JAVIER MANRIQUE PLAZA
Notario de Jerez de la Frontera (Cádiz)

BALANCE DE UN CUATRIENIO

Conocido es que la Ley 24/2005 estableció la posibilidad del acceso telemático del Notario, en su condición de funcionario público, a los propios libros del Registro, lo que permitirá una mayor agilidad y seguridad para el tráfico pues el Notario completará la información de que disponga a través del título exhibido y del Registro (nota simple ...) con los datos que necesite para redactar la escritura.¹   
El Notario, a éstos efectos, y desde el punto de vista de la protección de datos personales sería un usuario según la definición del novísimo Reglamento de Protección de Datos², esto es, sujeto autorizado para acceder a los datos y sólo habría cesión y por lo tanto tratamiento de los mismos en cuanto los utilizara directamente para el ejercicio de su función y ésta cesión sería adecuada y pertinente pues los datos que el Notario puede usar o utilizar entrarían dentro de los afectados por la publicidad formal y por lo tanto su uso, cesión y tratamiento estaría amparado por la Ley Hipotecaria y por el propio consentimiento del interesado que normalmente será quien encarga la escritura.³ 
No olvidemos que el acceso es con firma electrónica reconocida que permite la identificación de los accesos para garantía de la seguridad y que el acceso sería siempre por fincas pues el Notario no puede acceder, sin intermediación del Registrador, al índice de personas.
En el supuesto de haber accedido un documento al Libro de Entrada y no haberse practicado aun su asiento en el Libro Diario solo tendríamos una sucinta referencia al tipo de documento y fecha y Notario autorizante; podríamos pedir copia autorizada electrónica, conforme al artículo 224 Reglamento Notarial, al Notario que la hubiera autorizado, para poder completar lo que publica el Libro de Entrada sin tener que esperar al asiento de presentación; luego si el Notario puede acceder al contenido íntegro del documento por éste medio, ¿como no va a poder hacerlo mediante el acceso directo al Registro?
El acceso telemático en estos términos sería adecuado a los tres principios esenciales de la protección de datos:
1.- Principio de finalidad (coincide con el de la publicidad formal).
2.- Principio de proporcionalidad (será legítimo el tratamiento de datos para la finalidad perseguida).
3.- Principio de seguridad (adopción de las medidas necesarias para garantizar el correcto tratamiento= usuario + firma electrónica + claves de acceso).
En definitiva con esta interpretación, si hubiera voluntad para ello, hoy sería perfectamente posible el acceso telemático on line de los Notarios a los Registros sin ningún reparo legal ni de publicidad formal ni de protección de datos.
El problema es que la Ley 24/2005 pasados ya tres años está sin desarrollar en éste punto y ante la falta de normativa y no ser posible el acceso directo al Registro por parte del Notario, se sigue utilizando el perfectible sistema de las notas simples informativas y de la información continuada.

"El Notario debe tener acceso telemático directo on line al Registro sin intermediación del Registrador y es urgente el desarrollo normativo y técnico necesario para ello"

