28º CONGRESO DE LA UNIÓN INTERNACIONAL DEL NOTARIADO

TEMA I: El notario, tercero de confianza
(El notario, tercero de confianza de los ciudadanos, de las empresas y del Estado. Fundamentos jurídicos, económicos y sociales)

Coordinadores internacionales: Not. Natalia Perry Turbay (Colombia) y Luc Weyts (Bélgica).

1. Que para asegurarse de la seguridad jurídica de un contrato importante, los ciudadanos y las empresas, como consumidores, tengan el reflejo de recurrir a un tercero de confianza, aunque vivamos en un mundo desmaterializado.
RECOMENDACIÓN: dar a conocer al público en general que los notarios dominan a la perfección el acceso a la tecnología.

2. El notario es el que puede cumplir mejor ese papel de tercero de confianza, como jurista imparcial e independiente, nombrado y controlado para ello por el Estado desde hace siglos, y que materializa así la justicia voluntaria, en la que se encuentra protección, a título preventivo, frente a cualquier posible litigio.

3. Que gracias a cláusulas adaptadas y claras en las actas que otorga, el notario no deja lugar a dudas en cuanto a su aplicación y da curso a las consecuencias a las que aspiran las partes, otorgándoles así un título con fuerza probatoria, muy valorado como prueba de la propiedad, tanto inmobiliaria como mobiliaria.
RECOMENDACIÓN: promover la «titulación», es decir, permitir que cualquier persona acceda a la vivienda y a la tierra, extendiéndole un título de propiedad con garantías, puesto que quien no disponga de título no puede demostrar la propiedad de su bien.

4. Que los instrumentos otorgados por los notarios tienen fuerza ejecutoria, al igual que una resolución judicial en última instancia, lo que les permite ser ejecutados sin la intervención de un abogado ni de un tribunal, siempre y cuando en el instrumento se hayan previsto sanciones claras y netas en caso de incumplimiento de los compromisos adquiridos por una parte.

RECOMENDACIÓN: prever que las actas notariales tengan fuerza ejecutoria en todos los países de la UINL

5. Que el notario de tipo latino se encargue tanto de las formalidades previas a la instrumentación como de las posteriores, como la transcripción o la inscripción de las escrituras en los registros públicos. Gracias a búsquedas previas, reforzará de este modo la seguridad jurídica de las escrituras públicas y evitará discusiones y conflictos posteriores, cumpliendo así una misión de justicia preventiva.

6. Que, en la elaboración de un contrato, el notario tiene la obligación de buscar el equilibrio entre las partes. De este modo, asume su papel social en la sociedad. Evita por todos los medios que sus actas contengan cláusulas abusivas. No colabora nunca con una de las partes a espaladas de la otra. Defiende los intereses de los más débiles, sobre todo de las personas vulnerables. Tiene en cuenta el nivel intelectual de las partes.
RECOMENDACIÓN: promover el papel social del notario y organizar una campaña de comunicación dirigida al público en general.

7. Que el notario de tipo latino desempeña un papel primordial de asesor y «de institutor de la ley». Su asesoramiento es parte inherente de la autentificación denominada activa de los contratos y la remuneración de este está incluida en los honorarios sujetos a una tarifa que percibe. Explica a las partes el contenido y las razones de cada cláusula, así como sus consecuencias. El notariado de todos los Estados debería, a este respecto, organizar una jornada nacional de consulta gratuita.
RECOMENDACIÓN: instaurar en todos los países miembros de la UINL una jornada nacional de consulta, de ser posible en la misma fecha.

8. Que el cliente puede optar por el notario de su elección, es decir, aquel en el que tenga confianza como notario para la instrumentación o, al menos, como notario asesor. Puede, en principio, elegir a su notario libremente, salvo en casos expresamente contemplados en la ley (liquidaciones judiciales, ventas públicas). El cliente tiene esa confianza ya que su notario no solo conoce su historial familiar, sino que también está obligado por el secreto profesional y por su deber de discreción.

9. Que el notario no solo cuenta con una formación jurídica universitaria adecuada, título de derecho complementado por un diploma superior de notariado en la universidad o un certificado de aptitud para la función de notario en un centro de formación notarial, además de una pasantía en una notaría; que además está obligado a realizar jornadas de estudio en el marco de una formación permanente, que, en su caso, le da puntos que está obligado a obtener de su Colegio. De este modo, está informado obligatoriamente de los últimos cambios legislativos, doctrinales y jurisprudenciales. Mantiene así su condición de jurista de alto nivel, apto para ayudar a sus clientes en cualquier materia notarial.
RECOMENDACIÓN: promover el acceso a la Universidad del Notariado, eventualmente con enseñanza a distancia en el futuro (e-learning).

