F. JAVIER OÑATE CUADROS
Notario de San Sebastián y miembro de la plataforma Futuro Notarial

“Las condiciones imposibles, las contrarias a las buenas costumbres y las prohibidas por la ley anularán la obligación que de ellas dependa.”
Código Civil, art. 1116,1.

Difícil, muy difícil resulta escribir algo original cuando del nuevo índice único informatizado se trata. Muchos compañeros, desde las páginas de esta revista o en otros foros, como en las “Jornadas de Burgos” celebradas en Zaragoza el pasado mes de abril, pusieron de manifiesto los graves riesgos, ineficiencias y problemas de todo tipo que plantea.
Ni que decir tiene que asumo como propias las críticas relacionadas con la ilegalidad manifiesta del actual sistema, contrario al art. 17 de la Ley del Notariado, al no ser “remitidos” a los Colegios Notariales respectivos sino más bien “colgados” en un servidor propiedad de ANCERT, S.L.U., que es una sociedad mercantil ajena (aunque aneja) a la Corporación Notarial. Con la obligatoriedad de utilizar un programa único malo, absolutamente ineficiente y totalmente desvinculado de la realidad de los despachos. Con su dudoso respeto -más bien seguro incumplimiento- de la legislación en materia de protección de datos que hunde sus raíces en el núcleo de los derechos fundamentales constitucionalmente reconocidos. Con las dudas fundadas acerca del respeto a la integridad, veracidad y no alteración de los datos remitidos -certeza acreditada de forma indubitada- de su manipulación para adaptarlos a las exigencias técnicas de los organismos receptores de la información. Con el reconocimiento en la Ley del Notariado ¡nada menos! del derecho de acceso indiscriminado a su contenido por parte de las administraciones públicas “para el cumplimiento de sus fines” (faltaría más) con manifiesto desprecio de los derechos constitucionales a la intimidad y al secreto profesional. Y así un larguísimo y casi interminable etcétera.
Todo este conjunto de despropósitos obedece a un punto de partida profundamente equivocado, fruto de una política corporativa que ha optado, sin el suficiente debate informado entre sus destinatarios directos e inmediatos, por un suicida deslizamiento hacia el polo funcionarial de la función del notario, rompiendo el tradicional -aunque siempre inestable- equilibrio con el polo profesional. Vamos, que hemos pasado de ser “profesionales oficiales” a ser “oficiales profesionales” al servicio de la Administración.
Los impulsores del engendro nos recuerdan que “no somos los notarios quienes hacemos las leyes y reglamentos”. Pero esta boutade, puramente formal, no puede ocultar el hecho de que es precisamente notarial, el horno en el que se han cocinado determinadas normas, siendo de sobra conocido el papel que han desempeñado con sus actuaciones y omisiones los distintos agentes implicados en el proceso legislativo o reglamentador. Y es que los que aprueban y firman las normas jurídicas, autores materiales en este sentido, pocas veces son sus impulsores y a menudo necesitan para consumar su acción reguladora de cooperadores necesarios, cómplices, inductores y autores intelectuales.

"En teoría, ANCERT, S.L.U. es una empresa al servicio de los notarios, pero en la práctica a quien sirve es a su socio único, el Consejo General del Notariado"

Uno de los frutos de esta política ultrafuncionarista del CGN, ciega y sorda a cualquier llamada a la mesura y a la prudencia es el NIU. Y fruto de su demostrada incapacidad gestora es la descoordinación patente entre las múltiples comisiones existentes en materia informática y de éstas con ANCERT, S.L.U., incapaces de diseñar una política de estímulo y desarrollo de herramientas ofimáticas eficientes que permitan optimizar el uso de las nuevas tecnologías en nuestros despachos. Con el tremendo efecto de enfrentar de forma radical por primera vez en la historia del Notariado español a los Notarios con su Corporación, convertida en nuestro particular Saturno.
Veamos. En teoría, ANCERT, S.L.U. es una empresa al servicio de los notarios, pero en la práctica a quien sirve es a su socio único, el Consejo General del Notariado. Y todos los notarios, los de a pie y los de moqueta y coche oficial somos los que prestamos nuestros servicios a ANCERT, S.L.U., que nos cobra además por ello lo que estima conveniente. Traduciendo esta idea a los procedimientos de formación del NIU, se optó por la peregrina idea de que en vez de partir del origen indubitado de la información, que no es sino el documento público notarial extrayendo del mismo la información requerida por un procedimiento técnico automático, esta extracción debía realizarse rellenando manualmente los campos que con arreglo a determinados criterios se establecieron por “nuestra” saturniana empresa, mediante un programa ad hoc. Alegando que así se evitarían los errores de la importación automática de datos generados por los programas de las ‘casas de informática’. Era el momento de haber exportado la idea a la banca y al gobierno, pues con este procedimiento podríamos haber acabado con el paro del mundo globalizado: 6.000 millones de personas rellenando manualmente la ilimitada maraña de formularios requeridos por las miríadas de burocracias ávidas de información y poder.
A los pocos meses, la dura realidad se impuso y ante la perspectiva de que las bajas por ansiedad y estrés aumentaran exponencialmente se decidió permitir la exportación automática de los datos, pero exigiendo la validación documento por documento. Después se permitió la validación en bloque –previo cotejo individual-, de manera que al final hemos vuelto al punto de partida. Pero no exactamente, pues seguimos siendo servidores del monstruo y en la Ley del Notariado ha quedado la bochornosa extensión del sacrosanto concepto de documento público a los índices. Menos mal que mentes más preclaras ya dejaron bien sentado que en ningún caso se trataba de una equiparación, sino de una desacertada polisemia, tan querida por el derecho administrativo en su afán de liarlo todo: Son documentos públicos porque son firmados por funcionarios públicos. Punto.
Hace ya bastantes años el Notariado austriaco organizó un sistema por el cual en las notarías se escaneaban todos los documentos notariales (matrices) y se enviaban diariamente a un servidor central, en el que se implantó un sistema de búsquedas con el fin de centralizar la petición de información relevante por parte de autoridades administrativas y judiciales. El sistema acabó colapsado ante la insuficiencia de los medios técnicos disponibles en los albores del tercer milenio. Sin embargo pocos años después Google y otros motores de búsqueda permiten rastrear constantemente la Red y en tiempo record son capaces de mostrar resultados de las más variadas y complejas búsquedas en miles de millones de documentos redactados en miles de idiomas que están dispersos en cientos de millones de ordenadores y servidores de todo el mundo. ¿No sirve esto para ordenar la información generada por 3200 notarios?

