28º CONGRESO DE LA UNIÓN INTERNACIONAL DEL NOTARIADO

En España, en el año 2001 se introdujo el documento público electrónico en cuatro aspectos esenciales: por un lado, la matriz electrónica y el protocolo electrónico, que aún estando previstas, de momento carecen de desarrollo, y por otro las copias electrónicas y el índice único informatizado que son la base del sistema documental público electrónico español, que funciona francamente bien gracias sobre todo a cómo se concibió desde su origen y a la infraestructura que lo soporta, que trataré de exponer hoy en sus rasgos esenciales.
Concretamente, se autoriza y se archiva la escritura pública en soporte papel y se expiden copias de ella, que podrán ser electrónicas o en papel, siendo el soporte neutro e indiferente, ya que la diferencia entre los efectos de la copia radica en si es copia simple o autorizada, siendo la primera meramente informativa.
Por tanto, si los actos posteriores al otorgamiento pueden realizarse de manera telemática, se expedirá copia electrónica y se enviará y recibirá por un sistema cerrado y en todo momento controlado por el notariado que soporta al año perfectamente más de 7 millones de envíos de copias a terceros, millón y medio de copias enviadas entre notarios o 13 millones de firmas electrónicas notariales de documentos o envíos telemáticos.
Obviamente, la base del sistema es la Firma Electrónica Reconocida Notarial, cuya emisión se realiza por la Agencia Notarial de Certificación (ANCERT, nacida en el año 2002 y cuyo socio único es el Consejo General del Notariado), que además ha implementado una Red Privada Notarial, una VPN, y el Sistema Integrado de Gestión del Notariado (SIGNO), que conecta de manera segura por un lado a los notarios entre sí y con su infraestructura corporativa, y por otro con los sujetos que pueden ser receptores de documentos públicos electrónicos y que como veremos están limitados legalmente.

"El sistema documental público electrónico español funciona francamente bien gracias sobre todo a cómo se concibió desde su origen y a la infraestructura que lo soporta"

Por ese canal se remiten las copias electrónicas a otros notarios, a los Registros de la Propiedad (para inscribir inmuebles telemáticamente), a los Mercantiles (para constituir de manera íntegramente telemática una sociedad limitada en un día) o a las Administraciones Públicas (fundamentalmente para cumplir con obligaciones tributarias), pero también por esa vía obtenemos por ejemplo Certificados de Últimas Voluntades o de Seguros de Vida, remitimos partes testamentarios o presentamos y liquidamos impuestos.
Además por esta vía se confecciona un resumen de todos los datos relevantes de todas las escrituras que se remite también por cada notario para, de manera agregada, formar el denominado Índice Único Informatizado, herramienta fundamental por ejemplo para la colaboración activa con el Órgano Centralizado para la Prevención de Blanqueo de Capitales.
Centrando ya el tema en la circulación de la copia electrónica, lo primero que debemos comentar es que al expedirla, se debe indicar el tipo de copia (simple o autorizada), su finalidad (pues sólo será válida para la finalidad para la que se expidió) y también hay que hacer constar a quién se dirigen, ya que las copias electrónicas tienen sus destinatarios prefijados por Ley: sólo podrán expedirse para su remisión a otro notario, a un registrador o a cualquier órgano judicial o de las Administraciones Públicas, que serán los únicos que podrán realizar una reproducción o su traslado a papel.

"Este sistema cerrado y en todo momento controlado por el notariado soporta al año perfectamente más de 7 millones de envíos de copias a terceros, millón y medio de copias enviadas entre notarios o 13 millones de firmas electrónicas notariales de documentos o envíos telemáticos"

