Sobre el acceso telemático por los notarios al contenido de los Libros del registro

Situación actual
Ya en el año 2001 el legislador era consciente de la existencia de una grave deficiencia en el sistema de seguridad jurídica en la transmisión de derechos sobre bienes inmuebles, deficiencia motivada por el sistema mediante el que los notarios tenemos conocimiento de la situación registral de titularidad y cargas sobre los bienes inmuebles en el momento de la adquisición de algún derecho real sobre éstos, el llamado momento de la verdad, cuando mediante el otorgamiento de la escritura pública el negocio jurídico se perfecciona, sistema que no es otro, que sigue siendo casi en 2017, el obsoleto fax.
Es cierto que el Real Decreto 2537/1994, de 29 de diciembre, supuso un gran avance en el sistema de seguridad jurídica preventiva español al posibilitar al ciudadano conocer la situación registral de una finca mediante la información “continuada” (entrecomillado por lo que luego trataré) que los notarios solicitamos y recibimos por fax del Registro de la Propiedad, pero ya desde su entrada en vigor se detectaron problemas, pues si bien era conforme al desarrollo tecnológico de los años noventa el fax plantea problemas mecánicos, de rapidez y de seguridad en el envío y la recepción.
Además de esos problemas técnicos, y aunque una de las grandes novedades del Real Decreto 2537/1994 fuera que el registrador debe comunicar al notario los cambios en la situación registral del inmueble en el mismo día en que se hayan producido, tal comunicación es de por sí insuficiente porque desde el momento en que se produce ese cambio es posible que se origine un espacio temporal durante el cual se esté otorgando la escritura sin que el notario y los otorgantes pueden tener conocimiento del mismo.

"La relevancia que en el tráfico inmobiliario tiene la información registral previa a la autorización de una escritura exige la utilización de técnicas como la firma electrónica y remisión telemática, que los notarios empleamos en nuestro quehacer diario, aprovechando sus ventajas frente al obsoleto sistema de remisión por fax"

Para corregir esas deficiencias y sus consecuencias aprovechando las nuevas tecnologías, la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales Administrativas y del Orden Social, anunció el acceso directo de los notarios por vía telemática al contenido del registro y la Ley 24/2005, de 18 de noviembre, de reformas para el impulso a la productividad, lo consagró y desarrolló, modificando el artículo 222.10 de la Ley Hipotecaria dotando, además, al sistema de seguridad jurídica preventiva en el tráfico inmobiliario de la celeridad requerida por la sociedad.
Sin embargo, a día de hoy, esas medidas previstas legalmente no se han ejecutado por quien tiene que hacerlo, de tal manera que los registradores siguen comunicándonos a los notarios una información de gran relevancia para la seguridad jurídica de las transmisiones inmobiliarias a través de un método tecnológicamente obsoleto, lento e inseguro como es el fax.
La relevancia que en el tráfico inmobiliario tiene la información registral previa a la autorización de una escritura exige la utilización de técnicas como la firma electrónica y remisión telemática, que los notarios empleamos en nuestro quehacer diario, aprovechando sus ventajas frente al obsoleto sistema de remisión por fax, entre ellas la integridad, trazabilidad y sellado de tiempo de las comunicaciones que se efectúen, tal como establece el artículo 110 de la Ley 24/2001.
Los notarios hemos denunciado esta situación y reclamado el cumplimiento del mandato legal explícito contenido en el artículo 222.10 de la Ley Hipotecaria. En esta Revista se han publicado artículos en este sentido en múltiples ocasiones, la última con motivo de la STS 126/2014, de 18 de marzo¹, que originó gran alarma en los medios jurídicos y en la prensa en general, siempre con un denominador común: la preocupación por la existencia de fallos en el sistema español de seguridad jurídica preventiva en el ámbito del tráfico inmobiliario que la Sentencia pone de manifiesto y que son consecuencia inmediata de la falta de aplicación de la Ley.
El acceso telemático por parte de los notarios a los Libros del registro, lejos de ser una guerra corporativa, es una necesidad de nuestro sistema de seguridad jurídica preventiva y su efectividad se ha convertido en una exigencia de los operadores jurídicos. Como muestra MUÑOZ ARANGUREN, abogado, en comentario a la reseñada STS señala que la injustificada falta de desarrollo de la previsión normativa contenida en el artículo 222 de la Ley Hipotecaria tras la Ley 24/2005, sitúa a los operadores jurídicos, a día de hoy, en una posición de incuestionable inseguridad jurídica pues, actuando todos los intervinientes (registradores y notarios incluidos) de forma diligente, es perfectamente posible el otorgamiento de una escritura haciéndose constar una información registral que no se corresponda con la realidad y concluye que “el desgraciado caso resuelto por la STS 126/2014, de 18 de marzo, debería servir como un aldabonazo para adoptar, de una vez por todas, las medidas necesarias para que algo parecido no vuelva a suceder”².
Por desgracia, transcurridos ya más de dos años, todo sigue igual. ¿A qué estamos esperando?

