DIGITALIZACIÓN DE ACTUACIONES NOTARIALES Y REGISTRALES

Con la implantación de la copia electrónica con código seguro de verificación (csv) y el protocolo electrónico, regulados por la Ley 11/2023, culmina un largo proceso de digitalización que comenzó con el artículo 17 bis introducido en la Ley del Notariado (LN) por la Ley 24/2001 (1).

Después de este proceso, en la actualidad podemos distinguir tres tipos de copias notariales autorizadas:
a) Las copias en papel
Son las copias de toda la vida, es decir, copias extendidas en papel, firmadas, signadas y rubricadas por el notario y con todos los elementos de seguridad como son el sello del notario, el papel de uso exclusivo notarial y el sello de seguridad.
La eficacia legitimadora de estas copias resulta del propio original en papel, siendo su exhibición imprescindible al no poder ser sustituidas por ninguna reproducción ni siquiera por testimonios notariales.
Esta copia no puede incorporar csv ya que este no es solo un elemento de seguridad, sino que, como veremos, desempaña una función mucho más amplia y afecta a la propia naturaleza de la copia.
Aunque estas copias no son objeto de modificación por la Ley 11/2023, lo cierto es que su seguridad se incrementa exponencialmente gracias a la incorporación de la matriz al protocolo electrónico y a su constante actualización mediante la notas y diligencias de modificación jurídica y de coordinación con otros instrumentos públicos; notas y diligencias a las que podrá acceder el notario ante el que se pretenda hacer valer la copia en papel para comprobar la vigencia y posible modificación o revocación de la matriz que la copia reproduce.
b) Copias electrónicas con firma cualificada
Su origen se encuentra en la copia electrónica introducida por la Ley 24/2001 que se configuraba como una copia “punto a punto”, con destinatarios restringidos y efectos limitados (2).
Tras su reforma por la Ley 11/2023, el artículo 17 bis 3 establece que "El notario podrá expedir copias autorizadas con su firma electrónica cualificada bajo las mismas condiciones que las copias en papel, con la indicación al pie de copia del destinatario, previa comprobación de su interés legítimo. La copia autorizada se remitirá a través de la sede electrónica notarial".
Con la nueva regulación (3), estas copias electrónicas resultan potenciadas puesto que pueden ser remitidas a cualquier persona con interés legítimo que así lo solicite y su eficacia es plena puesto que ya no necesitan ser expedidas para una finalidad concreta.

“La principal especialidad, y ventaja, de la copia con csv es que se trata de una copia web que el notario incorpora a la sede notarial electrónica. Ello supone que la copia autorizada, el instrumento público que actúa como título de legitimación, es el documento digital ubicado en la sede notarial electrónica”

Por tanto, se trata de copias electrónicas similares a la expedidas en papel, pero extendidas en soporte digital con la firma electrónica del notario, que producen sus efectos desde ese soporte digital y cuya autenticidad resulta garantizada por la firma electrónica notarial cualificada que incorporan.
Evidentemente, ello no excluye que estas copias electrónicas con firma cualificada se puedan seguir expidiendo, a petición del interesado, para su remisión a otra persona o a una autoridad determinada con una finalidad concreta, a la que quedará circunscrita su validez y eficacia. De hecho, la inmensa mayoría de estas copias electrónicas con firma cualificada seguirán siendo copias que se expiden para su envío a un registro público, para su inscripción, o a otro notario, para su utilización en un acto concreto. Fuera de estos supuestos, la remisión al particular con interés legítimo de la copia autorizada electrónica con firma cualificada, sin limitación en su eficacia, para que produzca sus efectos indefinidamente desde el formato digital, es perfectamente posible pero no creo que estas copias se generalicen puesto que, en mi opinión, resulta mucho más útil la modalidad de copia electrónica con csv.
Podría discutirse si estas copias electrónicas pueden incorporar, además de la firma electrónica cualificada del notario, el csv puesto que el artículo 31 LN, al regular ese código, se refiere a todas las copias autorizadas electrónicas. Sin embargo, como deriva de la sistemática de la regulación, con un artículo independiente para cada tipo de copia, y de la lógica del sistema, creo que lo razonable es entender, como de hecho se está haciendo en la práctica, que existen dos tipos de copias electrónicas, unas con firma cualificada y otras con csv, que responden a distintas necesidades y están llamadas a producir efectos distintos.
En mi opinión, los requisitos y características de ambos tipos de copias no deben mezclarse y no tiene sentido dotar a copias electrónicas con firma cualificada, normalmente destinadas a producir unos efectos concretos e inmediatos, de un csv que es el elemento caracterizador de otro tipo de copia y que obligaría a generar en la sede electrónica notarial, con un coste injustificado, un documento electrónico que, pese a haber producido ya la copia todos sus efectos, se mantendrá, inútilmente, accesible y actualizado con carácter indefinido.
Lo que seguirá subsistiendo, a pesar de la perturbación que supuso la desafortunada Resolución de la DGSJFP de 17 de julio de 2017 (4), es la posibilidad de que las copias electrónicas sean remitidas a otro notario para su traslado a papel y entrega al interesado, posibilidad que sigue regulada en el artículo 17 bis LN y en el artículo 224 RN. Sin embargo, puesto que, en realidad, de lo que se trata es de un proceso de colaboración entre notarios para hacer llegar la copia al interesado en el lugar adecuado (5), lo lógico es que este sistema caiga en desuso al ser mucho más útil, y rápido, recurrir en estos casos a la copia electrónica con csv y la remisión de éste directamente al destinatario, sin la necesidad de intervención de otro notario.