El nuevo artículo 175 del Reglamento Notarial obliga al notario, "salvo en los casos de imposibilidad técnica, acceder al registro on line para obtener la información necesaria para averiguar el estado de titularidad y cargas de los inmuebles que vayan a ser objeto de una escritura autorizada por él; este acceso será a los propios libros del registro sin ninguna limitación; el Notario utilizará la información que sea necesaria y suficiente para preparar el documento que le haya sido encargado."⁴  El problema es que el propio Reglamento Notarial después de indicar que este acceso se realizará en el momento más próximo posible al otorgamiento de la escritura ordena que se incorpore un testimonio del acceso telemático a la propia escritura y esto es auténtico dislate porque constituiría una infracción flagrante de la propia normativa de protección de datos ya que si el acceso es a los libros del Registro, al testimoniar en la escritura el total contenido de los libros, sin limitación, podemos estar publicando datos sensibles, y también, datos no publicables como asientos anotaciones o notas marginales cancelados o caducados y relativos a la capacidad económica del titular. Estos datos no pueden incorporarse la escritura porque están protegidos y si se incorporan supondrían un tratamiento ilegítimo de estos datos prohibidos por la normativa de protección.
En los últimos tiempos las normas de derecho notarial -recuérdese el artículo 98 Ley Hipotecaria- tienen como objetivo adelgazar el contenido de las escrituras, con esta incorporación a parte de redundante conseguiríamos en la mayor parte de los casos un tamaño de las escrituras absolutamente desmesurado.⁵
Probablemente quizás no sea posible testimoniar el acceso realizado dadas las prevenciones que establece la propia Ley Hipotecaria para impedir el tele vaciado.
Si el Notario accede al contenido de los libros del Registro a los efectos de informar debidamente a las partes acerca del acto o negocio jurídico comprobando la titularidad y estado de cargas concreto de la finca objeto de la escritura, está emitiendo un juicio jurídico bajo su propia fe y su propia responsabilidad en el momento más próximo al otorgamiento de la escritura; por lo tanto la incorporación del contenido del propio Registro sería lo mismo que si incorporamos al documento testimonio de los títulos anteriores inscritos o las certificaciones o notas registrales o los poderes.⁶
La única interpretación posible sería, a mi juicio, entender este testimonio referido al Libro de Entrada que, en el nuevo sistema, es el que garantiza la situación actualísima de la finca on line.
En definitiva, creo que el desarrollo de ésta normativa de ir en la línea trazada en los principios enunciados:
1.- El Notario debe tener acceso telemático directo on line al Registro sin intermediación del Registrador y es urgente el desarrollo normativo y técnico necesario para ello.
2.- Este acceso telemático será complementario la titularidad obtenida del título exhibido, -pilar fundamental del tráfico jurídico ordinario- complementado con la  información continuada, sistema que debe mantenerse si bien adaptando su regulación a los medios técnicos actuales, desterrando el obsoleto fax e implantando la petición y envío de notas por vía telemática, en plazos necesariamente más breves que los actuales. Incluso podría plantearse un acceso directo a un repositorio de notas simples de cada una de las fincas pero sin renunciar al acceso telemático directo a los efectos que, en cada caso, sean procedentes que fundamentalmente sería dos: la necesidad de obtención de datos históricos y complementarios de cada finca, titularidad y cargas y el acceso en el momento más próximo posible al otorgamiento de la escritura al Libro de Entrada para comprobar la situación totalmente actualizada.
Sin embargo éste sistema sería aún perfectible pues no hay que profundizar demasiado para darnos cuenta que por mucho que el Notario consulte el Registro en el mismo momento del otorgamiento, si luego el plazo de presentación telemática alcanza hasta el siguiente día hábil, lógicamente no hay seguridad absoluta de conseguir prioridad sobre la situación que se ha consultado pues en ese intervalo, entre el otorgamiento de la escritura y la comunicación electrónica, puede entrar cualquier documento que modifique la situación registral.
Creo que podrían establecerse dos medidas de seguridad que cerrarían la absoluta seguridad del sistema:
1.- La anhelada reserva de rango por plazo limitado (podrían establecerse como tope 48 horas) a favor del titular solicitante de información registral a través de Notario para el otorgamiento de escritura.
2.- Ello debería de complementarse con la necesidad de que quedara un registro indeleble en el Libro de Entrada de cada acceso que se realizara por Notario o funcionario público a cualquier finca, que se pusiera de manifiesto como publicidad-noticia en la propia información  del Libro de Entrada.
En el estado actual de la técnica ambos objetivos serían muy fáciles de implementar, sólo haría falta el impulso de la voluntad política necesaria para ello y el desarrollo normativo correspondiente, siendo incomprensible que tres años después de la Ley 24/2005, aún no hay el más mínimo indicio de la puesta en marcha del sistema. Con razón alguno se preguntaba si no sería necesaria una tercera Ley 24, en estos tiempos en que lo obvio necesita reinterpretarse con multitud de resoluciones favorables y, en no pocos casos, con nueva norma que lo reitere.

¹ Muchas veces al redactar una escritura es necesaria la consulta del historial completo de la finca por la existencia de cargas por procedencia, servidumbres, afecciones, descripciones de restos de fincas después de segregaciones, fecha de calificación definitiva de VPO, Estatutos de la Propiedad Horizontal que no constan en la nota registral y la mayoría de las veces tampoco en el título inmediato que es del que normalmente disponemos.. Y no se me diga que es posible conseguir éstos datos mediante la nota simple, en la que se puede solicitar que extremos se desean literales, pues aparte de la intermediación del Registrador en este tipo de publicidad no tendrá la operatividad e inmediatez del acceso on line.
² Real decreto 1720/2007 de 21 de diciembre, que ha entrado en vigor recientemente, el 19 de abril de 2.008
³ Precisamente en éstos momentos tras la Ley 41/2007 ha quedado más claro el alcance de la publicidad formal del Registro, tras la reforma del artículo 12 Ley Hipotecaria, reduciéndose el ámbito de la publicidad formal en materia de hipotecas a aquello que tenga trascendencia real cuyo contenido tasa el propio artículo en su párrafo 1º, siendo el resto del clausulado objeto de trascripción y de publicidad-noticia.
⁴ Como hemos dicho actualmente nos encontramos, al parecer sine die en el supuesto de imposibilidad técnica que además se de carácter jurídico por falta de normativa de desarrollo
⁵ Pensemos por ejemplo en un préstamo hipotecario de un edificio de muchas viviendas en régimen de propiedad horizontal, que ahora llevaría además transcritas todas la cláusulas financieras, por imperativo del artículo 12, 2º Ley Hipotecaria.
⁶ Recordemos los artículos 98 Ley Hipotecaria y 159 y 164 del Reglamento Notarial.