"El acceso telemático por parte de los notarios a los Libros del registro, lejos de ser una guerra corporativa, es una necesidad de nuestro sistema de seguridad jurídica preventiva y su efectividad se ha convertido en una exigencia de los operadores jurídicos"

Posibles soluciones transitorias
Ante el incumplimiento del colectivo registral motivado por razones corporativas o no, quizá eso poco importe³, a la mayoría de los notarios y registradores nada, y una Administración que ha hecho dejación de su obligación de asegurar el cumplimiento de las leyes, los notarios hemos propuesto soluciones para garantizar, en beneficio del ciudadano, la seguridad del tráfico jurídico inmobiliario minimizando las deficiencias del sistema actual de comunicación por fax⁴.
Me resulta muy difícil, casi imposible, comprender y, por tanto, aceptar que con buena voluntad y hasta que se ejecute el sistema de acceso al contenido de los Libros de los registros de la propiedad, mercantil y de bienes muebles, en los términos diseñados por las Leyes 24/2001 y 24/2005, no sea posible arbitrar la simple sustitución de un medio técnico, obsoleto e inseguro como es el fax, por otro, como es el de las comunicaciones telemáticas, en todo lo relativo a los artículos 354 y 418 del Reglamento Hipotecario y artículos 175 y 249 del Reglamento Notarial, como ha propuesto el Notariado.
La Resolución-Circular de la DGRN de 26 de abril de 2000, sobre el ámbito de la aplicación del Real Decreto-Ley 14/1999, de 17 de septiembre, sobre firma electrónica, en relación con la actuación profesional de los registradores de la propiedad y mercantiles, siguiendo la doctrina de la RDGRN de 12 de noviembre de 1999, declara que el notario puede remitir su solicitud de información continuada conforme al artículo 175 del Reglamento Notarial mediante correo electrónico, firmar la misma por el procedimiento de firma digital y, “en tal caso, de una interpretación coordinada del primer párrafo y de la regla 8ª del artículo 354.a) del Reglamento Hipotecario, cabe colegir que también podrá el registrador contestar a tal solicitud mediante documento firmado electrónicamente, sin perjuicio del valor de certificación de dicha información en caso de que haya sido firmada mediante firma electrónica avanzada [en la actualidad firma electrónica reconocida]⁵, a instancia del solicitante”. Y en la misma línea se pronuncia la Instrucción de la DGRN de 19 de octubre de 2000.

