SIMPOSIO NOTARIAL 2016

En el Simposio Notarial 2016 la notario de Bilbao Carmen Velasco Ramírez coordinó la mesa sobre “Los principios rectores de la función notarial y las actuaciones que comprometen su valor” en la que intervinieron la notario de Madrid Pilar de Prada Solaesa y el notario de Málaga Juan Angel Pino Lozano. El trabajo adoptó la forma de diálogo entre los ponentes haciendo partícipe al público de sus reflexiones acerca de la conveniencia de dotar al notariado del siglo XXI de un régimen jurídico disciplinario que sea una tutela responsable y eficiente del valor de la función notarial y asegure que ésta continúe siendo desarrollada sobre los principios que han inspirado la contribución al orden social y jurídico realizada por el trabajo notarial desde su nacimiento hasta el presente.
El trabajo comenzó con la apreciación de la existencia, en la actualidad, de mentalidades diversas dentro del notariado acerca de las características esenciales que ha de reflejar la función notarial y la incidencia que esta diversidad tiene en el modo de ejercer la profesión. Así, se propuso tomar conciencia de que no obstante los grandes cambios de la realidad en los últimos tiempos y que han llevado a la necesaria adaptación del notariado para garantizar la seguridad jurídica preventiva, la función notarial encuentra su razón de existir en ser función pública delegada personalmente en el notario cuya esencia está en la fe pública en cuanto presunción de autenticidad, validez y eficacia que son inherentes al documento público y cuya finalidad es garantizar la seguridad jurídica con imparcialidad y equilibrio de las partes. Partir del fundamento del notariado no tuvo tintes filosóficos sino una finalidad operativa para destacar que es necesario localizar aquellos principios de la profesión notarial sobre los que se ha construido la misma y que han encontrado justificación social y jurídica por su conveniencia y utilidad, porque es en este fundamento donde encontramos el criterio que explica la contribución relevante del notariado al orden jurídico, económico y social.
En esta línea argumental se consideró necesario revisar “el modo de hacer” de la profesión notarial en la actualidad, y hacerlo desde la perspectiva del ciudadano, entidades de crédito, letrados, demás operadores jurídicos y económicos, el sector público y el propio notariado.

"Partir del fundamento del notariado no tuvo tintes filosóficos sino una finalidad operativa para destacar que es necesario localizar aquellos principios de la profesión notarial sobre los que se ha construido la misma y que han encontrado justificación social y jurídica por su conveniencia y utilidad, porque es en este fundamento donde encontramos el criterio que explica la contribución relevante del notariado al orden jurídico, económico y social"

Se identificó que la institución notarial es considerada fiable y el notario un profesional de confianza, seguridad y calidad, si bien en ciertos casos se aprecia una concepción simplista de nuestra profesión que tiende a considerar la intervención notarial un trámite formal, al notario un simple firmante y que parece imponer un concepto de profesionalidad como sinónimo, exclusivamente, de “económicamente competitivo y rápido” lo cual incide sustancialmente en el modo en que el notario puede prestar su asesoramiento, dar soluciones y elaborar los documentos notariales en estos casos. Se realizaron aportaciones acerca de cuándo las actuaciones notariales están siendo reflejo de la contribución de la función notarial a la nueva complejidad social y económica y de las conductas notariales que, por el contrario, suponen un ataque al valor de la profesión. Desde esta premisa se buscar la forma de establecer y comunicar de forma eficiente criterios claros y transparentes sobre el adecuado modo de ejercer la función que permitan afrontar las conductas que llevan consigo el riesgo de afectar a nuestra credibilidad, hasta el punto que no realizar esta reflexión supondría dejar la función a expensas de la discrecionalidad o arbitrariedad individual del notario.

"La reflexión realizada sobre el contexto actual en ningún caso tuvo ánimo de queja ni añoranza de tiempos pasados sino que destacó que el notariado que así reflexiona puede colaborar a afrontar este trabajo al que se lleva dedicando mucho tiempo y cuya solución no es inmediata ni sencilla. Esta mesa, en la línea promovida por el Simposio Notarial 2016, tiene como objetivo la puesta en común sobre cómo afrontar la situación actual del notariado"

