Resolución de 29 de noviembre de 2017. Responsabilidad disciplinaria. Error en la confección de los índices que motiva alteraciones catastrales y molestias varias. Solicitud de apertura de expediente disciplinario. No se estima

 “…Al respecto debe señalarse que la responsabilidad disciplinaria del notario requiere la concurrencia de tres requisitos básicos por aplicación de los doctrina del derecho administrativo sancionador: tipicidad, imputabilidad y culpabilidad.
En el caso que nos ocupa se alega un posible error en los índices y su posterior volcado. El artículo 17.2 de la Ley del Notariado dispone que ‘El notario deberá velar por la más estricta veracidad de dichos índices, así como por su correspondencia con los documentos públicos autorizados e intervenidos, y será responsable de cualquier discrepancia que exista entre aquellos y éstos’.
El error en los datos es imputable al notario como responsable de la corrección de los datos grabados en el índice único informatizado.
Es doctrina reiterada de este Centro Directivo, para poder apreciar la culpabilidad, que no toda inobservancia de alguna norma legal o reglamentaria es automáticamente calificable de falta punible, dado el principio general de exclusión de responsabilidad objetiva, por lo que es exigible cierto grado de culpa o reiteración de la conducta a sancionar, que de los datos obrantes en el expediente no se aprecian.
Ello no obstante se advierte al notario la importancia de la corrección formal y material de los índices y su posterior volcado, y que la reiteración en el error puede generar la culpabilidad, ahora no apreciada…”.

Resolución de 19 de octubre de 2017.  Responsabilidad disciplinaria. Acta de presencia en Junta General de Sociedad. Cierre del acta por parte del notario, pretensión de continuar sin su presencia.  No se estima