"Parece incomprensible que no sea posible arbitrar la simple sustitución de un medio técnico, obsoleto e inseguro como es el fax, por otro, como es el de las comunicaciones telemáticas"

El artículo 110.1 de la Ley 24/2001 establece que mediante el uso de la firma electrónica podrán remitirse documentos públicos notariales, comunicaciones, partes, declaraciones y autoliquidaciones tributarias, solicitudes o certificaciones por vía electrónica por parte de un notario o registrador de la propiedad, mercantil o de bienes muebles dirigidas a otro notario o registrador, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio.
El artículo 112 del mismo texto legal introdujo la posibilidad de que los notarios presentáramos telemáticamente copias auténticas de las escrituras que autorizamos, causando un asiento de presentación definitivo, con la duración de sesenta días, sin precisar la consolidación del mismo, lo que supuso una clara superación del sistema de presentación por fax de comunicaciones de autorización de escrituras. Esta previsión legal se traduce en la práctica diaria en que, de conformidad con el artículo 249.2 del Reglamento Notarial, una vez firmada la escritura y salvo que el interesado manifieste lo contrario, los notarios expedimos y remitimos al registro correspondiente la copia autorizada electrónica que, a diferencia de las comunicaciones por fax, causa un asiento de presentación por el orden que corresponde a su hora de recepción, y no a la apertura del Libro Diario al día siguiente.
La Instrucción de la DGRN de 25 de octubre de 2016, sobre utilización de medios electrónicos en las comunicaciones de notarios y registradores con la Dirección General de los Registros y del Notariado, nos vuelve a recordar la disposición contenida en el artículo 110 de la Ley 4/2001, y afirma que el estado actual de la tecnología permite la remisión por medios electrónicos de estas comunicaciones con plenas garantías de autenticidad e integridad mediante el uso de protocolos criptográficos de comunicación segura y autenticación, utilizando certificados de firma electrónica reconocida.
Si atendemos a estos antecedentes no parece descabellado puesto que, además, no existen impedimentos técnicos, pensar en una Instrucción de la DGRN, que nunca sería ni podría ser una concreción del sistema telemático de acceso al contenido de los Libros del registro contenido en las Leyes 24/2001 y 24/2005, que regule la utilización de técnicas telemáticas en las comunicaciones entre notarios y registradores en términos similares al sistema propuesto por el Consejo General del Notariado que, en líneas generales, consiste en:
Los registradores a través de los servicios del portal electrónico de solicitud y suministro de publicidad registral por procedimientos telemáticos, organizado por el Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España, habilitan un sistema de suministro de información continuada por medios telemáticos, sistema operativo de forma permanente con un acceso especial y restringido para las solicitudes de información registral que efectuemos los notarios.
El acceso al sistema se realiza telemáticamente, mediante el uso de protocolos criptográficos de comunicación segura y autenticación, utilizando certificados de firma electrónica reconocida. La identificación de los notarios se lleva a cabo mediante nuestra firma electrónica reconocida.

"Frente a soluciones transitorias hasta que sea efectivo el acceso telemático al contenido de los Libros del registro, propuestas por el Notariado para reducir los riesgos y fallos de un sistema de comunicación por fax de las informaciones continuadas, en el colectivo registral solo encontramos resistencia pasiva, en el mejor de los casos, cuando no oposición frontal"

La información se expedirá con valor de certificación por el registrador, bajo su responsabilidad, y contendrá las circunstancias expresadas en la regla 2ª del artículo 354.a del Reglamento Hipotecario. Además, se incluirá la información de los asientos del Libro de Entrada que se refieran a la finca. Será suscrita por el registrador con su certificado de firma electrónica reconocida en formato PDF y se remitirá a través del Sistema de Información Corporativo del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España debidamente conectado con el Sistema de Información Central del Consejo General del Notariado.
El sistema telemático de comunicación empleado deberá generar un acuse de recibo digital mediante un sistema de sellado temporal acreditativo del tiempo exacto con expresión de la unidad temporal precisa de recepción de la información o comunicación.
Las comunicaciones a que se refiere la regla 5ª del artículo 354.a del Reglamento Hipotecario se podrían generar de forma automatizada incluyendo la información del Libro de Entrada en tiempo real y se remitirían, en la forma señalada anteriormente, al notario. Y ello aunque el artículo 248.2 II de la Ley Hipotecaria, en su redacción dada por la Ley 24/2005 declara expresamente que el Libro de Entrada debe ser accesible telemáticamente y de modo directo para los funcionarios y empleados públicos a los que se presume su interés en la consulta de los Libros, y que para cumplir con la normativa de protección de datos frecuentemente invocada, con mayor o menor justificación, por los órganos corporativos registrales, la búsqueda y tal acceso se puede realizar por fincas tal como establece el mismo artículo 248.2 I de la Ley Hipotecaria según el cual en todo asiento que se practique en el Libro de Entrada deben constar “los datos precisos que permitan identificar la finca afectada por el título presentado”.

