ALFONSO MADRIDEJOS FERNÁNDEZ
Notario de Madrid

La reciente Ley 20/2011, de 21 de julio, constituye uno de los grandes hitos de la última legislatura puesto que supone una transformación en profundidad del Registro Civil, el registro más importante en nuestro país, al menos en términos cualitativo puesto que afecta a la persona y a su estado civil.
Se trata de una ambiciosa reforma cuyo resultado será la creación de un nuevo registro civil con una organización novedosa y sumamente eficiente que, mediante la incorporación de las nuevas tecnología, permite, protegiendo siempre el derecho a la intimidad, alcanzar el grado óptimo de publicidad y, al mismo tiempo, liberar al ciudadano de cargas administrativas innecesarias. De esta forma, se definen los parámetros de lo que puede y deber ser un registro moderno, adaptado, como dice el preámbulo de la Ley, tanto a los valores consagrados en la Constitución de 1978 como a la realidad actual de la sociedad española.

"Se definen los parámetros de lo que puede y deber ser un registro moderno, adaptado, como dice el preámbulo de la Ley, tanto a los valores consagrados en la Constitución de 1978 como a la realidad actual de la sociedad española"

Destaca, en primer lugar, la decidida apuesta por la incorporación de las nuevas tecnologías ya que el Registro Civil pasa a ser un auténtico registro electrónico, un registro totalmente informatizado y accesible por medios telemáticos con lo que se corta definitivamente el cordón umbilical que ligaba este registro al papel.
En el nuevo Registro civil todos los asientos se practican, única y exclusivamente, en soporte electrónico y todos los datos son objeto de tratamiento automatizado, integrándose en una gran base única. Todos los Encargados de las Oficinas del Registro Civil disponen de firma electrónica reconocida mediante la que se practican necesariamente los asientos y se expiden las certificaciones. Las comunicaciones entre las Oficinas del Registro Civil se realizan mediante medios electrónicos. El acceso a la información de las Administraciones y de los funcionarios públicos se hace por medios electrónicos. Y las certificaciones de los datos que consten en los asientos se expiden por medios electrónicos.
Sólo excepcionalmente, y estas son las únicas concesiones al papel, se pueden expedir certificaciones no electrónicas o practicarse, en caso de imposibilidad, asientos en soporte papel que deben trasladarse al formato electrónico con la mayor celeridad.
El nuevo Registro civil es además un registro único. Como señala la exposición de motivos, la vocación modernizadora lleva a configurar el Registro Civil como una base de datos única lo que permite compaginar la unidad de la información con la gestión territorializada y la universalidad en el acceso y se consigue la superación del Registro físicamente articulado en libros custodiados en oficinas distribuidas por toda España, eximiendo al ciudadano de la carga de tener que acudir presencialmente a las oficinas del registro.

"El Registro Civil pasa a ser un auténtico registro electrónico, un registro totalmente informatizado y accesible por medios telemáticos con lo que se corta definitivamente el cordón umbilical que ligaba este registro al papel"

El nuevo Registro Civil, gracias a los avances de las nuevas tecnologías, se configura como un registro único en el que a cada persona se le abre un registro individual en el que constan todos sus datos susceptibles de inscripción, lo que permite abandonar la vieja preocupación por la constancia territorial de los hechos y suprimir cargas administrativas hoy no justificables.
El Registro civil único, consistente en una gran base de datos articulada en base a registros individuales de cada persona, está a cargo de un grupo homogéneo de funcionarios, los Encargados del Registro Civil, que, bajo la dependencia de la Dirección General de los Registros y del Notariado, se encuentran al frente de las correspondientes Oficinas del Registro Civil distribuidas por todo el territorio nacional. Pero la distribución territorial, de las Oficinas que no del Registro, no supone una carga administrativa para el ciudadano sino que, muy al contrario, siendo la competencia común y compartida de todos los encargados, supone es una gran mejora en cuanto a la agilización de los procedimientos ya que el interesado puede elegir, con toda libertad, la Oficina que le resulte más cómoda.
Desaparecida la competencia por razón del territorio lo que hay es una competencia compartida de todos los Encargados y de todas las Oficinas de tal forma que los ciudadanos podrán presentar sus solicitudes en cualquier Oficina y todos los encargados son competentes para practicar las inscripciones o asientos que se les solicite con absoluta independencia del lugar de nacimiento de la persona o del territorio en que se haya producido el dato que va a acceder al Registro Civil. Una vez realizada la solicitud en la Oficina que el ciudadano elija con toda libertad su encargado deviene competente para practicar el asiento (para evitar duplicidades las solicitudes realizadas quedan registradas en una base de datos a la que acceden los demás encargados para rechazar las solicitudes sobre las que otra oficina ya se hubiera pronunciado o hubiese sido requerida para ello).