Se destacó que los notarios somos conscientes de la complejidad de la sociedad en la que trabajamos y para afrontar los retos de nuestra profesión, en términos individuales un gran número de notario nos percibimos necesitados de decisiones rigurosas de protección y control de la profesión pues detectamos que en la práctica notarial está en juego encontrar un modo de ejercer la profesión que continúe siendo garantía de la imparcialidad, del control de legalidad, del equilibrio de las partes, en definitiva, de la seguridad jurídica. Se promovió, a la vez, una autocrítica a nuestra acción como notariado en la medida en que no hemos sido capaces de exigir a nuestros representantes un proyecto claro y congruente con los aspectos fundamentales en la función notarial para el siglo XXI. En la actualidad el sistema legal vigente se ha mostrado poco eficaz y obsoleto pues no es suficiente para prevenir, impedir, ni limitar las desviaciones o perversiones de nuestro ejercicio en competencia; la deontología en su formulación formal es poco incidente por sí sola para generar conciencia ni para cambiar los comportamientos; existe una percepción de desamparo al notario como garante de los principios inspiradores de la función pública, y existe la apariencia de que ni el Ministerio, ni la Dirección General, ni el Consejo General del Notariado, ni los Colegios notariales, perciben ni el alcance de la cuestión que nos ocupa ni la indefensión que vivimos en el ejercicio de la profesión, que está siendo justificada socialmente por la dedicación y trabajo personal e individual de cada notario que ejerce con responsabilidad.
Así, el proyecto del notariado del siglo XXI habría de ser capaz de frenar las disfunciones que deterioran la percepción de la importancia de nuestra función, de expresar que los notarios asumimos a diario el papel de garantes preventivos de los derechos de los consumidores, de comunicar al ciudadano y a los poderes públicos las competencias y responsabilidades del notariado en la seguridad jurídica preventiva, de impulsar la reforma del arancel notarial que en su regulación vigente conduce a situaciones injustas que no se entienden socialmente; de expresar la convicción en la defensa del derecho de libre elección de notario por la parte débil en la contratación en masa; de recuperar la colaboración tradicional del notariado en el impulso de iniciativas legislativas y fomentar la participación de los notarios en el gobierno del notariado y en el diseño del futuro.

"Las propuestas han sido, en primer lugar y con finalidad preventiva la reforma legal para recoger el estatuto jurídico del notario a partir de un modelo de conducta que formule los principios rectores del notariado como expresión de su contribución al orden jurídico, económico y social y comunique 'el modo de ser-hacer-marca' del notariado"

La reflexión realizada sobre el contexto actual en ningún caso tuvo ánimo de queja ni añoranza de tiempos pasados sino que destacó que el notariado que así reflexiona puede colaborar a afrontar este trabajo al que se lleva dedicando mucho tiempo y cuya solución no es inmediata ni sencilla. Esta mesa, en la línea promovida por el Simposio Notarial 2016, tiene como objetivo la puesta en común sobre cómo afrontar la situación actual del notariado.
Las propuestas han sido, en primer lugar y con finalidad preventiva la reforma legal para recoger el estatuto jurídico del notario a partir de un modelo de conducta que formule los principios rectores del notariado como expresión de su contribución al orden jurídico, económico y social y comunique “el modo de ser-hacer-marca” del notariado. Se consideró que la regulación del régimen disciplinario de los Notarios habría de estar en una norma unitaria con rango de ley, en la que lo disciplinario estuviese regulado de forma sistemática y se propuso hacerlo en la Ley del Notariado y de la Seguridad Jurídica Preventiva o en defecto de tal ley, en la Ley del Notariado vigente, en su Título V (“Del gobierno y disciplina de los Notarios”), cuyos artículos 43 y 44, con todos los artículos bis, ter, quater, quinquies, etc. que sean precisos, que deberían contener todo el régimen disciplinario notarial, y en caso de no ser posible a través de algunas modificaciones en su Reglamento. Esta regulación necesariamente tendría que tipificar las actuaciones que hoy se dan en el notariado y que son constitutivas de infracciones sancionables así como un régimen sancionador eficiente.
Se ofrecieron algunos ejemplos relativos a la “oficina notarial” (creación de registros de solicitudes de actuación y regulación de la gestión), el personal de la notaría (procurarles mayor cualificación y formación que permita romper la tendencia de que la oficina notarial solo se puede formar con los empleados de otro, sin perder de vista la relación estrictamente laboral que existe; controlar que no se hace uso por ningún notario de archivos de documentación de otro notario del que no sea sucesor en el protocolo, en particular de archivos informáticos, y a su vez, las juntas directivas han de ser cuidadosas en sopesar si con acuerdos como los que limitan las celebración de convenios entre notarios próximos a la jubilación de alguno de ellos, no se está facilitando, y hasta impulsando, que la plantilla deje al notario próximo a la jubilación para negociar con el mejor postor el trabajo del notario todavía en activo); la regulación de formas de actuación para asegurar la independencia (un régimen de incompatibilidades claro y riguroso; fijar límites de dependencia económica en relación con contratantes fuertes; previsión legal que vetase la reducción de la actuación notarial a un único tipo de documento (p. ej., cancelaciones) o a los otorgamientos unilaterales de un mismo cliente si sobrepasase determinado ratio); para asegurar que se ejerce la función notarial (establecer mecanismos de limitación del número máximo de documentos que cada notario pueda autorizar e intervenir; prohibición expresa de la externalización de la elaboración de matrices, expedición de copias, testimonios, etc., que deben realizarse por personal dependiente del notario por relación laboral, regulación del otorgamiento con minuta con rigor extremo y la ruptura imperativa de la unidad de acto para los contratantes en masa o con condiciones generales cuando contraten con consumidores dado que está comprobado que el derecho de libre elección de Notario apenas se usa por los consumidores, habilitando los recursos técnicos-informáticos precisos de modo que el contratante fuerte no pueda impedir de ningún modo el uso de ese derecho y el consumidor pueda acudir al notario que quiera; como defensa desde el notariado con autentico rigor y convicción del derecho a la libre elección de notario, además de campañas divulgativas se propusieron medios prácticos como la intervención notarial en la fase previa al otorgamiento de préstamos y créditos hipotecarios como garantía de la transparencia en la fase precontractual).
En segundo lugar, se propuso una reforma de la estructura orgánica del notariado creando un organismo único que se ocupe de la disciplina y la inspección u se caracterice por su estabilidad (basada en la unidad de criterio y la objetivación de casos) y dotado de independencia, o al menos distancia, de los Colegios Notariales. Estaría compuesto por varios notarios auxiliados por personal técnico suficiente. Este órgano sería competente en todo el territorio y sería el Consejo quien dotaría de medios al sistema. Como parte de esta propuesta se apuntó la atribución al Consejo General del Notariado de las competencias oportunas para llevar a cabo además de lo anterior, una labor permanente y sistemática de inspección presencial de las notarías; la firma de un código deontológico notarial vinculante como garantía para el futuro del notariado si se quiere mantener el necesario equilibrio entre la condición de funcionario y el ejercicio en régimen profesional; un ejercicio mucho más ágil y diligente por parte del Consejo General de su función de velar por el exacto cumplimiento de disposiciones vigentes mediante circulares de obligado cumplimiento para los notarios, para interpretar normas y unificar la práctica notarial , u otros acuerdos, según el caso, con la finalidad de cortar tempranamente conductas indeseables; y la modificación del seguro de responsabilidad civil a través del escalamiento de las primas del seguro de responsabilidad civil, por ejemplo.