10. Que está sujeto a reglas deontológicas estrictas, recogidas en un Código Deontológico nacional que, por lo general, se corresponde con las normas del Código establecido por la UINL.
RECOMENDACIÓN: introducir en todos los países que no cuenten con un Código Deontológico las normas de la UINL.

11. Que, al redactar actas correctas y completas, ayuda de manera indirecta a los tribunales evitando que surjan conflictos entre las partes. Su ámbito de actividad se extiende a determinados procedimientos judiciales (liquidaciones, ventas judiciales, etc.), atribuidas en algunos países directamente a los notarios. Reduce así el trabajo de los jueces y colabora de este modo a la disminución de los procedimientos judiciales. Está organizado, en este ámbito, para trabajar con una mayor flexibilidad que los tribunales. Es además especialista en mediación.
RECOMENDACIÓN: aumentar las competencias del notario de tipo latino en las materias judiciales con el fin de aligerar la carga de trabajo de los Tribunales.

12. Que sus actas tienen un valor económico evidente. La autenticidad es un valor económico, que no dejará de crecer, sobre todo en el marco de la globalización de la economía y del mercado en general. Los litigios comerciales ralentizan, en efecto, el desarrollo de la sociedad y frenan las actividades comerciales.
RECOMENDACIÓN: organizar una campaña de comunicación que tenga como objeto demostrar la eficacia económica de las actas notariales.

13. Que, por otra parte, el notario es un agente y un colaborador del Estado. Recauda algunos impuestos con motivo del otorgamiento de sus actas. Tiene la obligación de declarar los casos de blanqueo de capitales o de fraude fiscal organizado. Crea, por lo general, ese puente necesario entre el Estado y el ciudadano. Tiene, por tanto, la confianza del Estado como tercero interviniente.
RECOMENDACIÓN: establecer listas de índices de blanqueo de capitales y de fraudes organizados.

14. Que la actividad del notario se extiende asimismo, en algunos países, al derecho público, ayudando al Estado, a las autoridades locales y a los establecimientos públicos a redactar contratos.
RECOMENDACIÓN: introducir una formación en materia de derecho público en nuestras universidades o escuelas de notariado.

15. Que en un contexto internacional, habida cuenta del aumento de las relaciones transfronterizas, conviene crear redes notariales entre los diferentes países para abordar las cuestiones de derecho internacional privado. Los notarios se comunicarán así entre ellos informaciones sobre su derecho nacional. Algunas autoridades nacionales ya aceptan la circulación de las actas fuera de las fronteras y reconocen el valor probatorio de un acta extranjera y, en su caso, incluso su fuerza ejecutoria.
RECOMENDACIÓN: reconocer las actas notariales en un contexto internacional.

16. Que una desregulación del servicio notarial puede ser nefasto para los ciudadanos y para las empresas, al dar lugar a un deterioro del servicio. Los notarios trabajarán entonces a un menor precio prestando un menor servicio, lo que abrirá la puerta a una competencia importante entre notarios. El «numerus regulatus» tiene virtudes no despreciables, al igual que el control de los honorarios dentro de una tarifa fijada por el Estado. Una mayor desregulación, cediendo estos servicios a otras entidades, reduce la seguridad jurídica. Esos terceros no han sido nombrados ni están controlados por el Estado o por un colegio de disciplina, y no trabajan con arreglo a las reglas estrictas que conocemos. El notariado, que existe desde hace tantos siglos, ha podido siempre adaptarse a todos los cambios culturales, económicos, sociales y técnicos. El notario es el profesional perfecto para impedir los documentos fraudulentos y los casos de blanqueo de capitales en su ámbito. El Notariado es, de hecho, la profesión más digitalizada de las profesiones jurídicas, y está familiarizado desde hace tiempo con todas las nuevas tecnologías.

TEMA II. La escritura pública electrónica y la digitalización de los procedimientos: retos técnicos y jurídicos

I. LA ESCRITURA MATRIZ: SOPORTE PAPEL O DESMATERIALIZADA.

1. En el ámbito de la UINL se observan en la actualidad tres posibles formas de autorización y archivo de las escrituras públicas:
a) Soporte en papel y firma manuscrita.
b) Soporte electrónico con firma de los otorgantes por firma electrónica simple o cualificada y firma del notario cualificada.
c) Soporte electrónico con firma de los otorgantes en tablilla electrónica y encriptación mediante la firma electrónica cualificada del notario.