“El csv del artículo 31 LN no es un simple sistema de seguridad para verificar la autenticidad de un documento sino una llave que permite el acceso al documento electrónico, es decir, a la auténtica copia notarial, constantemente actualizada y accesible, ubicada en la sede electrónica y desde la que produce sus efectos”

c) Copias electrónicas con csv
Estas copias son la gran novedad que, junto con el protocolo electrónico y los otorgamientos por video conferencia, aporta la Ley 11/2023.
Su regulación no se ha incluido en el artículo 17 bis LN sino en un artículo distinto, el 31, lo que obedece, en mi opinión, a que se trata de una modalidad de copia electrónica nueva e independiente, objeto de una regulación autónoma en ese artículo 31 LN, distinta de la tradicional copia electrónica con firma cualificada regulada en el artículo 17 bis.
La principal especialidad, y ventaja, de la copia con csv es que se trata de una copia web que el notario incorpora a la sede notarial electrónica. Ello supone que en esta copia autorizada, el instrumento público que actúa como título de legitimación es el documento digital ubicado en la sede notarial electrónica, en la que permanece indefinidamente bajo el control del notario autorizante o de su sucesor en el protocolo, siendo el acceso a ese documento en la sede electrónica notarial la única forma de que la copia produzca sus efectos.
Existe una gran diferencia con otros documentos con csv en los que hay siempre una identidad absoluta entre el documento y su reproducción en la web, de tal forma que el documento en papel produce plenos efectos y el csv es un simple instrumento de seguridad que permite verificar la autenticidad del documento.
Frente a ello, en el caso de la copia notarial electrónica con csv el traslado en papel puede no coincidir con el documento ubicado en la sede notarial electrónica al tratarse de un documento dinámico en el que quedará inmediatamente reflejada cualquier alteración en la matriz que la copia reproduce o cualquier modificación en su vigencia y contenido resultante del otorgamiento de otro instrumento público, mediante el sistema constante de actualización basado en las notas y diligencias de modificación jurídica y de coordinación con otros instrumentos públicos.
En este sentido, establece el artículo 31.3 LN que "El código seguro de verificación será el instrumento técnico para que el otorgante o tercero a quien aquel entregue dicho código pueda, a través de la sede electrónica notarial, acceder con carácter permanente a la verificación de la autenticidad e integridad de la copia autorizada electrónica del documento notarial, así como conocer las notas ulteriores de modificación jurídica y de coordinación con otros instrumentos públicos".
Por tanto, el csv del artículo 31 LN no es un simple sistema de seguridad para verificar la autenticidad de un documento sino una llave que permite el acceso al documento electrónico, es decir, a la auténtica copia notarial, constantemente actualizada y accesible, ubicada en la sede electrónica y desde la que produce sus efectos. Así, cuando el artículo 31.2 LN dice que "El notario insertará en la copia autorizada electrónica un código seguro de verificación", se está refiriendo a esa copia electrónica en la sede notarial en la que se inserta el csv que actúa a modo de cerradura o control de acceso como espejo del csv/llave que se entrega al interesado.

“Las ventajas del sistema son evidentes puesto que se prescinde del papel y se consigue una copia notarial segura, siempre accesible a través de la sede electrónica notarial y constantemente actualizada, lo que facilita la agilidad y la seguridad del tráfico y reduce enormemente los costes de los particulares”

