Por: MANUEL ÁNGEL MARTÍNEZ GARCÍA

Notario de Barcelona

SIMPOSIO NOTARIAL 2016

El Simposio celebrado el último fin de semana del pasado mes de mayo nos ha permitido a los asistentes reflexionar, con el objetivo de extraer el mayor provecho colectivo para el Notariado, sobre una serie de temas de actualidad que afectan a nuestra profesión, elegidos con base en una encuesta que se circuló a todos los compañeros y fue respondida por un número considerable de ellos. Quedó a mi cargo la coordinación de su primera ponencia, relativa al examen del control de legalidad que nuestro cuerpo y cada uno de sus miembros lleva a cabo en su labor diaria de atención a los ciudadanos y documentación pública de sus actos y contratos, y junto con mis colaboradores asumimos la tarea de aportar nuestras reflexiones ante el reto continuo que afronta el Notariado de irse adaptando en su organización, competencias y funcionamiento a las necesidades sociales, y así demostrar su utilidad para los ciudadanos de a pie, las pequeñas y medianas empresas, los grandes operadores económicos y las Administraciones Públicas.
Tocaba plantearnos si el documento público, nuestro “producto estrella”, tal como está hoy concebido, justifica social, jurídica y económicamente el mantenimiento del sistema, en qué ámbitos debemos intentar que nuestra función se amplíe y refuerce, qué modificaciones intrínsecas y extrínsecas cabe plantear respecto del documento, en qué y cómo debemos evolucionar o sustituir nuestros modos de actuación para seguir prestando el control de legalidad con la mayor eficacia posible, de manera que los efectos privilegiados que la Ley reconoce al documento se mantengan e incluso se incrementen.

"Se propuso la conveniencia de desplazar a la oficina notarial la documentación, consulta y firma de los trámites (FIPER, oferta vinculante…) de la fase precontractual de los préstamos hipotecarios"

Para ello, partimos de cuatro premisas acerca del control de legalidad: supone un juicio del notario acerca de la adecuación del documento que autoriza a la normativa vigente, tanto desde el punto de vista de la regularidad formal como desde la óptica del contenido material del acto o negocio documentado; exige un conocimiento profundo y al día de la normativa en vigor y una implicación del notario en los fines y efectos del documento que autoriza; es ejercido por el notario personalmente, sin que la delegación de la preparación formal del documento en sus colaboradores o empleados pueda relevarle en forma alguna de la responsabilidad ulterior; y se extiende a la fase previa del documento y a sus incidencias posteriores, pero tiene su relevancia esencial en el momento mismo de la autorización; en ese sentido, sigue estando vigente la afirmación de que la intervención notarial se produce “en el momento de la verdad”.
A la vista del contenido de los distintos apartados de la ponencia, de las valiosas aportaciones recibidas en el marco de la preparación del Simposio y de las propias intervenciones habidas en su decurso, me atrevo a destacar una serie de aspectos:
I.- En la primera parte, dedicada al examen general del control de legalidad, se puso de relieve que en campos como la identificación de los sujetos o el juicio acerca de su capacidad, las nuevas tecnologías tienen que ser apreciadas como un elemento más que coadyuve a la debida prestación de nuestra función. Se planteó la conveniencia de incorporar a nuestro modus operandi, una vez estén dotados de suficiente fiabilidad y eficacia, nuevos mecanismos de identificación; afrontar decididamente el tema de la ancianidad en lo relativo al examen de la capacidad del sujeto y a la formación libre e independiente de su consentimiento, tanto a través de una conexión telemática con un Registro Civil más completo en su información y ágil en su llevanza, como en la formación individual de los notarios en técnicas de análisis de la capacidad y el establecimiento de un soporte corporativo para ello; se planteó también la conveniencia de continuar con las reformas legislativas acerca del establecimiento de ayudas o apoyos voluntarios para las personas cuya avanzada edad coloca en situación de vulnerabilidad.

"Se defendió la posibilidad de disponer de un sistema interno, corporativo, de 'segunda lectura' para documentos de una especial complejidad, concebido como medida de apoyo corporativa para notarios jóvenes"