"La vocación modernizadora lleva a configurar el Registro Civil como una base de datos única lo que permite compaginar la unidad de la información con la gestión territorializada y la universalidad en el acceso y se consigue la superación del Registro físicamente articulado en libros custodiados en oficinas distribuidas por toda España"

Se trata, por tanto, de una gran base de datos que se nutre de los asientos que practica cualquiera de los Encargados de las Oficinas que se distribuyen por toda España no por razón de competencia sino de proximidad y servicio a los ciudadanos. De esta forma no sólo se facilitan enormemente los trámites a los ciudadanos sino que se consigue una deseable unidad de criterio, frente a la dispersión territorial hasta ahora existente que hacía que lo que no se inscribía en un registro se inscribiese en otro sin problemas, a través de la actuación de la Dirección General de los Registros y del Notariado cuyas instrucciones, resoluciones y circulares son siempre vinculantes.
Por último, este Registro Civil único y electrónico es un registro público, caracterizado por la universalidad en el acceso, al que todas las Administraciones y funcionarios públicos, en el ejercicio de sus competencias y bajo su responsabilidad, pueden acceder directamente mediante procedimientos electrónicos. Los ciudadanos tienen libre acceso a los datos que figuren en su archivo individual y pueden obtener información sobre los datos de otras personas, siempre que se identifiquen y tengan un interés legítimo, mediante certificaciones que se pueden solicitar y expedir, por medios electrónicos, en cualquiera de las Oficinas del Registro Civil.
El acceso directo y electrónico de Administraciones y funcionarios, en el ejercicio de sus competencias, se convierte en el principal sistema de publicidad puesto que solo se puede exigir a los ciudadanos que presenten certificados cuando los datos no obren ya en su poder o cuando fuere imposible su obtención directamente por medios electrónicos.

"Se trata de una gran base de datos que se nutre de los asientos que practica cualquiera de los Encargados de las Oficinas que se distribuyen por toda España no por razón de competencia sino de proximidad y servicio a los ciudadanos"

Por supuesto, el régimen de publicidad se hace con pleno respeto al derecho de la intimidad ya que los datos más sensibles (filiación adoptiva o desconocida, cambios de identidad, rectificación de sexo, causas de privación o suspensión de patria potestad y matrimonio secreto) son sometidos a un régimen de protección especial y a una publicidad restringida, siendo solo son accesibles para el interesado o para los terceros que él expresamente autorice.
Ciertamente, llevar a cabo una reforma de tal calado no es fácil y por ello se establece un plazo de tres años para la entrada en vigor de la nueva regulación. Durante ese plazo deberá realizarse un ingente trabajo para conseguir la puesta en marcha del nuevo Registro civil, único y electrónico, incluida la incorporación de los datos digitalizados desde 1950 que constan en la base de datos del Registro civil a registros individuales, pero el resultado, la creación del primer registro moderno del siglo XXI, seguro que vale la pena.

"El acceso directo y electrónico de Administraciones y funcionarios, en el ejercicio de sus competencias, se convierte en el principal sistema de publicidad"

Mientras tanto, quedan trazadas con nitidez las líneas básicas que necesariamente deberá seguir cualquier registro que pretenda estar a la altura de las exigencias de la nueva sociedad en la que vivimos.