"Uno de los frutos de esta política ultrafuncionarista del CGN, ciega y sorda a cualquier llamada a la mesura y a la prudencia es el NIU"

Al menos a los austriacos les quedó el consuelo de que una parte sustancial del tinglado la pagó Siemens, empresa a la que interesaba la publicidad de prestar su servicio a tan prestigiosa corporación centroeuropea. Aquí ha sido el Notariado el que ha puesto a los Notarios al servicio de ANCERT, S.L.U. a la mayor gloria de IBM, Microsoft y El Corte Inglés (empresas dignísimas que nada tienen que ver en esta fiesta). Por supuesto, el coste descomunal de la implantación del sistema, doce millones de euros (proyecto SIGNO) ha sido íntegramente pagado velis nolis por todos y cada uno de los notarios mediante “cómodos pagos” mensuales conocidos como “cuotas”, sin precisar qué parte de este coste ha sido para el desarrollo del NIU, pues es difícil de creer que PLATON se lo haya tragado todo si vemos sus más bien magros resultados. Pero es que alimentar el tinglado cuesta, a precio de mercado, 5 euros por documento, es decir sesenta millones de euros anuales como mínimo, lo que hace un promedio de 18.750 euros anuales por notario.
Ese coste lo hemos tenido que pagar, bien mediante la externalización del servicio de confección de los índices a través de empresas especializadas –debidamente torpedeadas-, bien mediante la formación y contratación de nuevo personal y eso sin contar con el coste de actualización de las herramientas informáticas de nuestros despachos, esas de las cuales se pretendía prescindir y que al final han demostrado, una vez más, ser imprescindibles. En vez de aunar a todas las partes implicadas, aprovechar los avances tecnológicos y desarrollar proyectos de I+D que permitieran el uso de la firma electrónica notarial en el flujo interno de la producción informática de documentos, se ha construido al margen de las notarías todo un sistema destinado a que cualquier fallo siempre sea imputable en exclusiva, al Notario, a la vez que se le priva de cualquier mecanismo eficiente y efectivo de control.
Es fácil criticar sin ofrecer alternativas. Pues bien, las hay. Me remito a la magnífica exposición de Adolfo Calatayud en las Jornadas Notariales de Burgos celebradas en Zaragoza, cuyo resumen fue reseñado en esta revista. Y ofreceré algunas ideas. Por ejemplo, en lugar de convertir al NIU en un documento público, fundamentarlo en la matriz electrónica. Tomar como base y centro del sistema informático de la Notaría el protocolo electrónico firmado y encriptado por el Notario con la tarjeta criptográfica de manera que sirva de base para generar las copias electrónicas que deban remitirse a Hacienda, Catastro, Registro de la Propiedad y, muy especialmente, al Colegio Notarial.

"Todo este conjunto de despropósitos obedece a un punto de partida profundamente equivocado, fruto de una política corporativa que ha optado, sin el suficiente debate informado entre sus des-tinatarios directos e inmediatos, por un suicida deslizamiento hacia el polo funcionarial de la función del notario"

Porque con independencia de los riesgos inherentes a la mera existencia de un Gran Hermano notarial, debate que excede al ámbito de nuestra Corporación por afectar directamente al modelo de sociedad y al sistema de libertades, el sistema debe organizarse sobre bases diferentes: El Notario está obligado a facilitar la información legalmente requerida a su Corporación y ésta, en su condición de Administración Pública, es la que debe efectuar su tratamiento para su posterior remisión a las demás entidades públicas, restituyendo al Notario a su auténtica función de autorizar los documentos públicos con arreglo a las leyes y prestar a los particulares un asesoramiento institucional. Con preservación exquisita del principio de secreto del protocolo notarial y existiendo constancia para el Notario responsable de la custodia del protocolo de cualquier acceso a la base de datos existente en la Corporación.
Esto no quiere decir que el Notario quede eximido de su deber de colaborar con los poderes públicos, todo lo contrario. De lo que se trata es de optimizar el uso de los recursos existentes de manera que el cumplimiento ejemplar de nuestras obligaciones no se haga a costa de una sobrecarga de trabajo burocrático en los despachos notariales con la inevitable pérdida de calidad de los datos remitidos. En román paladino, de nada servirá que un alto porcentaje de notarías cumplan sus obligaciones en plazo si a la postre lo único que cuenta es la superación de unas incómodas barreras formales con independencia de la realidad del documento autorizado. De nada servirá amedrentar primero y culpar después culpar al Notario “incumplidor”, el responsable político y el correspondiente coste social será siempre del Notariado.
Pongamos de una vez al Notariado, al que tanto queremos y tanto nos cuesta, al servicio de los Notarios y no a estos al servicio de Notariado, S.A. Esa es la forma correcta de servir, de ser útiles a los ciudadanos y a la sociedad a la que nos debemos.