SIMPOSIO NOTARIAL 2016

En el recién concluido Simposio Notarial, celebrado en Madrid, durante el último fin de semana del pasado mes de mayo, se adoptó como conclusión la de "... que se debe apostar por el llamado sistema de doble matriz, que implica conservar el formato papel como medio para garantizar la inmediatividad de la función en el momento de la prestación del consentimiento, con todas las ventajas que ello implica, además de la seguridad de conservación a largo plazo que este soporte ha probado sin discusión alguna. Ello no impide aprovechar los nuevos medios tecnológicos para centralizar en un documento electrónico bajo control notarial todas las vicisitudes del negocio, favoreciendo así su fácil utilización como título del tráfico”.
Ya hace algunos años, en esta misma publicación¹, puse de relieve la necesidad de que el Notariado, tan brillante en muchos aspectos, se estaba quedando atrás en su adaptación a las nuevas tecnologías. En definitiva, que nuestra actividad debía de ir abandonando, progresivamente, el soporte en papel para la puesta en circulación y distribución de los documentos notariales.
Allí, expuse, por primera vez, la posibilidad de que la función notarial debía adoptar un sistema de doble matriz, una de papel, y otra en soporte electrónico. La primera destinada a recoger la esencia fundamental de nuestra función: presencia, juicio de identidad, juicio de capacidad, la expresión del consentimiento de los otorgantes mediante su firma manuscrita, y nuestra autorización del documento, con los tradicionales signo, firma y rúbrica. La segunda, duplicado de la primera, destinada a la circulación del documento y a recoger todas las vicisitudes, usando la terminología del Simposio, que se van originando con posterioridad al otorgamiento.

"Se debe apostar por el llamado sistema de doble matriz"

También me referí a la Ley 24/2001 de 27 de diciembre, hito fundamental en el camino hacia el documento notarial electrónico. Esta ley proclamó la equivalencia de efectos del documento público, con independencia del soporte en el que estuviera redactado. Definió los requisitos y procedimientos de generación de los documentos tanto en soporte papel como en soporte electrónico. Sin embargo, la disposición transitoria undécima, añadida a la Ley del Notariado, consciente del gran paso dado hacia el futuro, impuso prudencia: “Hasta que los avances tecnológicos hagan posible que la matriz u original del documento notarial se autorice o intervenga y se conserve en soporte electrónico, la regulación del documento público electrónico contenida en este artículo se entenderá aplicable exclusivamente a las copias de las matrices de escrituras y actas así como, en su caso, a la reproducción de las pólizas intervenidas”.
He de reconocer mi desacuerdo inicial con los pronunciamientos de esta disposición transitoria, posiblemente, debido a un cierto embelesamiento tecnológico. Sin embargo, transcurridos quince años de vigencia, he descubierto la inteligencia del precepto cuando dice “hasta que los avances tecnológicos hagan posible…”. Usando la terminología del derecho de patentes: hasta que “el estado de la técnica” haga posible. El estado de la técnica no parece que haya variado sustancialmente. El sistema operativo “Windows 7”, que aún funciona en la mayoría de los ordenadores de nuestros despachos, fue registrado por “Microsoft Corporation” en 2009 y el iPhone 3 se lanzó en junio de 2008, por destacar lo más llamativo. Pero, es innegable que, en las notarias, sí ha cambiado “el estado de la técnica”
Cuando entró en vigor la Ley 24/2001, el fax era lo más avanzado en comunicaciones telemáticas. No había llegado, aún, el Índice Único Informatizado. Las copias se enviaban por correo ordinario. El pago telemático de impuestos era casi una entelequia. Aparecían los primeros mensajes de correo electrónico. Y faltaban tres años para la promulgación de la Ley de firma electrónica vigente. Hoy, el fax ha sido marginado. Las copias viajan en su mayoría por vía telemática. El pago de impuestos on line, ya alcanza a casi todas las Comunidades Autónomas. Y un sin fin de pequeños detalles que han cambiado nuestra forma de trabajar haciéndola mucho mas “electrónica”.
Pero, con todo este inventario tecnológico, ¿ya son posibles los “otorgamientos electrónicos”? Desde un punto de vista estrictamente técnico, creo que sí. Ahora bien, ¿puede soportarlo la fe pública? Creo que no. No olvidemos que uno de los pilares fundamentales del documento público notarial es la presencia del notario en el momento del otorgamiento. En la autorización notarial las percepciones sensoriales son esenciales (“lo que el notario ve, oye o percibe por sus sentidos”). Y no es capricho. La presencia viene exigida por el imprescindible control que del entorno físico ha de ejercer el notario, para que las declaraciones de voluntad sean emitidas libremente por personas capaces, finalizando con la exteriorización del consentimiento humano: la firma manuscrita, en el único soporte, hoy por hoy, más adecuado: el papel. La firma electrónica y los soportes electrónicos podrán algún día ocupar su lugar, pero será cuando a todos los otorgantes que comparezcan ante nosotros les resulte más fácil estampar la firma electrónica en vez de la manuscrita. O cuando en un otorgamiento simultáneo en forma telemática se firme una sola matriz con varios notarios intervinientes, controlando cada uno de ellos el entorno físico de los distintos lugares en los que los otorgantes expresan el consentimiento en su presencia. O cuando los soportes electrónicos superen, con creces, las ventajas del papel en legibilidad, conservación y durabilidad. Si lo que se pretende es que, a través de la firma electrónica de un soporte electrónico, se elimine el control del entorno por parte del notario en el momento de aplicarla, el documento público perderá la solidez de la que goza ahora y el notario pasará a ser uno más de los terceros de confianza que compiten en la red de redes.
Así pues, la inteligencia de la disposición transitoria la encontré al sustituir los conceptos de “avances tecnológicos” por “uso generalizado de la tecnología” y el de “hagan posible” por “hagan soportable”, para fe pública. Entretanto, la doble matriz se erige como el mejor sistema en esta etapa transitoria. El papel para hacer lo de siempre y el soporte electrónico para adaptar el documento público notarial al entorno tecnológico del siglo XXI.

