ANTONIO BELTRÁN
Notario de Madrid

A través de casi un año de actos públicos el Notariado está celebrando su 150 cumpleaños. Una efemérides que no debe pasar sin que todos y cada uno de los servidores de la institución hagamos una profunda reflexión sobre el camino recorrido. Y lo que es más importante, donde queremos llegar.
Han sido 150 años de valiosa y diaria labor callada, desempeñada por todos los notarios. Un trabajo que ha dotado al Notariado de una gran solvencia e implantación social. Ciento cincuenta años de soluciones jurídicas que en algunas ocasiones han sido la avanzadilla de grandes reformas legislativas. Ciento cincuenta años que de ninguna manera han envejecido la institución. Lo demuestra su capacidad de adaptación constante a todos los requerimientos y necesidades que reclama la sociedad civil a la que sirve.
Sin embargo, al Notariado, después de ciento cincuenta años de méritos acumulados, le queda un paso más para seguir en la vanguardia de las nuevas tecnologías. Le queda, expresándolo en términos académicos, una última asignatura en su brillante currículo.
De la asignatura ya dominamos toda la teoría. Sobre las nuevas tecnologías se han publicado numerosos y rigurosos trabajos. Se ha escrito sobre la firma electrónica, el documento notarial electrónico, las copias electrónicas, etc.. También disponemos de la base física tecnológica necesaria para desarrollar los aspectos prácticos de la materia. No nos falta ni tan siquiera una legislación que, con máximo rango normativo, admita su utilización, con alguna reserva.

"Han sido 150 años de valiosa y diaria labor callada, desempeñada por todos los notarios. Un trabajo que ha dotado al Notariado de una gran solvencia e implantación social"

Lo tenemos prácticamente todo, sin embargo, no nos atrevemos a dar el gran salto: la sustitución paulatina del papel como soporte documental único de nuestra función.
Durante el ciclo de conferencias que la Academia Matritense del Notariado ha organizado en el curso 2011- 2012, he tenido la oportunidad de asistir a dos de ellas que dejan entrever la pérdida de importancia del papel con la aparición de las nuevas tecnologías.
En la primera de ellas, Manuel González-Meneses García-Valdecasas, nos dibujó, entre otros muchos aspectos, el impacto que van teniendo las nuevas tecnologías en los servicios prestados por los denominados terceros de confianza. Nos habló de funciones algorítmicas utilizadas para aplicar huellas digitales a documentos electrónicos que garantizan su inviolabilidad más allá de la que proporciona el papel. De un sin fin de tecnologías que tienen su más cotidiana expresión jurídica en las firmas electrónicas, que por su propia esencia son inaplicables al papel.
En la segunda, cronológicamente hablando, Francisco Calderón Álvarez, desgranó la trascendental evolución que han sufrido un tipo de  “títulos valores”, desde su esencia de incorporación del derecho al titulo, papel al fin y al cabo, hasta su existencia virtual en las anotaciones en cuenta de las agencias de valores. Nos llevó desde el accionista que tenía depositadas física e individualizadamente sus acciones impresas en la caja del banco, al accionista que ve sus acciones representadas con una serie de guarismos y secuencias alfanuméricas en una pantalla de ordenador, tableta o teléfono móvil. Es decir, sin papel.
La vida diaria también nos muestra, que en los procedimientos relacionados con la seguridad de las transacciones, el papel va perdiendo, poco a poco, el protagonismo de antaño. Veamos algunos ejemplos.
Si alguien ha ido a renovar el certificado electrónico contenido en el chip del documento nacional de identidad habrá comprobado que el trámite lo realiza una máquina. No queda constancia en papel.
Las compras con tarjeta de crédito: En la mayoría de las transacciones no se firma ya ningún papel. O, se teclea un pin; o, se introduce un código denominado “CVV”, o simplemente se firma en una tableta biométrica.
En las conocidas tiendas de “la manzana”, los préstamos al consumo se tramitan y aceptan telemáticamente. Nada de papel.
Una famosa marca de moda española, en la recién inaugurada tienda de la Quinta Avenida de Nueva York, ha incorporado, como una de las características innovadoras, la posibilidad de pagar las prendas mediante la utilización del teléfono móvil. Ya no solo no hay papel, sino que ni siquiera hay medio de pago físico (“el plástico”).