En relación con los objetos del negocio o contrato, se puso de relieve que, más allá incluso del propósito ya asumido por el legislador de unificar de las bases de datos físicas de la propiedad territorial, sería deseable que el documento, o el protocolo notarial, o el despacho del notario, ofrezca la posibilidad segura de visualizar en el momento de formalizar el negocio el objeto sobre el que recae. En cuanto a la comprobación del estado de cargas, no se quiso pasar por alto la exigencia de que no sólo la Ley se cumpla tal y como está, sino que se perfeccione para que los Registros recojan todas las incidencias que, habiendo sido controladas por un funcionario habilitado al efecto (notarial, judicial o administrativo) afectan al tráfico jurídico de una finca, acto seguido de que tengan lugar, y estén en disposición de ser consultadas en el concreto momento del proceso de registración en que se encuentren. Y en cuanto al precio, se planteó tanto la viabilidad y utilidad de extender la identificación de los medios de pago a todo contrato en que intervenga precio, aunque no lo exija a fecha de hoy el legislador, como de desterrar de los documentos públicos el pago en metálico.
En cuanto al contenido del documento, partiendo de la premisa de que el control de legalidad notarial ha de producirse siempre, se planteó la posibilidad de disponer de un sistema interno, corporativo, de “segunda lectura” para documentos de una especial complejidad, concebido como medida de apoyo corporativa para notarios jóvenes, ofreciendo un servicio interno rápido y eficiente de consulta on line, que supere la consabida llamada de socorro a otro compañero. Y se debatió acerca de la conveniencia de introducir una nueva forma documental, al modo de otros Notariados de nuestro entorno, de otorgamientos abreviados, o simplificados, con una investidura formal más sencilla, que dé igualmente garantía de legalidad, pero concretada a determinados aspectos del negocio documentado, aplicable tanto a los ya existentes modelos “parametrizados” como a otros casos en los que la actividad notarial ya está presente o a los que podría extenderse (sociedades del CIRCE, todo tipo de préstamos bancarios, contratos de arrendamiento, transmisiones de maquinaria o vehículos, transmisiones de licencias y autorizaciones administrativas,…). En ellos quedaría expresa constancia de a qué se ha contraído el control de legalidad del notario (identidad, capacidad, consentimiento informado…) y a qué no (contenido contractual tipo). La propuesta quedó abierta, y nos obliga a reflexionar acerca de factores tales como la forma de reflejar la intervención notarial, el coste, la forma de circulación del documento o sus copias, pero se incidió en que puede ser una vía más para que, sin relajar nuestro control de legalidad, podamos mantenernos como agente oficial de seguridad jurídica en el tráfico en masa.

"Se planteó la conveniencia de disponer de un mecanismo corporativo de archivo o repositorio de otorgamientos denegados"

Finalmente, se puso de relieve las especiales cautelas que hay que adoptar en la autorización de negocios prescindiendo de algún requisito legal que no obsta a su perfección y/o consumación, pero que puede tener consecuencias perjudiciales para las partes (no aportación del certificado de la comunidad de propietarios en la venta de un inmueble y descubrimiento posterior de derramas impagadas; no aportación de cédula de habitabilidad y constatación posterior de la imposibilidad de destinar el departamento a vivienda, mera mención a la “cancelación administrativa” de un préstamo y el conocimiento posterior de que existía saldo impagado…), en los que no debe crearse una apariencia de regularidad y legalidad que no corresponda con el real contenido del negocio. Y se planteó la conveniencia de disponer de un mecanismo corporativo de archivo o repositorio de otorgamientos denegados, de posible consulta por los notarios, como medio de, dejando a salvo las lógicas diferencias de interpretación jurídica, por un lado, extremar el celo del control de legalidad cuando otro compañero ha dicho “no” y, por otro, imponer una cuota agravada de responsabilidad si el documento finalmente se otorga y devienen consecuencias perjudiciales para los otorgantes o para terceros, derivadas de la inobservancia de requisitos legales que el notario autorizante pudo y debió controlar.
II.- La segunda parte, dedicada a materias relacionadas con los consumidores, generó un rico debate acerca de la intervención notarial en la contratación bancaria e inmobiliaria. En el primero de los campos, se planteó la importancia de la colaboración notarial, a través de mecanismos corporativos ya en vías de desarrollo, en la formulación de las minutas de los préstamos hipotecarios, a fin de simplificar su longitud y buscar una redacción más clara y sencilla, tanto en beneficio de los consumidores como de las propias entidades financieras. También la conveniencia de desplazar a la oficina notarial la documentación, consulta y firma de los trámites (FIPER, oferta vinculante…) de la fase precontractual de los préstamos hipotecarios, para asegurar un ejercicio efectivo por parte del consumidor de su derecho a tomar su decisión acerca del préstamo que va a contratar con pleno conocimiento de causa. Incluso, a la vista de la tendencia de las entidades financieras a prescindir de las oficinas físicas y de la utilización de oficinas virtuales para la contratación de sus servicios, se planteó incluso el ofrecimiento del despacho notarial como lugar en el que el consumidor podría aportar la documentación exigida por el banco, firmaría la documentación precontractual y recibiría asesoramiento sobre el contenido y consecuencias del préstamo. Ello obligaría a que, para garantizar el derecho a la libre elección de notario, las plataformas digitales permitiesen al cliente optar por los servicios de cualquier notario del Estado, debiendo los bancos contar con protocolos de firma y/o control compatibles con dicha posibilidad
Y en el ámbito inmobiliario, se incidió en la importancia y utilidad de extender la intervención notarial a las fases iniciales de la contratación, mediante medidas legales, especialmente de carácter fiscal, que, a través de una economía de costes, facilitaran la documentación pública de contratos de arras con depósito notarial de las cantidades entregadas o de opción de compra, documentación que, en la actualidad, es prácticamente anecdótica. Ello evitaría situaciones de importante desequilibrio entre las partes, en las que compradores deficientemente asesorados entregan cantidades importantes a cuenta del precio de la venta, sin ninguna garantía de devolución y sin haber hecho la más mínima comprobación sobre el estado jurídico del inmueble.

