectos de su actuación tras la introducción masiva de las nuevas tecnologías, puesto que creo que ese mensaje sigue siendo el mismo que antes de esa introducción, y que no se está aprovechado suficientemente la nueva situación para ir un poco más allá. Utilicemos de nuevo el archivo como ejemplo: el mensaje que se ha ofrecido sobre el mismo es el tradicional: ponderar el beneficio que en cuanto al aumento de la seguridad jurídica para el ciudadano supone su existencia y lamentar en su momento su cierre, sin más información (es decir exponer la existencia del mismo, “a la espera” de que la sociedad y los poderes públicos aprecien su valor por sí mismo y actúen en consecuencia favoreciendo a la profesión que los está proporcionando). Eso es, desde luego, algo imprescindible y además completamente cierto, pero por todas las razones antes apuntadas creo que esa información tradicional de satisfacción por la existencia de un nuevo servicio podría verse acompañada de otra en la que se expresara que la situación en la que quedan los notarios no es todo lo positiva que debería ser, precisamente por la ausencia del citado efecto secundario. En un mundo tan mediático como éste no es suficiente con esperar de manera pasiva a que los demás aprecien la propias virtudes, hay que cambiar la mentalidad y adoptar una posición activa, poniendo en valor en cada ocasión que se presente lo que de bueno tienen todos los nuevos sistemas de información que tenemos en funcionamiento y solicitando un cierto retorno para la profesión, retorno que se conseguirá o no -hay muchas circunstancias que influyen- pero que para obtenerlo primero hay que tener el convencimiento de su justicia, y transmitir ese convencimiento a los demás.    
Pasemos, al hilo de estas reflexiones, a tratar la cuestión arancelaria esbozando una serie de ideas que no pretenden ser más que eso, opiniones exentas de cualquier dogmatismo, contribuciones a un debate que estimo necesario. Desde el Real Decreto de 1989 que como es sabido regula los aranceles notariales, son incontables las ocasiones en las que una ley ha establecido una reducción en porcentaje de los mismos, e incluso en algunos casos se ha prohibido el cobro de arancel alguno (poderes electorales, el reciente acuerdo sobre ampliación de plazo de hipotecas, o algunas escrituras muy específicas en materia mercantil). Los mensajes o respuestas críticas que a lo largo de estos casi veinte años ha realizado el notariado a estas rebajas, cuando se han considerado conveniente efectuarlos, han puesto el énfasis en el valor jurídico y de seguridad preventiva del documento notarial con el ahorro de costes que supone, en el hecho de que tenemos un arancel “cruzado”, en el cual unos documentos están subvencionados por otros, por lo que es injusto efectuar modificaciones sin tener en cuenta esta circunstancia, y también en que desde 1989 han subido los costes y nunca se han actualizado aquéllos, ni siquiera teniendo en cuenta la inflación. Todo lo cual es perfectamente correcto, aunque con el inconveniente respecto de las primeras ideas apuntadas de ser difíciles de resumir en pocas palabras, lo que dificulta su publicidad. De cualquier modo, la rebaja arancelaria se ha convertido casi en una cláusula de estilo en muchas normas en las que se adjudica algún papel al notario. Aparte del hecho en sí de la merma de ingresos, esta casi costumbre del legislador manda un mensaje negativo a la sociedad, puesto que viene a decir que el valor de lo que aporta el notario con su trabajo es siempre inferior a lo que cobra por él, con el consiguiente perjuicio de imagen corporativa que ello supone. Se trata de algo lesivo y no solamente desde el punto de vista económico, y debe ser respondido con una argumentación lo más sólida posible, aprovechando todas las bazas de las que disponemos en cada momento. Desde luego, no será suficiente con esto para detener esta tendencia normativa, pero en un mundo multimedia la imagen es un factor esencial.
A día de hoy, con el manejo avanzado que hace el notario de las nuevas tecnologías en muy diversas aplicaciones informáticas, es posible ampliar y reforzar el argumentario que tradicionalmente se ha venido utilizando frente a las sucesivas mermas arancelarias, por medio además de un mensaje muy sencillo y de fácil publicitación. Cuando, a partir de 1999, comenzó el despliegue de la firma electrónica en España, la imagen del notario era la de una profesión completamente alejada del mundo de las TIC (tecnologías de la información y el conocimiento), y que muy dudosamente lograría adaptarse a los nuevos tiempos -si no era incluso defenestrada como profesión útil por la nueva ola tecnológica- y que no tenía nada que aportar en este campo. La realidad fue la contraria: se ha situado a la vanguardia dentro de la sociedad de la información. En estos primeros años, desde los órganos de dirección se acuñó una expresión que resumía en pocas palabras el cambio que se había operado: “notariado del siglo XXI”, la cual indica que, conservando todas las funciones clásicas, se ha apostado decididamente por un uso activo al máximo nivel de las nuevas tecnologías, y se está siendo incluso muy innovador. A partir de ese momento, a quien siguiera considerando al notario como una profesión obsoleta y hasta en trance de extinción como consecuencia de la tecnología avanzada –que los había, e incluso se escribían trabajos sobre el tema- se le podría responder, simplemente, que estaba atrasado de noticias y que no se había enterado de la nueva realidad, la cual está condensada en esa simple expresión.