Informaciones registrales que no surten los efectos del artículo 354.a del Reglamento Hipotecario ¿Simple error u olvido?
Sin embargo frente a soluciones, insisto, transitorias hasta que sea efectivo el acceso telemático al contenido de los Libros del registro, propuestas por el Notariado para reducir los riesgos y fallos de un sistema de comunicación por fax de las informaciones continuadas, en el colectivo registral solo encontramos resistencia pasiva, en el mejor de los casos, cuando no oposición frontal.
Y como un paso más en el cumplimiento de la ley, disculpe el lector la ironía, en informaciones registrales continuadas que recibimos los notarios se nos advierte, en letra pequeña junto con la relativa a la equivalencia en euros de las cantidades expresadas en unidad de cuenta pesetas y la observancia de la legislación de protección de datos, que “esta información no surte los efectos regulados en el artículo 354-a del Reglamento Hipotecario”⁶.
Atendiendo al contenido del artículo 354.a del Reglamento Hipotecario son dos los efectos que, según la advertencia, se supone no produce la información que recibimos:
1. Que no se formaliza bajo la responsabilidad del registrador en contra de lo que establece la regla 2ª del artículo 354.a del Reglamento Hipotecario, esto es, que los notarios solicitamos la información registral en cumplimiento de nuestra obligación de comprobar la titularidad y estado de cargas de los bienes inmuebles antes de autorizar el otorgamiento de una escritura de adquisición de los mismos o de constitución de derecho real sobre ellos, ex artículo 175.1 del Reglamento Notarial, y lo que recibimos es una información registral “irresponsable”, el registrador nos comunica que renuncia a su responsabilidad.

"En informaciones registrales continuadas que recibimos los notarios se nos advierte, en letra pequeña junto con la relativa a la equivalencia en euros de las cantidades expresadas en unidad de cuenta pesetas y la observancia de la legislación de protección de datos, que 'esta información no surte los efectos regulados en el artículo 354-a del Reglamento Hipotecario'"

2. Que si bien el registrador, de conformidad con la regla 5ª del artículo 354.a del Reglamento Hipotecario, dentro de los nueve días naturales siguientes al de remisión de la información, debe comunicar al notario, en el mismo día en que se haya producido, la circunstancia de haberse presentado en el Diario otro u otros títulos que afecten o modifiquen la información inicial o la existencia de solicitudes posteriores de otros notarios relativas a la misma finca, nos advierte que no lo va a hacer, es decir, que la nota informativa que recibimos no tiene el carácter de “continuada”, queda, de esta manera, eliminada la que fue una de las grandes novedades del Real Decreto 2537/1994. No hace falta que señale las consecuencias de ser así.
Es la misma advertencia que aparece en las informaciones que puede obtener cualquier persona telemáticamente a través de la página web del Colegio de Registradores y al llamar al registro de la propiedad de que se trate, además de sorprenderse porque el notario lea la letra pequeña, aseguran “de palabra”, aunque son reacios a eliminar la advertencia que consta por escrito, que comunicarán cualquier cambio que se produzca en la situación jurídica de la finca, lo que es de agradecer. Pero a mi juicio las advertencias siempre tienen una finalidad y por eso, como la mayoría de los notarios, las recojo, cuando son necesarias, en los documentos públicos que autorizo o intervengo.
Confieso que al leer la advertencia en cuestión pensé que era simplemente un error u olvido debido a la utilización de una plantilla incorrecta, pero me hace dudar la resistencia, en algún caso negativa por parte del registrador, a eliminarla, y sea cual sea la finalidad de la misma, si es que tiene alguna, todos estos fallos, olvidos, imprecisiones, o como queramos calificarlos, vienen a recordarnos que urge el cumplimiento del mandato legal contenido en el artículo 222.10 de la Ley Hipotecaria.