“…Segundo.- Resulta pertinente, para resolver el presente recurso, recordar en primer lugar cuales sean las funciones del notario en las actas de junta general de sociedad, y a tal efecto, los artículos 101 y 102 del Reglamento del Registro Mercantil resultan muy esclarecedores, señalando que juzgará la capacidad del requirente y, salvo que se trate de Junta o Asamblea Universal, verificará si la reunión ha sido convocada con los requisitos legales y estatutarios, denegando en otro caso su ministerio; procederá a asegurarse de la identidad y de los cargos de Presidente y Secretario de la reunión; preguntará a la asamblea si existen reservas o protestas sobre las manifestaciones del Presidente relativas al número de socios concurrentes y al capital presente y dará fe de la identidad del Presidente y Secretario, expresando sus cargos; de la declaración del Presidente de estar válidamente constituida la Junta y del número de socios con derecho a voto que concurren personalmente o representados y de su participación en el capital social; de que no se han formulado por los socios reservas o protestas sobre las anteriores manifestaciones del Presidente y, en caso contrario, del contenido de las formuladas, con indicación de su autor; de las propuestas sometidas a votación y de los acuerdos adoptados, con transcripción literal de unas y otros, así como de la declaración  del Presidente de la Junta sobre los resultados de las votaciones, con indicación de las manifestaciones relativas al mismo cuya constancia en acta se hubiere solicitado; de las manifestaciones de oposición a los acuerdos y otras intervenciones cuando así se solicite, consignando el hecho de la manifestación, la identificación del autor y el sentido general de aquélla o su tenor literal si se entregase al notario texto escrito, que quedará unido a la matriz. Pudiendo excusar la reseña de las intervenciones que, a su juicio, no fueren pertinentes por carecer de relación con los asuntos debatidos o con los extremos del orden del día. Cuando apreciare la concurrencia de circunstancias o hechos que pudieran ser constitutivos de delito podrá interrumpir su actuación haciéndolo constar en el acta. Subrayándose que el notario en ningún caso calificará la legalidad de los hechos consignados en el instrumento.
Tercero.- Por otro lado, esta Dirección General tiene declarado en una dilatadísima doctrina (vid., por todas, las Resoluciones de 29 de noviembre de 2012 y 14 de septiembre de 2017, mercantil) cuales son las funciones del Presidente de la junta, a quien corresponde realizar la declaración sobre la válida constitución de la junta, lo que implica que previamente ha adoptado una decisión cuando existe reclamación de reconocimiento de la condición de socio, declaración frente a la que pueden hacerse reservas o protestas (art. 102.1.3ª Reglamento del Registro Mercantil). Asimismo compete al presidente la declaración sobre los resultados de las votaciones, frente a la que también pueden hacerse manifestaciones cuya constancia en acta se puede solicitar (art. 102.1.4ª del citado Reglamento). La importancia de la misión del presidente queda revelada en las facultades que se le atribuyen para asegurar que la junta general tenga su normal desarrollo, dirigidas a la salvaguarda del libre ejercicio de la voluntad de los socios en el órgano soberano de la sociedad, durante todo el proceso que comprende las tres fases de constitución de la junta (momento en que ha de formarse por el Secretario la lista de asistentes a que se refiere el art. 192 Ley de Sociedades de Capital), debate (manteniendo el orden de la junta y evitando todo obstruccionismo, al dirigir y establecer el orden de las diversas intervenciones) y votación (con el correspondiente recuento que determinará si se ha alcanzado o no el acuerdo). En todo caso, las fases en que se desarrolla la junta general constituyen una unidad, según se deduce del artículo 195 de la Ley de Sociedades de Capital, que ha de ser objeto de interpretación estricta (vid., por todas, las Resoluciones de 21 de septiembre de 1984, 4 de marzo de 2000 y 3 de mayo de 2002). Prueba de ello es que el mismo artículo 195.3 de la Ley de Sociedades de Capital establece que, cualquiera que sea el número de las sesiones en que se celebre la junta, se considerará única, levantándose una sola acta para todas aquéllas.
Cuarto.- Por lo tanto, como bien dice el recurrente, es al Presidente a quien le corresponde declarar la valida constitución y la conclusión de la misma, así como declarar el resultado de las votaciones; de modo que al notario solo le corresponde la función de reflejar en su Acta las declaraciones del Presidente y las manifestaciones del resto de los socios. Pero en contra de lo que parece sostener el recurrente, el presidente de la junta general no puede aplazar o prorrogar por sí solo la sesión (cfr. art. 195.2 Ley de Sociedades de Capital, que exige que se acuerde -por la propia junta, se entiende- a propuesta de los administradores o a petición de un número de socios que represente la cuarta parte del capital presente), y será en dicho momento (al suspenderse la junta y levantar la sesión) cuando debe ser adoptado el acuerdo de sustitución del presidente o  del secretario por otra persona a fin de continuar o prorrogar la sesión -si ellos no pudieren seguir, o son la causa de la suspensión-, de suerte que pueda considerarse que existe una nueva sesión de la misma junta y no una nueva junta (vid. Resolución de 4 de marzo de 2000).
Y en estos casos, como ya se indicó anteriormente, si el presidente pretende continuar la junta sin el notario, deberá antes del cierre del acta notarial, solicitar del notario haga constar en ella esa pretensión de continuar la junta, y que el secretario asumirá la redacción del acta a partir de ese momento. Pero en el presente caso, el presidente no planteó, como pudo haber hecho, la continuación de la junta y la reasunción por el secretario de la facultad de levantar el acta y así poder continuar fuera del despacho. Secretario que debería existir ya nombrado, por cuanto el notario no es el Secretario de la Junta, sino que nombrado al comienzo de la junta, sigue existiendo, si bien le queda vedada una de sus funciones cual es el levantamiento del acta, que ahora corresponde en exclusiva al notario, pero manteniendo el Secretario la fundamental de determinar la lista de asistentes, y todas aquellas que le pudieren atribuir los Estatutos. Por ello, en el supuesto excepcional que se analiza, concluida el acta notarial, y recogida la voluntad de continuar la junta, debería reflejarse expresamente en ella que el secretario reasume su tarea de redacción del acta en cuanto se refiere al resto de la junta. (…).
Séptimo.- En cuanto a la utilización del despacho notarial como sede para la celebración de las juntas generales de sociedades, resulta muy conveniente por la existencia de medios técnicos a disposición del notario y de los intervinientes, así como por la facilidad para la redacción del acta y la consulta de la documentación jurídica; pero el uso del local aparece vinculado a la autorización del acta notarial de la Junta, por lo que concluida la actuación notarial, es justificable que concluya también el uso de las instalaciones de la notaria.
Octavo.- Todo lo anterior, no excusa que el notario debiera haber consignado en el acta todo lo ocurrido en la junta, incluso para su mejor defensa, sin perjuicio de reconocer su autonomía en el ejercicio de su función, como resulta del artículo 25 de la Ley del Notariado y 147 de su Reglamento, ‘la redacción del documento es deber del notario quien en el ejercicio de su función actúa con la plena autonomía de criterio de todo profesional, libertad que no encuentra más límite que el de las normas imperativas, el orden público o el eventual perjuicio de terceros’ y que como recoge la Resolución de esta dirección general de 9 de diciembre de 2008: ‘….no es competencia de este Centro Directivo ni de las Juntas Directivas de los Colegios Notariales apreciar la corrección o incorrección de la forma de redactar los documentos públicos ni su acomodación a la voluntad de los otorgantes, correspondiendo al notario, bajo su responsabilidad profesional, decidir el o los instrumentos que hayan de formalizarse, así como su contenido (…)’. Especialmente si tenemos en cuenta que el propio artículo 102.1 Reglamento del Registro Mercantil, permite al notario excusar aquellas intervenciones a su juicio no sean pertinentes….
Y ninguno de tales extremos figuran en el acta notarial, ni tampoco de la documentación aportada al recurso por ambas partes resulta que se haya solicitado por el presidente, o por algunos de los restantes socios, que constaran en acta sus manifestaciones acerca de su oposición a la finalización de la junta o de su solicitud de adopción del correspondiente acuerdo de prórroga o continuación de la misma junta en un momento posterior y en lugar diferente (cfr. art. 102.1.4ª Reglamento del Registro)”.