"Se planteó tanto la viabilidad y utilidad de extender la identificación de los medios de pago a todo contrato en que intervenga precio, aunque no lo exija a fecha de hoy el legislador, como de desterrar de los documentos públicos el pago en metálico"

III.- Finalmente, la tercera parte de la ponencia, dedicada a la relación con los Registros Públicos, pivotó sobre dos fundamentos: la automatización de la actuación notarial en la inscripción telemática en los Registros Públicos y el archivo de copias electrónicas depositadas y consultables a través de un Código Seguro de Verificación.
Se planteó la necesidad de modificar la interacción con los Registros Públicos para implementar nuevas vías en busca de una ágil y segura ejecución de los procesos de inscripción. Se defendió con convicción la generalización del sistema de procesamiento de la escritura pública a través de un sistema de campos codificados como manera de evitar el acceso de contenidos que no son objeto de protección ni de publicidad registral. Se considera que carece de sentido la circulación de un documento “al completo”, siendo más idóneo que acceda al Registro únicamente el contenido inscribible, con lo que se facilita y dinamiza el control funcionarial y la inscripción y publicidad registral, evitando el tránsito de materias obligacionales estipuladas por las partes en las escrituras públicas, totalmente extrañas al contenido y objeto de los libros registrales. Esto es, se propone la extensión a todos los campos de un sistema que funciona ya en diversos Registros: en el Catastro, en el que la comunicación y modificación catastral respecto de ciertos actos se efectúan mediante la remisión telemática de campos alfanuméricos, temporales y binarios; en el Registro General de Actos de Últimas Voluntades y de Seguros de Vida, en los que se extraen del documento público sólo los datos necesarios en relación a la identificación del testador, notario autorizante y fecha del otorgamiento, en el primer caso, y a la compañía aseguradora y el número de póliza, en el segundo; en el Registro de Inversiones exteriores, que publica las remisiones telemáticas de datos limitados a través del Aforix; en el ámbito fiscal, en el que la propia Agencia Tributaria, cada vez demanda a los notarios un mayor filtrado de la información para su ágil procesamiento, fundamentalmente mediante la depuración de datos a través del Índice Único Informatizado (IUI); o en sede de Prevención de Blanqueo de Capitales, en la que la OCP puede detectar de forma automática determinados tipos de operaciones aun realizadas en distintas notarías, al recibir la información de cada notario ya filtrada.

"Afrontar decididamente el tema de la ancianidad en lo relativo al examen de la capacidad del sujeto y a la formación libre e independiente de su consentimiento"

Por tanto, se propuso que, en vez de seguir remitiendo a cada Registro de la Propiedad o Registro Mercantil la copia íntegra de la escritura, deberían canalizarse a través del IUI los datos relativos al negocio jurídico, cambio de titularidad, precio, forma de pago y demás actos inscribibles, implementando una herramienta de forma conjunta por notarios y registradores, poniendo en común medios técnicos y personales. Como paso complementario para ello, se propuso la conveniencia de aprovechar la base de datos notarial que supone el IUI, configurando los que serían objeto de inscripción en el respectivo Registro según el tipo de negocio jurídico; además, esta herramienta permitiría la formación del Expediente Notarial importando automáticamente los datos que ya obran en el “Big Data Center Notarial”, lo cual facilitaría el trabajo en cada notaría, al poder “arrastrar” los datos del inmueble o sociedad que previamente hayan sido introducidos por otro notario, aprovechando los recursos de la Base de Datos mediante la Introducción Única del Dato. Como ejemplo: en el escaneado de documentos de identidad o poderes extranjeros, bastaría con que se hiciera por el notario al que acudiesen la primera vez; a partir de ahí, simplemente se trataría de una labor de verificación.
Y por lo que respecta al Registro Civil, siendo ya una realidad la comunicación telemática de nacimientos y defunciones con la firma electrónica del facultativo desde los Hospitales, en como capitulaciones matrimoniales, matrimonios, divorcios, apoderamientos preventivos (entre otros), debiendo ser el Registro Civil íntegramente electrónico (art. 3.2 de la Ley 20/2011 del Registro Civil), resulta evidente que tales actos deban acceder de forma automatizada y en todo caso limitando su contenido exclusivamente a la materia inscribible, con el consiguiente ahorro de costes, simplificación y facilitación de la labor de control por parte del funcionario.
Como medida complementaria, se propuso un sistema de depósito notarial de copias electrónicas, con vistas a un futuro e-Protocolo: la riqueza jurídica continuaría estando en el documento público, si bien el secreto de protocolo quedaría salvaguardado en cuanto a los datos no inscribibles. El Notariado habría de permitir el acceso inmediato y telemático a las escrituras por sus propios otorgantes, a través de unos apropiados estándares de seguridad, mediante su visualización a través de un Código Seguro de Verificación, lo que posibilitaría que el ciudadano pudiese realizar determinados actos sin necesidad de ir con el maletín de este siglo que es la Tablet o el Smartphone.

Palabras clave: Control de legalidad, Protección del consumidor, Acceso a Registros Públicos.
Keywords: Control of legality, Consumer Protection, Access to Public Records.