Por tanto, lo fundamental es la copia electrónica en la web y el csv es un accesorio que actúa como llave, pin o herramienta de acceso y ni siquiera es imprescindible como pone de manifiesto el artículo 31.4 LN al contemplar la posibilidad de que el notario dé acceso a la copia electrónica a personas con interés legítimo que no dispongan del csv.
Por su parte, el traslado a papel tiene un valor muy residual, meramente informativo, y no es imprescindible ni obligatorio tal y como establece el artículo 31.4 LN: "Si lo solicitara el otorgante, el notario podrá además entregarle un traslado informativo de la escritura matriz o acta autorizada o de la póliza intervenida a la que se adicionará el código seguro de verificación que se remitirá, en todo caso, a través de la sede electrónica notarial".
Así, lo necesario es el csv, que es lo que el notario tiene que remitir al interesado a través de la sede electrónica notarial (6), y lo contingente el traslado, que puede no existir. Por ello, pese al tenor literal del artículo 31.4 LN, quizás sea más exacto decir que es el traslado el que se adiciona al csv. Y, en todo caso, el traslado tiene mero carácter informativo, no siendo más que un anticipo de lo que previsiblemente puede encontrar quien, haciendo uso del csv, acceda al documento electrónico, pero sin que, en ningún caso, se pueda prescindir de ese acceso si se quiere conocer el contenido real y la situación de la copia en el momento en que se la quiera hacer valer.
Una vez entregado el csv y, en su caso, el traslado, a la persona con interés legítimo para la que se expide la copia ésta podrá facilitar el csv a otra u otras personas para que cualquiera de ellas pueda utilizarla donde sea necesario. Y eso será tan fácil como entregar al destinatario, por cualquier medio (7), el csv de manera que quien disponga de él, sin tener que acreditar nada más, podrá utilizar la copia facilitando el csv al notario, o a la persona o entidad frente a la que se va a utilizar la copia, para que pueda acceder a la sede notarial electrónica y comprobar el contenido actual y la vigencia de la copia en cuestión (8).
Lógicamente la custodia y, en su caso, divulgación del csv queda bajo la responsabilidad del interesado para el que se expide la copia, quien deberá tener en cuenta que la persona a la que le facilite el csv podrá hacer todas las reproducciones que quiera e, incluso, facilitárselo a terceros que podrán actuar de la misma manera. Por ello, no estando prevista la modificación o sustitución del csv, si el interesado decide que no quiere que otras personas puedan usar la copia, una vez que el csv ha salido de su control, lo que procederá es la revocación de la matriz, en casos como los poderes, o la anulación de la copia, posibilidad que no está expresamente regulada pero que debería ser posible si el interesado para el que ha sido expedida esa copia lo solicita.
Las ventajas del sistema son evidentes puesto que se prescinde del papel y se consigue una copia notarial segura, siempre accesible a través de la sede electrónica notarial y constantemente actualizada, lo que facilita la agilidad y la seguridad del tráfico y reduce enormemente los costes de los particulares, pudiendo ser utilizada la misma copia electrónica por muchos interesados, compartiendo el csv, y en muchas actuaciones incluso simultáneas.

“Es urgente una modificación arancelaria para cubrir, y repercutir, los costes de las nuevas copias de una forma justa, segura y transparente. Pero, mientras tanto, es necesaria una solución que no puede consistir en imponer a los notarios, hasta que algún día se regule la cuestión, la asunción de unos costes que no les corresponden”

La implantación de estas copias puede encontrar alguna dificultad en un primer momento, sobre todo por el desconocimiento de los usuarios, acostumbrados a las solemnidades formales de las copias en papel, pero creo que en muy poco tiempo estas copias se generalizarán y serán las más utilizadas.
Por supuesto, este formato es el que debería utilizarse en los poderes, dadas las garantías de vigencia que ofrece el nuevo sistema, salvo el caso de poderes especiales para actuaciones concretas que se van a realizar en forma inmediata. Y parece lógica su utilización, como ya hemos expuesto, con carácter preferente al de la copia electrónica con firma cualificada remitida a otra notaría para su traslado a papel, cuando de lo que se trata es de hacer llegar la copia a otra población.
Y lo lógico es que este tipo de copias acabe también imponiéndose en muchos otros supuestos, especialmente en el ámbito mercantil y patrimonial, puesto que permiten a los interesados tener almacenadas sus copias, en todo momento accesibles, en la sede electrónica, garantizándose su actualización permanente. En particular, estas copias serán instrumento adecuado para la inscripción en cualquier Registro, bastando la presentación de la copia del csv, lo que permitirá al registrador acceder a la sede notarial electrónica y, en ella, a la copia electrónica autorizada a cuya inscripción procederá (9).
Además, estas copias permiten reducir los costes para los particulares ya que disminuye el número de copias que los diversos interesados pueden necesitar y con la misma copia, remitiendo el csv donde sea necesario, se podrán realizar múltiples gestiones simultáneas (10).
En definitiva, la copia notarial autorizada electrónica con csv, que en poco tiempo debería generalizarse, supone, dentro del proceso de digitalización del tráfico jurídico en nuestro país, una gran mejora del sistema, un incremento muy importante de la seguridad jurídica, una notable agilización de los trámites y procedimientos y una considerable reducción de los costes para los usuarios de los servicios notariales, todo ello, no puede olvidarse, con un gran esfuerzo, en inversión, costes y trabajo para el colectivo notarial.