Por tanto, las copias electrónicas no pueden ser enviadas a particulares, eliminándose el problema de su reproducción unitaria, múltiple o inconsentida. La idea básica es muy sencilla: al no circular la copia, no hay riesgo ni necesidad por parte de terceros de comprobar la integridad de la misma, por lo que las copias electrónicas no están provistas de código seguro de verificación. Encontramos muy pocas excepciones a esta regla, fundamentalmente en materia de remisión de poderes electrónicos ante administraciones y la relativa a los poderes procesales, en los que sí existe una web privada y un código seguro de verificación con la finalidad de que procuradores, jueces y secretarios judiciales puedan consultar el contenido y la vigencia de los poderes para pleitos. El procurador puede consultar la copia pero también descargarla una única vez, incorporando una marca de agua que inutiliza la copia para cualquier cosa que no sea la consulta del propio procurador. Además, una vez consultada, de producirse la revocación del poder, se le notifica automáticamente para su conocimiento, mediante un sistema de alertas controlado también por el notariado.
Otra cuestión importante es la utilización de la copia electrónica para estandarizar (que es predeterminar el contenido de una escritura) o parametrizar (que es obtener un dato concreto de una escritura) el contenido de la actuación notarial. En derecho español solo existe un supuesto previsto en materia mercantil por vía de la estandarización para ciertas constituciones de sociedades de responsabilidad limitada, que pueden realizarse mediante modelos de estatutos-tipo y de escritura pública estandarizados. De usar los modelos estandarizados, hay una serie de ventajas, fundamentalmente arancelarias y de plazo abreviado en la inscripción.
El resto de situaciones en la que un documento notarial produce una alteración en un Registro público, como puede ser el Catastro, requiere siempre una actuación posterior y distinta al simple envío de copia electrónica, ya sea la actuación directa del notario cambiando de manera inmediata a la firma la titularidad catastral o ya sea por vía del proceso del Índice Único Informatizado.

"Aunque el sistema funciona, y con la apostilla electrónica mejorará, lo cierto es que hay otra vía para la circulación de documentos auténticos en Europa, que es el proyecto EUFides"

Si bien todo lo comentado se centra en la circulación interna del documento, quiero hacer un apunte sobre la circulación internacional de copias auténticas entre notarios, que tradicionalmente se ha venido realizando por vía de la legalización o apostilla, que es la vía más común para certificar la autenticidad de la firma y la cualidad en que el signatario del documento ha actuado.
Aunque el sistema funciona, y con la apostilla electrónica mejorará, lo cierto es que hay otra vía para la circulación de documentos auténticos en Europa, que es el proyecto EUFides, cuya base es facilitar las relaciones jurídicas transfronterizas, especialmente en las relativas a la adquisición, por cualquier título, de bienes inmuebles, ya que cada particular cuenta con el asesoramiento de su notario de confianza, en su país y en su idioma, trabajando todos en un expediente común.
Finalmente, quiero hacer una breve referencia al uso de la blockchain en relación a la circulación e copias.
- Hay que dejar claro que su valor jurídico sería incardinable dentro de los efectos que el Reglamento eIDAS atribuye a los sellos de tiempo no cualificados.
- También que ni se archiva ni se guarda el documento, por lo que no puede ser un sustituto del protocolo. Dicho de otro modo, con este medio técnico podemos asegurar trazabilidad de un documento, pero no podemos presuponer que lo que se traza es veraz, legal y válido.
- Además, nadie interviene en la redacción del documento, en la identificación de las partes ni en su juicio de capacidad.
Por eso creo que se parte de un análisis erróneo de la situación cuando se habla de que la blockchain va a sustituir al servicio notarial: se confunde el medio técnico para prestar un servicio, con el prestador de servicio en sí, ya que blockchain, ni directa ni indirectamente puede realizar control de legalidad o asesoramiento a los contratantes, por citar un ejemplo. Obviamente, nos estamos refiriendo al servicio notarial de tipo latino y no al de corte anglosajón.
Blockchain no es ni más ni menos que una herramienta, es un medio técnico nuevo, que cuando sea perfeccionado y estable sí puede ser que sustituya a otro medio técnico más antiguo e imperfecto, como podría ser por ejemplo el empleo de códigos seguros de verificación para asegurar la invariabilidad y sello de tiempo de una copia electrónica.
Ahora bien, es cierto que blockchain, por sí sola no puede sustituir al prestador del servicio, pero hay que estar atentos a su conjunción con otros desarrollos tecnológicos, como por ejemplo la inteligencia artificial fuerte (lo cual, no obstante, lejos de ser ciencia ficción, está acercándose con cierta rapidez) o los smart contracts, que son un híbrido entre un contrato y un programa informático, y tienen asegurada su efectividad con independencia de la voluntad o actitud de las partes y sin necesidad de intervención de un tercero, incardinándose su especialidad en la fase de ejecución contractual.
Por su funcionalidad pueden recordar los efectos de los contratos de escrow, sustituyendo la figura del tercero de confianza por la confianza generada por un sistema informático. Pero, hoy por hoy, en lo que debemos seguir trabajando es en que la confianza que el notario atribuye a un negocio se siga realizando con la misma esencia que hasta ahora, aunque las herramientas puedan cambiar, como ha ocurrido ya por ejemplo con la adopción de la firma electrónica.

Palabras clave: UINL, Congreso, Copia electrónica.
Keywords: UINL, Congress, Electronic copy.