"Conservar el formato papel como medio para garantizar la inmediatividad de la función en el momento de la prestación del consentimiento, con todas las ventajas que ello implica, además de la seguridad de conservación a largo plazo que este soporte ha probado sin discusión alguna"

Y volviendo a nuestra Ley Orgánica del Notariado modificada por la Ley 24/2001, recordemos: el artículo 17 de la Ley, en el párrafo tercero de su apartado primero establece que “Es escritura matriz la original que el notario ha de redactar sobre el contrato o acto sometido a su autorización, firmada por los otorgantes, por los testigos instrumentales, o de conocimiento en su caso, y firmada y signada por el mismo Notario…”. Y el artículo 17 bis: “Los documentos públicos a que se refiere el artículo 17 de esta ley, NO perderán dicho carácter por estar redactados en soporte electrónico con la firma electrónica avanzada del notario, y en su caso, de los otorgantes e intervinientes…” Ahí están las definiciones de ambos tipos de matriz. Cada declaración, con sus matices, se refiere a los dos soportes: El artículo 17, matriz de papel, el 17 bis, matriz electrónica, pero con una diferencia: la matriz electrónica puede ser creada con tan solo la firma del notario. Esto es importante, pues permite dos cosas: una, crear la matriz electrónica como replica de la de papel firmando únicamente el notario, y dos, una vez creada la matriz electrónica, podrá recibir cuantas notas y diligencias origine la actividad notarial, sin tener que reproducirlas en el papel, y que por definición, una copia, propiamente dicha, no puede soportar. Esta posibilidad hace de la matriz electrónica un instrumento público potentísimo a la hora de ponerlo en circulación y automatizar muchos procedimientos que ahora se realizan manualmente y en papel. De entrada, las ventajas son evidentes: facilidad de circulación, inmediatez en la consulta, mayor control y todo a menor coste.
Hasta aquí, mera teoría jurídica. Teoría que ha de “traducirse” y trasladarse, para que pueda funcionar en un sistema informático. La cuestión no es simple. En el mundo informático todo son “unos y ceros”, “blanco o negro”. Por el contrario, en el mundo jurídico hay infinidad de “grises”. Esa diferencia entre ambos mundos, casi antagónica, implica que una institución jurídica bien concebida, acabe "electrónicamente" desvirtuada por completo. De ahí, y hablando con la terminología propia de los programas informáticos, la importancia de las “prestaciones” o capacidades del “traductor”. Cuanto mejores sean sus “prestaciones”, mejor será el resultado y mejores serán las “prestaciones” que tendrá la institución jurídica en su versión informática. No hace falta mencionar que cualquier error u omisión, en este ámbito, afectará directamente a las "prestaciones jurídicas" nuestra querida “fe pública”.
Y ahora, soñemos, por un momento. Acabamos de autorizar una escritura de compraventa, tenemos en la mano la matriz con todos sus documentos unidos. Estamos ante la pantalla de nuestro ordenador y hemos accedido a las aplicaciones del Sistema SIGNO. En el apartado de expedientes electrónicos pinchamos, con el ratón, sobre el número que acabamos de firmar. Se abre una nueva pantalla en la que vemos diferentes pestañas: Datos del expediente, Trámites del expediente, Avisos del expediente, Documentos, Copias. Acabamos de ver lo que es la matriz electrónica: un expediente electrónico, que en el momento en que lo firmemos, iniciará su vida con los atributos que le conceden las leyes, y los automatismos y procedimientos que estas permiten. No es este el lugar para entrar en todos los detalles, pero si en algunos.
Fijémonos en el apartado de los documentos, ahí están, el texto puro de la matriz “de papel”, y sus documentos unidos, los textos (algunos generados automáticamente) de las sucesivas notas y diligencias: expedición de copias, diligencias de relación con registros y agencias tributarias autonómicas, etc. Podemos incluso reconocer que los textos son “nuestros”, pues los hemos precargado antes en un apartado de configuraciones. También observamos las subsanaciones de los errores y omisiones padecidos, que bajo nuestra fe y firma electrónica, hemos llevado a cabo, siguiendo al pie de la letra el procedimiento regulado en el Reglamento Notarial. Vemos que un compañero ha autorizado algún documento que afecta al que tenemos en pantalla, para, o bien consultarle, o bien, solicitar copia, si el interesado, que ha comparecido ante nosotros, tuviera derecho a ella.
Asimismo, nos resulta muy útil el apartado “Copias”. Aquí, ya no solo vemos que hay copias simples y copias autorizadas. El medio informático y los procedimientos de circulación on line han multiplicado los tipos: ahora además de las de siempre vemos copias “individuales”, “múltiples”, con destinatario “exclusivo”, con destinatario “genérico”; “indefinidas” y “temporales”; “solo para ver”, y “para descarga”. Cada una de ellas con sus exclusivas propiedades informáticas de visualización, derivadas directamente de las exigencias del secreto del protocolo y titularidad del mismo. En otro apartado, observamos que hay un formulario con casillas, que en función de las que vamos seleccionando, le aplicamos a la matriz electrónica los criterios de visibilidad por los destinatarios de su contenido. Al mismo tiempo, y a medida que vamos pinchando casillas, el sistema calcula los honorarios arancelarios devengados por la circulación electrónica del documento.
En cuanto al resto de apartados, ya podemos verlos, hoy, en los servidores PLATON.