2. En todo caso, la actuación presencial del notario es esencial en cualquiera de las tres modalidades para desarrollar plenamente el procedimiento de autenticación del documento (identificación de las partes, juicio de capacidad, calificación de las facultades representativas, información del consentimiento, depuración de vicios del consentimiento, control de la legalidad material o de fondo, control de licencias y autorizaciones administrativas, prevención del blanqueo de capitales, recogida y comunicación de datos a efectos fiscales, catastrales, urbanísticos, de política de vivienda y ocupación de suelo, de protección de la agricultura, de protección del medio ambiente, de ejercicio de los derechos de adquisición preferente de carácter público o privado, etc.) y la dación de fe de su contenido.

3. Se recomienda que para la redacción de las escrituras matrices se utilicen aquellos soportes que fomenten la presencia física del notario y los otorgantes como son el soporte papel y el soporte electrónico por el procedimiento de firma sobre tablilla y encriptación mediante la firma electrónica del notario.

4. Se recomienda además, en la línea apuntada por la Asamblea de los Notariados miembros de la UINL celebrada en Budapest el 10 de octubre de 2014, rechazar todos los sistemas de otorgamiento y autorización que no comporten inmediación del notario en el lugar y momento de la celebración del negocio.

5. Se recomienda adicionalmente que en los países en que se opta por el soporte papel, se forme otro archivo o protocolo en soporte electrónico que sea reflejo de aquel y facilite la expedición de copias, la remisión de datos parametrizados, la consulta y, en su caso, la verificación de la vigencia del documento mediante la técnica del Código Seguro de Verificación, CSV.

II. LA COPIA ELECTRÓNICA Y SU INSCRIPCIÓN EN LOS REGISTROS.

1. Se recomienda fomentar el uso de la copia en soporte electrónico y procurar, en su caso, las oportunas modificaciones legislativas en aquellos países en los que no se halle reconocida.

2. Para evitar la posibilidad del multiplicar ad infinitum las copias de la copia electrónica, lo que, lejos de aportar seguridad al tráfico generaría un caudal incontrolado de copias en manos de personas que pueden no ser el titular de las facultades o derechos que de las mismas resultan, se recomienda que las copias electrónicas con valor jurídico de documento auténtico equivalente a las correspondientes en soporte papel solamente puedan ser remitidas a otros notarios, autoridades judiciales o funcionarios de la Administración y que tales copias electrónicas solamente puedan pasarse a soporte papel por el propio notario autorizante, el notario destinatario o formando parte de los extractos de los expedientes administrativos.

3. Para las personas con derecho a copia se recomienda la copia simple electrónica acompañada del Código Seguro de Verificación.

4. Se recomienda la implantación del sistema de Código Seguro de Verificación como complementario del archivo o protocolo electrónico o del reflejo electrónico del protocolo en soporte papel para acreditar la existencia y vigencia de un acto auténtico.

5. Se recomienda asimismo el empleo de los Códigos Seguros de Verificación de los actos auténticos contenidos en el protocolo electrónico o en el reflejo electrónico del protocolo en soporte papel para establecer la trazabilidad de la vida de los derechos o facultades contenidos en los mismos a fin de facilitar y mejorar la seguridad jurídica indispensable que debe proporcionar el notario.

6. Se recomienda el empleo de la copia parametrizada de las escrituras y la integración de los datos en los registros correspondientes, bajo la responsabilidad exclusiva del notario, respetando las normas nacionales.

III. FACILITACIÓN DE LA ELIMINACIÓN DE DISTANCIAS.

1. Se recomienda que, utilizando los medios telemáticos, los notarios, manteniendo la necesidad de presencia física y con respeto del conjunto de reglas que son aplicables a su función, faciliten la contratación sin desplazamiento de los otorgantes situados en lugares distantes.

2. Se recomienda asimismo facilitar el establecimiento de plataformas electrónicas de colaboración entre notarios a nivel internacional como, por ejemplo, el sistema EUFIDES.

IV. DEL ARCHIVO ELECTRÓNICO Y SU GESTIÓN.

1. Se recomienda que en los países en los que se decida sustituir el protocolo en soporte papel, que ha demostrado su fiabilidad a lo largo de siglos, el archivo electrónico de escrituras públicas cumpla las siguientes exigencias: a) determinar de forma concreta un plazo mínimo de duración; b) contener una garantía de los proveedores que asegure la duración establecida; c) fijar los procedimientos de migración homologados de tal forma que no puedan suponer pérdida o alteración de la información ni puedan ser contestados en juicio; d) respetar las mismas reglas de confidencialidad y secreto profesional que en los archivos en soporte papel.