"La cuestión, no está tanto en prescindir del papel para la creación y conservación del soporte documental original del acto o contrato, como en la forma de distribución, uso y circulación del producto de nuestra intervención jurídica y fedataria"

Un apunte más: las tarjetas de embarque en la aviación comercial. Actualmente, la tarjeta de embarque puede llevarse en el teléfono móvil. Un lector o escáner lee un código gráfico desde la pantalla del teléfono y si todo es correcto, el pasajero tiene acceso a las zonas restringidas de embarque del aeropuerto. Posteriormente, en la puerta de embarque, el personal de tierra de la compañía, lee el nombre del pasajero en la pantalla del teléfono, le identifica con su pasaporte o documento de identidad, y se comprueba la veracidad de la tarjeta de embarque electrónica mediante la lectura de un código de barras en un escáner. El papel ha dejado de ser imprescindible para la seguridad. Prescindible, pues, en un entorno donde el acceso al mismo y la identificación de las personas suele ser tema de seguridad nacional en la mayoría de los países.
Y, por cierto, ¿algún jurista ha puesto en duda la promulgación electrónica de las leyes en el nuevo Boletín Oficial del Estado? ¿Y que hay de la sanción electrónica del Jefe del Estado?.
El papel ya no es el soporte único para dar seguridad a documentos y declaraciones de voluntad. Algunos llegan a afirmar, que con la tecnología actual el papel es menos seguro que el soporte electrónico, desde el punto de vista de su integridad y conservación.
Y, ¿dónde estamos los notarios?. ¿Hemos percibido, en toda su amplitud, esta inmensa revolución, que se suele comparar con la invención de la imprenta?.
Pues no. Seguimos manejando demasiado papel. Tomos y tomos repletos de matrices, encuadernados con métodos y materiales propios del siglo XIX, de los que expedimos copias electrónicas, copias en papel, autorizadas y simples, testimonios ejecutivos y no ejecutivos, traslados informativos, etc. Manifestaciones todas ellas, en el fondo, de un mismo contenido. También, elaboramos índices, comunicaciones, estadísticas, etc., tanto en papel como en soporte electrónico. No cabe duda, de que el Índice Único Informatizado y las copias electrónicas han supuesto un avance importante para conseguir el aprobado de la asignatura.
Sin embargo, todo lo desarrollado hasta el momento no basta si queremos el sobresaliente “cum laude”. No puede perpetuarse en el tiempo ese volcado de datos del papel a soportes electrónicos para que sea mínimamente utilizable por los destinatarios de la actividad notarial. Pensemos, que más pronto que tarde, los usuarios de la seguridad jurídica preventiva preferirán tener, en todo momento y en todo lugar, un acceso “on line” al documento electrónico que contenga todas las condiciones de adquisición de la titularidad de su vivienda. Llevar la copia electrónica del poder en el teléfono móvil. Algunos ya no querrán cargar con su copia autorizada (¡en papel!).
Utilizar el papel como único y absoluto soporte de nuestra actividad, casi puede compararse con mantener aquella legión de copistas, que armados de máquina de escribir y papel carbón hacían las copias de las escrituras antes de que apareciera la primera fotocopiadora.
Aún así, cuando actuamos dentro del medio electrónico aparecen vestigios de la influencia del papel. Un ejemplo: la circulación de las copias electrónicas, sus envíos, presentaciones y traslados a papel. Un procedimiento rebosante de comunicaciones y contra comunicaciones, notas y contranotas, asientos y contra asientos, en todos los libros que, por el momento, somos capaces de llevar, repitiendo lo mismo para ser conservado en papel por todos los actores intervinientes, y que luego podrán digitalizar para mejor conservación. Del papel al mundo electrónico, otra vez al papel y de nuevo al mundo electrónico. No sería más sencillo que de todos esos apuntes quedara un justificante electrónico automático anotado en un “expediente electrónico-matriz electrónica”, o como queramos llamarle.
Pero el papel, desde el punto de vista de nuestra función, tiene propiedades importantes que no podemos despreciar.
Una. Ningún formato ni soporte electrónico ha superado, todavía, al papel en duración temporal. La evolución tecnológica deja obsoletos los soportes en un corto periodo de tiempo. Un aspecto a tener muy en cuenta.
Dos. El papel elimina la dependencia de lo que se denominan estándares en el mundo de la informática: El formato PDF es uno de ellos. Los estándares se fijan y cambian por las empresas tecnológicas según sus conveniencias. Un soporte puede devenir ilegible con el paso del tiempo por un simple abandono del estándar que lo regulaba. Algo no recomendable para documentos cuya eficacia jurídica se extienda durante un prolongado periodo de tiempo.