"En segundo lugar, se propuso una reforma de la estructura orgánica del notariado"

En tercer y último lugar se destacó como esencial y urgente para el diálogo y colaboración con la Administración un proyecto claro que integre, una clara y rigurosa comunicación de la función notarial por parte del notariado que sea expresión de nuestra identidad, esto es, como garantía de imparcialidad frente a todos los operadores, particulares y Administraciones. Se apoyó la competencia y la colaboración del notariado con la Administración desde la recuperación de la esencia de nuestra profesión, aclarando que está profesión continúa siendo respuesta a las necesidades de los tiempos actuales.
Las conclusiones ofrecidas tras la reflexión llevada a cabo en esta mesa, y que se sometieron a debate fueron las siguientes: el concepto de notario como ejerciente personalmente de una función pública delegada por el Estado sigue vigente, pero el marco actual de prevalencia de intereses económicos hace imprescindible la consagración en una norma con rango de ley del control de legalidad como presupuesto de la seguridad jurídica que otorga la autenticidad del documento notarial, que aunque reconocida en varias disposiciones, lo es de forma dispersa.

"En tercer y último lugar se destacó como esencial y urgente para el diálogo y colaboración con la Administración un proyecto claro que integre, una clara y rigurosa comunicación de la función notarial por parte del notariado que sea expresión de nuestra identidad"

Los cambios en la sociedad exigen, para preservar los principios fundamentales, que se actualice la regulación en materias claves del ejercicio de la función notarial tales como la independencia del notario como presupuesto de imparcialidad, el otorgamiento bajo minuta y la actuación en el ámbito de la contratación con consumidores, el establecimiento de mecanismos que impidan un volumen de actuaciones del notario incompatibles con el recto ejercicio de la función, la oficina notarial, la elaboración de las escrituras y el uso de las nuevas tecnologías, la adaptación a las nuevas realidades del régimen disciplinario y de sanciones. Si bien no bastan medidas legislativas sino que es necesario un ejercicio eficiente del control de las notarías mediante inspecciones y el ejercicio de las funciones disciplinarias para sancionar las infracciones, exigiendo a los órganos corporativos el cumplimiento diligente de sus competencias.
Los notarios debemos asumir que aun perfectamente identificados los caracteres de nuestra función, es imprescindible nuestra participación en el impulso de las medidas que aseguren la permanencia de los aspectos fundamentales de la función notarial adecuándolos a los cambios y necesidades de la sociedad y en el desarrollo de las actuaciones de inspección disciplinarias para conseguir que las reglas sean iguales para todos y las conductas infractoras no empañen el buen hacer de la mayoría poniendo en riesgo el sistema de garantías que la actuación notarial comporta.

Palabras clave: Notario, Función pública, Control de legalidad.
Keywords: Notary Public function, Control of legality.