IGNACIO GOMÁ LANZÓN
Notario de Madrid

BALANCE DE UN CUATRIENIO

La cuestión tecnológica

Una evaluación de las actuaciones del Consejo General saliente en materia tecnológica exige distinguir las actuaciones llevadas a cabo durante el ejercicio 2005  de las de los años 2006-2008.
En la primera fase, el año 2005, siendo Vicesecretario del CGN en materia de Tecnologías de la Información por José Javier Escolano (que al mismo tiempo desempeñaba el cargo de consejero delegado de ANCERT) las actuaciones de ANCERT se caracterizaron por ser una continuación de la línea llevada a cabo durante el primer periodo de existencia de ANCERT (2002-2004), y particularmente del Plan Director 2004 – 2007 “Notariado del Siglo XXI”, implantándose o consolidándose durante este periodo servicios como la remisión de Partes Testamentarios y Actas de Notoriedad, la solicitud del NIF Provisional, la implantación de la Red Privada Notarial (RENO), la creación de un nuevo portal corporativo (nuevo SIC) y mejorándose el sistema de índices informatizados ya implantado desde enero de 2004. En paralelo a estas actuaciones, se dedicaron muchos esfuerzos a potenciar los canales de información y de comunicación interna sobre todas las actividades en materia de nuevas tecnologías a través de Boletines Informáticos, circulares y organizando sesiones informativas en los Colegios.

"Se puede decir que en el año 2005 el notariado empieza a recoger los frutos de la apuesta realizada por las nuevas tecnologías"

Se puede decir, en resumen, que en este año 2005 el notariado empieza a recoger los frutos de la apuesta realizada por las nuevas tecnologías, dando una nueva imagen al exterior de cuerpo modernizado y a la vanguardia en la aplicación de las nuevas tecnologías como medio de buscar la eficiencia y la optimización de recursos, al punto de que algunos de sus proyectos fueron premiados, por ejemplo, por la revista “Computing” o por la Agencia Catalana de Certificación.
En la segunda fase, a partir del año 2006, se produce un inexplicable cambio de rumbo en la estrategia que sin lugar a dudas dejará huella para siempre en la informática corporativa del notariado. En efecto, en la reunión de 25 de septiembre de 2006, el Consejo General del Notariado, adoptó dos decisiones trascendentales:
- Encomendar a una comisión de índices que elaborara unos nuevos índices informatizados que cumplieran con “los requisitos de sencillez, comprensión y fiabilidad”.
- Adelantar el Plan Director de modernización tecnológica 2004-2007, (en relación a la presentación telemática, envío de partes, etc), debido al entonces proyecto de ley de prevención del fraude fiscal y de reformas para el impulso de la productividad
La primera decisión supone que el CGN se propone rehacer completamente el sistema de remisión de los índices informatizados, por razones sugeridas soto vocce pero nunca suficientemente explicadas y difundidas. Con ello se lanza por la borda todo el trabajo y esfuerzo realizado durante tres años por todo el colectivo notarial (notarios, empleados de notaría, Colegios Notariales, ANCERT y casas de informática), curiosamente a los pocos meses de que la circular 1/2006, de 9 de mayo, sobre índices informatizados, introdujera una nueva herramienta (el llamado Doctor índices), para la mejora de la calidad de los índices informatizados ya existentes.

"Somos testigos del cierre de un periodo muy oscuro, lleno de contradicciones y decisiones inexplicables, donde un reducido grupo de personas en tan solo tres años ha conseguido que el notariado experimente una regresión sobre los avances"

Al efecto, se crea una nueva comisión dedicada a los índices que aparta también inexplicablemente de todos los trabajos al creador del sistema inicial, Adolfo Calatayud, que al cabo del tiempo dimite del cargo de Decano del Colegio de Zaragoza. El Nuevo Índice Único (NIU) se pone en marcha en enero del 2007 colapsando todos los despachos y dejando a todas las Administraciones Públicas y a los propios colegios durante varios meses sin ninguna información. Los años 2007 y 2008 se caracterizan en consecuencia por el continuo intento de minimizar los daños causados por el efecto del NIU, que se revela como un sistema muy poco maduro, que adolece de multitud de errores e imprecisiones, y que no puede incorporar datos extraídos automáticamente de los programas de gestión (cosa que se hizo de intento, para evitar la “contaminación” de las casas de informática, pero que finalmente se suprime por la fuerza de la realidad). La dificultad kafkiana de cumplimentar los índices hace que sea necesario que muchas notarías tengan contratar nuevo personal (que en la situación actual de crisis no sería necesario), y llega al extremo de que el Colegio Notarial de Madrid ha de crear un Servicio de Ayuda, al que voluntariamente se acogen decenas de colegiados.
En el segundo aspecto, el adelantamiento del Plan Director de Modernización tecnológica, las decisiones del CGN y de ANCERT no pudieron tampoco ser más desafortunadas. Se decidió diseñar e implantar un sistema de presentación telemática al registro para el que se requería la adquisición de 2.200 servidores (los “Platón”) por un total de 10 millones Euros cuando incompresiblemente y sin ningún lugar a dudas era la solución más compleja técnicamente y más costosa de todas las alternativas posibles. Es más, se tomó la decisión de comprar los 2.200 servidores con todas las licencias correspondientes de software antes de disponer del programa para la presentación en el registro y de hacer pruebas de la idoneidad del sistema en un grupo reducido de notarías, lo que significa que los servidores han estado por un periodo superior al año, instalados en la notaría pero sin ningún tipo de actividad, y que como la aplicación que actualmente está disponible dista mucho de la que inicialmente se concibió, los servidores han resultado no ser lo suficientemente potentes. En otras palabras, los “Platones” ya se han quedado pequeños antes prácticamente de estrenarlos.
El resultado práctico del proyecto es escaso en comparación con lo abultada que resulta la factura de los “Platones”. Es más, ni siquiera ha servido para obtener una mayor consideración y respeto de las autoridades públicas, que han tenido a bien desde la implantación de los índices premiarnos con una “hoja de ruta” para evitar “solapamientos” y para la reducción del 20% de los aranceles en el peor momento de los últimos treinta años.
Finalmente, son de señalar dos cuestiones más. La primera es la incursión de ANCERT en otros negocios distintos de sus objetivos, como la firma de un contrato para el proyecto de la empresa LOGALTY, que supone una obligación de pago de ANCERT a la empresa T-Systems (a su vez socia de LOGALTY) por el montaje de una nueva plataforma de sellado de tiempo, para que ANCERT pueda colaborar prestando el servicio de sellado de tiempo a las transacciones que realice LOGALTY. No se acaba de ver en qué beneficia ello al notariado.
La segunda cuestión es la puesta en funcionamiento del servicio de Consultas al Archivo de Seguros de Vida, que, en cambio, merece una valoración positiva.
En definitiva, somos testigos del cierre de un periodo muy oscuro, lleno de contradicciones y decisiones inexplicables, donde un reducido grupo de personas en tan solo tres años ha conseguido que el notariado experimente una regresión sobre los avances y éxitos conseguidos en materia de nuevas tecnologías hasta el 2005 y lo que es peor, que posiblemente hayan dejado como legado un lastre que sin duda se tendrá que arrastrar durante algunos años más.