"La Sentencia del Tribunal Supremo de 20 de mayo de 2008 declara nulos los artículos relativos al Archivo. No lamento su defunción. Desde mi punto de vista, ofrecían una solución insatisfactoria para el notariado"

Pues bien, este concepto de notariado del siglo XXI es el que habría que extender al aspecto arancelario, y puede hacerse de una manera sencilla: cuantificando el ahorro de costes y de tiempo que supone cada una de las actuaciones tecnológicas notariales y sumar todas hasta ofrecer una cifra global anual. En efecto, una actuación que podría verificarse en este sentido es la de iniciar un estudio a fin de poner cifras a lo que podríamos llamar el “gasto cesante” y el “tiempo recobrado”, es decir el ahorro en dinero y tiempo que para el ciudadano supone de cada uno de los sistemas de información que manejamos. Pongo algunos ejemplos:
- Obtención telemática de certificados: los de últimas voluntades, de obtención de NIF, negativos de denominación social, de seguros de vida o catastrales. Se puede establecer el coste medio del traslado a cada una de estas oficinas, las colas, los desayunos de los funcionarios, las limitaciones de horarios y de ventanillas para verificar la gestión y el tiempo que todo ello supone. En el caso del NIF, ha de ponderarse además algo que no se suele indicar cuando se habla del tiempo que se tarda en constituirse una empresa, y es que en muchas ocasiones a los socios les es suficiente con la escritura y el NIF para empezar a funcionar, sin tener que esperar a la inscripción en el registro, por lo que habría que añadir a la suma indicada la correspondiente al hecho de que el mismo día de su constitución, al salir de la notaría, las sociedades pueden empezar de inmediato a trabajar. En otros, como el de denominación, tiene la ventaja añadida de que si todos los nombres elegidos están reservados, se puede de inmediato escoger otros. En los catastrales las ventajas son evidentes. Etc. Hay que insistir en que algunos de estos certificados se basan en colaboración voluntaria del notariado con la administración pública, y que, en parte, están sostenidos por tecnología notarial pagada por todos los notarios.
- Presentación telemática de escrituras en los registros: como no puede ser de otra manera, el cliente puede decidir si el notario realiza esta presentación o no. Quiero hacer dos comentarios. El primero es que no existe un problema real de monopolio por este servicio. De hecho, en los documentos que más frecuentemente están tramitados por gestorías, compraventas e hipotecas, subrogaciones o novaciones, lo que existe en la práctica es una imposición monopolística por parte de la entidad financiera de la gestoría que va a realizarla, de cuyo coste, muchas veces elevado, no se le informa con carácter previo al cliente. Existe además un factor de excelencia a favor del notario que tampoco se suele resaltar: en caso de que exista algún problema, el notario está plenamente identificado. En las gestorías esta identificación no existe, el que asiste a la firma no es el que atiende al teléfono, el cual tampoco es el responsable real del trámite, etc. El segundo comentario es que hay documentos que se pueden presentar directamente en los registros sin necesidad de liquidación fiscal, tras las últimas resoluciones de la DGRN (poderes mercantiles, cambios de administrador, cancelaciones hipotecarias…). El porcentaje de ahorro en estos documentos respecto al coste anterior de presentación en papel es altísimo, y así debería ser subrayado.
- Envío de partes (testamentarios, abintestatos, de actas de inmatriculación). Puede parecer algo de menor importancia, pero relacionémoslo con la cuestión de la jurisdicción voluntaria, cuya ley está aún pendiente. Los partes telemáticos de abintestato (creación voluntaria notarial), permiten la creación de una base de datos que impide la duplicación de estas actas, y la fácil localización en el protocolo del documento ya finalizado. No existe nada similar en los juzgados. Es perfectamente posible que una misma declaración judicial abintestato se tramite varias veces en diversos juzgados a lo largo del tiempo, con todo lo que ello supone de coste para el ciudadano, y también para la administración de justicia. Algo similar cabe decir del envío de partes en actas de inmatriculación, con un matiz importante: un expediente de dominio para inmatriculación que sea rechazado por un juzgado puede volver a ser presentado en otro, y en otro, hasta que sea admitido, y existen poquísimas posibilidades de que sea detectada la duplicidad, dada la carestía de medios técnicos de la administración de justicia (reparemos en los costes de tramitación de todo ello, documentos, testigos, etc, que se duplican o triplican, y en que el que quiera oponerse al expediente no le bastaría hacerlo una sola vez). La modesta base de datos de partes de actas de inmatriculación, de manera quizá inesperada, impide esa perniciosa práctica antijurídica. Agreguemos las eficiencias de un lado y las ineficiencias del otro a la cifra final.