2. Se recomienda: a) que las organizaciones notariales afronten de manera colectiva la ejecución de los archivos informáticos; b) que en el marco de una infraestructura común, los archivos de cada notario sean independientes y solamente accesibles por el notario autorizante, su sustituto o sucesor.

V. DE LOS SERVICIOS PRESTADOS POR LOS NOTARIOS A SUS CLIENTES.

1. Se recomienda el uso de los medios electrónicos para todas las relaciones entre el notario y sus clientes en asuntos de trámite u otros servicios ajenos a la fe pública propiamente dicha que pueda ofrecer aquél a éstos.

FORO INTERNACIONAL
«EL REGLAMENTO EUROPEO DE SUCESIONES INTERNACIONALES Y TERCEROS ESTADOS»

I. RELATIVO A LA LEY APLICABLE
Creación de un Certificado Sucesorio Mundial

Considerando la proliferación de las sucesiones de carácter internacional;
Considerando que el notario, en los países de derecho continental, interviene en la mayoría de estas sucesiones;
Considerando que son cada vez más frecuentes los casos en que la sucesión se abre en un Estado distinto de aquel de la ley aplicable a esta sucesión se vuelven cada vez más frecuentes;
Considerando que el notario que se ocupa de tal sucesión debe conocer la ley extranjera aplicable para prestar asesoramiento a sus clientes y garantizar la eficacia de los documentos que autoriza;
Considerando que en la Unión Europea se ha desarrollado, junto con los instrumentos tradicionales (acta de notoriedad), un Certificado Sucesorio Europeo;
Considerando que la UINL, que agrupa a los notariados de 87 países en el mundo, constituye una Red Mundial especialmente eficaz para facilitar entre notarios el conocimiento de las leyes extranjeras aplicables a una misma sucesión;
Considerando que la UINL siempre ha fomentado los intercambios entre los 87 notariados, por ejemplo a través del Sello Notarial de Seguridad (SNS);
Los Notariados miembros de la Unión Internacional del Notariado (UINL) con ocasión del 28° Congreso Internacional del Notariado deciden:
La creación de un Certificado Sucesorio Mundial (CSM) que permita al notario encargado de una sucesión abierta en aplicación de un derecho de fuera de la Unión Europea poseer un documento que establezca el contenido de ese derecho y pruebe la condición de herederos y sus respectivos derechos, para garantizar la seguridad jurídica de la regulación de esta sucesión.

II. RELATIVO AL ORDEN PÚBLICO EUROPEO
Incentivar la autonomía de la voluntad

Considerando que la autonomía de la voluntad constituye un medio para organizar con anticipación la regulación de una sucesión de carácter internacional;
Considerando que los Estados de fuera de la Unión Europea, aunque dispongan de instrumentos para preparar una sucesión, no siempre aceptan la professio juris;
Considerando que las ventajas de la professio juris únicamente pueden manifestarse si se la reconoce y respeta en los países potencialmente concernidos por la sucesión;
Los Notariados miembros de la Unión Internacional del Notariado (UINL) con ocasión del 28° Congreso Internacional del Notariado deciden:
Animar a los Estados que no admiten la autonomía de la voluntad que la reconozcan o, al menos, respeten los efectos vinculados a la misma a fin de lograr la armonización de soluciones.

III. RELATIVO A LA TRIBUTACIÓN SUCESORIA
Para la conclusión entre Estados de convenios fiscales internacionales en materia sucesoria

Considerando:
- las dificultades prácticas encontradas en materia de fiscalidad de las donaciones y sucesiones cuando concurre un elemento de extranjería vinculado a la residencia habitual de un contratante, a su nacionalidad o la ubicación de los bienes;
- el importe a veces confiscatorio de la fiscalidad aplicable a estas operaciones cuando hay una doble imposición;
- la necesidad de armonizar, en nombre del principio de justicia fiscal e igualdad ante el impuesto, las modalidades de recaudación de impuestos fiscales en este tipo de operaciones;
Los Notariados miembros de la Unión Internacional del Notariado (UINL) con ocasión del 28° Congreso Internacional del Notariado deciden:
Animar a los Estados a concluir convenciones fiscales internacionales en materia de sucesiones y de donaciones que logren indicar claramente las definiciones a adoptar y la manera de gravar los bienes y sobre todo de establecer un sistema adecuado para evitar la doble tributación.