"Minimizar y con el tiempo eliminar el protagonismo del papel en determinadas técnicas notariales, nos serviría para redirigir más recursos hacia el fortalecimiento de la función y causa última de nuestra existencia: la seguridad jurídica preventiva"

Así pues, la cuestión, no está tanto en prescindir del papel para la creación y conservación del soporte documental original del acto o contrato, como en la forma de distribución, uso y circulación del producto de nuestra intervención jurídica y fedataria. Es posible que, después de otorgada la escritura, deba crearse como una especie de matriz electrónica con diferentes facetas o versiones descargables. Facetas o aspectos, cuyo grado de visibilidad deberá determinarse en función del destinatario y su derecho a obtener copia, distinguiendo entre particulares y administraciones públicas.
También es posible, que con el tiempo, y alguna modificación legislativa, lo que debamos conservar en el tomo del protocolo sea un segundo original-copia en papel, generado a partir del expediente o matriz electrónica, para ser accesible y legible en todo momento, sin dependencia de factores tecnológicos ajenos. Siempre utilizable, sin intermediarios, para el caso de que debiera reconstruirse la parte electrónica puesta en circulación.
No se trataría tampoco de simplificar todo el funcionamiento del sistema en una página web, porque, aparte de que la fórmula ya está inventada, no resolvería, de forma satisfactoria, todas aquellas cuestiones derivadas de la protección del secreto del protocolo.
Minimizar y con el tiempo eliminar el protagonismo del papel en determinadas técnicas notariales, nos serviría para redirigir más recursos hacia el fortalecimiento de la función y causa última de nuestra existencia: la seguridad jurídica preventiva. Una prestación de confianza insustituible, desarrollada dentro de la modernidad, con la misma eficacia y a unos costes razonables para ser soportable por los “mercados”. Seguir siendo, como hoy, un eficaz sistema de seguridad jurídica de todo tipo de transacciones dentro del moderno estado de derecho, allanando a los ciudadanos el sinuoso camino que algunas veces forman los recovecos del derecho. Poniendo a su disposición los documentos autorizados en un formato más cómodo de utilizar para los fieles del “Smartphone” y las tabletas.
La pervivencia y utilidad social de la actividad notarial como siempre la hemos concebido y hasta la fecha venimos desempeñado, requiere una reformulación de los procedimientos de prestación de la función, incorporando de forma más decidida las nuevas tecnologías, para facilitar a los destinatarios de la fe pública extrajudicial un acceso rápido y continuado a sus documentos.
Pasa, en fin, por una especie de reestructuración formal de la escritura pública para adaptarla a un soporte electrónico de alta tecnología, conservando todos sus atributos.
Si la Ley de 28 de mayo de 1862 preparó al Notariado para los retos del siglo XX, la Ley 24/2001, le abrió la puerta del siglo XXI. Atrevámonos a cruzarla con decisión.