(1) Al final de la conferencia que sobre la copia notarial electrónica pronuncié el 10 de mayo de 2007 en la Academia Matritense del Notariado decía que en cuanto a la copia lo que he expuesto en esta conferencia no deja de ser algo embrionario, un primer escarceo como para andar por casa. Lo que tenemos ahora es una copia que circula fugazmente por la red, y en la moderna sociedad de la información lo que tiene interés no es lo que pasa por la red sino lo que está en la red. ... El futuro está en una copia-web, una copia on line, colgada de la red, que produce sus efectos desde el ciberespacio a través de un protocolo.com ... sería mucho más racional que en todos estos casos la copia estuviese en Internet y produjese desde allí sus efectos. Por supuesto que habrá que compaginar la publicidad de Internet con el secreto de protocolo y la protección de datos, y también superar muchos problemas técnicos, sobre todo de seguridad, pero la incorporación de la copia a la página web del notario, siempre bajo su control y con acceso más o menos restringido según los casos, permitirá potenciar la eficacia de la copia hasta límites insospechados. Por ejemplo, se imaginan el potencial que adquirirían las copias de poderes si, sin necesidad de su desplazamiento físico, pudiesen producir sus efectos como títulos de legitimación desde una página WEB que el notario mantiene abierta para todos si esta es la voluntad del poderdante. Hoy, con la ley 11/2023, todo esto, más de veinte años después, es ya, por fin, una realidad.
(2) Según la antigua redacción del art. 17 bis 3 LN, estas copias solo podían expedirse para su remisión a otro notario o a un registrador o a cualquier órgano de las Administraciones públicas o jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio y, según el apartado 7º, hoy suprimido, solo eran válidas para la concreta finalidad para la que fueron solicitadas, lo que deberá hacerse constar expresamente en cada copia indicando dicha finalidad.
(3) Su regulación se contiene ahora en los apartados 3, 4, 5, 6 y 8 del art. 17 bis LN y, supletoriamente y, en cuanto no se opongan a la reforma realizada en el artículo 17 bis LN por la ley 11/23, por el artículo 224 RN en la redacción dada por el RD 45/2007, de 19 de enero, con exclusión de los apartados relativos a la imitación temporal de la copia electrónica que fueron declarados nulos por la STS 20 de mayo de 2008.
(4) Al respecto, Alfonso Madridejos Fernández, “La copia notarial electrónica como instrumento de legitimación en el tráfico (A propósito de la resolución de la DGRN de 17 de julio de 2017)”, El NOTARIO DEL SIGLO XXI, nº 75, septiembre-octubre 2017.
(5) Es lo que calificaba en mi conferencia antes citada como copia bípeda puesto que el resultado es una copia en papel con dos pies, el que expide el notario que autoriza la copia y el que añade el notario que la traslada a papel.
(6) Aunque no creo que, a pesar del texto literal de la norma, deba descartarse la posibilidad de que el csv se imprima en papel y se entregue en mano al interesado en la notaría, ya que otra cosa sería un dogmatismo digital excesivo.
(7) Por ejemplo, entregando una fotocopia del csv o remitiendo un correo electrónico o una foto por whatsapp.
(8) Lo que es sumamente sencillo puesto que basta con acceder a la parte pública de la sede electrónica notarial e insertar el csv o, lo que es aún más fácil, con escanear el qr que incorpora ese csv.
(9) Por supuesto, la copia electrónica con csv servirá como documento de legitimación en caso de compraventa u otros actos de disposición, no siendo necesario extender ninguna nota en el traslado en papel puesto que el art. 178 RN establece que el notario que autorice una escritura por la que se cancele, rescinda, modifique, revoque, anule o quede sin efecto otras anteriores, conforme al art. 1219 CC, lo comunicará al notario en cuyo protocolo se halle la matriz y este lo hará constar en la matriz en papel, en el protocolo electrónico y en las copias electrónicas expedida con csv, que son las únicas que quedan bajo el control del notario, de tal forma que quien acceda en el futuro a esas copias podrá conocer la modificación que se ha producido.
(10) Así, por ejemplo, en una misma herencia, en la que se adjudiquen los bienes a todos en proindiviso, bastará una única copia para todos los herederos que podrán compartir el mismo csv.

Palabras clave: Copia notarial electrónica, Verificación, Aranceles.
Keywords: Electronic notarial copy, Verification, Duties.