- Envío de copias electrónicas entre notarios, y peticiones de copias por medio de oficios telemáticos para ser entregadas al cliente del notario peticionario. Aquí cabe resaltar y cuantificar, aparte del obvio ahorro de costes, que es un sistema producto del dinamismo del propio notariado, que, sin esperar a ninguna norma oficial y por tanto sin necesidad de que nadie le obligue, ha diseñado un sistema y se ha dado una reglamentación de acuerdo con los principios generales de la ley.
No quiero seguir, puesto que no se trata de hacer un listado exhaustivo sino de ofrecer un ejemplo suficiente. Por supuesto, habría que incluir en la cuantificación final el índice único informatizado con sus enormes efectos para todas las administraciones públicas, y, nuevamente, el archivo de revocaciones en cuanto se podría calcular el número de revocaciones detectadas que han impedido negocios irregulares y el coste ahorrado de los posibles pleitos.
Todas estas sumas darán una cifra a la que habría de añadirse el coste de creación y mantenimiento de la infraestructura tecnológica que sufraga el notariado con sus propios medios. Con todo ello, se obtendrá una cantidad total que no cabe duda será de muchos millones de euros, y que representa el impacto positivo para el conjunto de la sociedad de la actividad del notariado del siglo XXI en el manejo de las nuevas tecnologías. Es algo concreto, es sencillo de explicar y trasladar a la sociedad y los medios de comunicación, y en consecuencia es muy apto para servir de base     –no de único argumento- a la necesaria renovación del mensaje en relación con los reiterados recortes arancelarios.

"El precepto ignora completamente la realidad de los despachos notariales, en los cuales muchas veces no cabe razonablemente esa consulta"

Y es que el efecto secundario de las nuevas tecnologías en materia arancelaria puede ser precisamente el de la puesta al día del discurso notarial, haciéndolo más sólido y contundente y también más asimilable por sus destinatarios, mediante la adecuada campaña. De modo que ante recortes muchas veces políticos o con buena dosis de demagogia, apoyándose en las ideas previamente transmitidas en esa campaña, se pueda, con mayor o menor diplomacia y tacto, decir que se trata de una medida que no va en la dirección correcta. Que manda un mensaje equivocado a la sociedad puesto que de todos los operadores que intervienen en el tráfico (abogados, gestores, jueces, secretarios judiciales, procuradores, agentes inmobiliarios, arquitectos, asesores…), se estigmatiza y se señala como culpables a unos pocos, notarios y habitualmente también registradores, los cuales son precisamente los más implicados en la sociedad de la información y de los servicios. Que es desincentivador para un colectivo generador de I + D puesto que el reconocimiento a su esfuerzo voluntario de mejora de prestaciones es la merma de ingresos. Que ello produce una pérdida de calidad por la inevitable reducción de plantilla en las oficinas notariales. Que no es admisible que expresiones como “eliminación de trabas”, “mejora de la competitividad” o “medidas anticrisis” se relacionen con las rebajas de aranceles. Que desde el punto de vista metodológico no tiene fácil explicación que cuando las cosas van bien (1998), la receta sea rebajar los aranceles, y cuando van mal (2008), la receta sea rebajar los aranceles. Que en cuanto a competencia, existe y muy intensa entre los notarios, hasta tal punto que hay excesos que han de corregirse disciplinariamente. Que si ha de haber documentos públicos gratuitos, han de serlo para todos, por lo que no deben suponer un coste para quienes los autorizan o inscriben. Que la contribución notarial a la crisis es un número de euros que tiene muchos ceros. Que el ciudadano se ahorra mucho más sumando el gasto cesante y el tiempo recobrado en los servicios telemáticos notariales que con las rebajas, las cuales constituyen habitualmente un porcentaje minúsculo de los gastos totales. Que la justicia gratuita no existe, se paga en forma de colapso judicial y por medio de los impuestos de todos; lo que sí existe es la justicia barata, ofrecida por operadores eficientes. O que, en definitiva, menos es menos.
Y, finalmente, que, ocurra lo que ocurra, el notariado estará siempre empeñado en mejorar el servicio que presta a la sociedad, verdadera razón de ser de su existencia y de su prestigio.