"Aprovechar los nuevos medios tecnológicos para centralizar en un documento electrónico bajo control notarial todas las vicisitudes del negocio, favoreciendo así su fácil utilización como título del tráfico"

Sigamos soñando, un cliente, en cumplimiento de un plazo perentorio, nos llama angustiado, desde el extranjero, porque necesita presentar la copia de un documento que otorgó. El cliente dispone de un certificado de firma y autenticación (tarjeta criptográfica) que le proporcionamos en nuestra notaría. Le recomendamos que se conecte, usando el certificado, a la Sede Electrónica del Notariado Español, en la dirección www.sede.notariado.org. Le explicamos, que una vez que se conecte, podrá localizar, utilizando los criterios de búsqueda que le proporciona el sistema, el ansiado documento y obtener una copia electrónica del mismo, con el valor y efectos del vigente artículo 17 bis, ya mencionado. Nos expresa su inmenso agradecimiento y elogia la modernidad de los sistemas del Notariado. En realidad, no ha hecho otra cosa que utilizar el procedimiento regulado y admitido por Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, ya que, se ha conectado a nuestra sede electrónica, que es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias" (art. 10), es decir, el Notariado, representado por su Consejo General, como entidad de derecho público vinculada o dependiente de la Administración Central del Estado (art. 2), el Ministerio de Justicia, y como ciudadano, nuestro cliente, ha ejercido su derecho a obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tenga la condición de interesado (art. 6).
En fin, es posible que el sueño sea un punto de inflexión en la constante evolución del Notariado. Y por ello, creo firmemente en la conclusión del Simposio, que apostó por el sistema de la doble matriz, como camino a seguir, en estos momentos que nos toca vivir. Y así, con el esfuerzo y empeño de todos, aquella disposición transitoria, que tan poco me gustó al principio, habrá sido nuestro talismán en la prometedora evolución hacia la matriz electrónica.

¹ Vid. ANTONIO BELTRAN GARCIA, “Y para los próximos 150 años… ¿Qué?, Revista EL NOTARIO DEL SIGLO XXI, mayo-junio 2012, pág. 160.

Palabras clave: Nuevas tecnologías, Doble matriz, Matriz electrónica.
Keywords: New technologies, Double Matrix, Electronic Matrix.