¹ El Notario del Siglo XXI, Revista del Colegio Notarial de Madrid, número 55, mayo-junio 2014, IGNACIO GOMÁ LANZÓN, “¿Podemos adquirir con la seguridad de que no hay cargas?. Sobre sentencias, acceso directo y proyectos recalcitrantes”, págs. 26-29 y JUAN PÉREZ HEREZA con el título “El acceso telemático por parte de los notarios al contenido del registro. A propósito de la sentencia del Tribunal Supremo de 18 de marzo de 2014”, págs. 20-24. En el número 58, noviembre-diciembre 2014, ALFONSO MADRIDEJOS FERNÁNDEZ, “Riesgos de la interconexión por fax entre notarías y registros de la propiedad”, págs. 62- 65.
² ARTURO MUÑOZ ARANGUREN, “¿Imputación objetiva o responsabilidad objetiva? Comentario a la STS 126/2014, de 18 de marzo”, en Diario La Ley, núm. 8346, de 3 de julio de 2014, págs. 1 y ss.
³ Aunque no exista una explicación oficial alguna desde el colectivo registral se han argüido diferentes pretextos rebatidos entre otros autores por JUAN JOSÉ ÁLVAREZ-SALA WALTHER, “Nuevas perspectivas de la publicidad registral”, conferencia impartida en la Academia Matritense del Notariado, Anales, Tomos XLV- XLVI, curso 2005-2006, págs. 469-518; y ALFONSO MADRIDEJOS FERNÁNDEZ, “La conexión telemática entre notarías y registros”, en El Notario del Siglo XXI, núm. 5, enero-febrero 2006, págs. 42-47.
⁴ Véanse, entre otros, los siguientes artículos: JAVIER MANRIQUE PLAZA, “Acceso telemático al registro, protección de datos y prioridad”, en El Notario del Siglo XXI, núm. 31, mayo-junio 2010, págs. 176-179; FRANCISCO JAVIER GARDEAZÁBAL DEL RÍO, “El acceso a los libros del registro”, en El Notario del Siglo XXI, núm. 34, noviembre-diciembre 2010, págs. 160-165.; JORGE DÍAZ CADÓRNIGA, “Seguridad jurídica sin red ¿Todavía con fax?”, en El Notario del Siglo XXI, núm. 56, julio-agosto 2014, págs.16-22. Se ha propuesto, asimismo, aplicar un sistema similar al denominado reserva de rango que no exigiría complicados desarrollos tecnológicos y que ya se ha utilizado durante muchos años en Argentina con buenos resultados. Se trataría de añadir al actual sistema de interconexión de notarías y registros un elemento que consiste en que cuando un notario solicita la “información continuada” se hace una reserva de rango, es decir, cuando el notario solicita la información registral el registrador la remite y la mantiene actualizada, desde ese momento se crea una reserva de rango en favor del posible comprador durante un plazo muy breve, de tal manera que si la escritura llega a otorgarse el comprador tiene prioridad en la situación que tenía la finca en el momento en que la información es recibida por el notario. La fecha de prioridad es la de la fecha en que se solicita la información registral con lo que se eliminarían los posibles tiempos muertos que genera el sistema actual.
⁵ El corchete es añadido.
⁶ En algún caso, encabezando la información, aparece una enigmática referencia al art. 175.1 del Reglamento Hipotecario que es el relativo a la cancelación de inscripciones. Supongo que se trata de un error material y que en realidad se trata del art. 175.1 del Reglamento Notarial, pero entre juristas es exigible mayor precisión técnica.

Palabras clave: Información registral, Fax, Deficiencias, Mandato legal, Acceso al registro
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